Kinh nghiệm thuê tivi sự kiện: 7 điều cần hỏi trước khi đặt

Kinh nghiệm thuê tivi sự kiện là hỏi đủ 7 điều trước khi đặt: thông tin cần gửi để báo giá, giấy tờ và đặt cọc, nên đặt trước bao lâu, phát nội dung bằng gì, lắp chân hay treo, ai trực kỹ thuật khi tivi lỗi, và cách nhận trả. Hỏi đủ từ đầu thì ngày sự kiện sẽ ít bất ngờ.

Các mục dưới đây đi theo thứ tự mà đội kỹ thuật THIETBISO.COM thường hỏi lại khách khi nhận yêu cầu thuê tivi. Bạn có thể dùng làm danh sách để đối chiếu với bất kỳ đơn vị cho thuê nào.

Cần gửi những thông tin gì để được báo giá thuê tivi?

Bạn cần gửi 7 thông tin: thời gian lắp và tháo, địa điểm, số lượng và cỡ tivi, kiểu lắp, nguồn phát, trong nhà hay ngoài trời, và có cần kỹ thuật trực không. Có đủ 7 ý này thì báo giá sát thực tế và ít phát sinh vào ngày lắp.

Khách thường chỉ nhắn "cho mình thuê 4 tivi 55 inch ngày thứ Bảy". Thông tin đó chưa đủ để báo giá. Cùng 4 tivi, lắp ở sảnh tầng 1 có cửa rộng khác hẳn lắp ở tầng 5 không có thang hàng. Phát video từ USB cũng khác hẳn kéo cáp từ bàn điều khiển cách đó vài chục mét.

Nếu chưa biết chọn cỡ nào, bạn xem bảng chọn cỡ tivi theo phòng và số khách trước khi gọi. Mức giá theo từng cỡ và số ngày thuê, bạn xem bảng giá tại trang cho thuê tivi sự kiện.

Thuê tivi cần giấy tờ gì, hợp đồng và đặt cọc ra sao?

Cá nhân thường cần giấy tờ tuỳ thân và thông tin liên hệ. Công ty thường làm hợp đồng, biên bản bàn giao và xuất hoá đơn. Có đặt cọc hay không, cọc bao nhiêu thì tuỳ hợp đồng, số lượng và giá trị thiết bị.

Với cá nhân (thuê tivi cho đám cưới, tiệc gia đình, xem bóng đá), thủ tục thường gọn: xác nhận lịch, thông tin người nhận tại địa điểm, giấy tờ tuỳ thân, và thoả thuận về cọc nếu có. Người ký nhận thiết bị nên là người có mặt suốt buổi. Đừng để bạn bè ký hộ rồi về sớm. Lúc tháo, không ai nắm được tình trạng ban đầu của tivi.

Với công ty, cơ quan, phần giấy tờ dài hơn nhưng rõ ràng hơn. Thường gồm hợp đồng dịch vụ, biên bản bàn giao có ghi tình trạng từng tivi, thông tin xuất hoá đơn và hình thức thanh toán. Nếu kế toán bên bạn cần mẫu hợp đồng riêng, hãy gửi sớm, vì việc rà điều khoản giữa hai bên có khi mất cả ngày.

Chúng tôi không nêu mức cọc cố định ở đây, vì nó phụ thuộc số lượng, cỡ tivi và thời gian thuê. Thay vào đó, khi nhận báo giá, bạn nên hỏi thẳng mấy điểm sau:

• Đổi ngày hoặc huỷ thì tính thế nào.
• Tăng giảm số lượng sát ngày có được không.
• Tivi vỡ màn, xước, mất điều khiển thì bên nào chịu, tính theo cách gì.
• Giờ tháo bị lùi muộn thì có tính thêm không.

Bốn câu này nghe khó nói. Nhưng ghi rõ trên giấy từ đầu vẫn hơn tranh cãi lúc 10 giờ đêm khi sự kiện vừa tan.

Nên đặt thuê tivi trước bao lâu vào mùa cao điểm?

Không có con số chung cho mọi đơn. Theo chúng tôi, nên giữ lịch ngay khi đã chốt ngày sự kiện, nhất là khi cần tivi cỡ lớn hoặc số lượng nhiều, vì những dòng này có ít máy trong kho và hết trước.

Ở Hà Nội, lịch thuê thiết bị nghe nhìn thường dày vào cuối năm (hội nghị tổng kết, tiệc tất niên), các đợt hội chợ triển lãm và mùa cưới. Tivi 55 inch thường còn nhiều lựa chọn. Tivi 85 đến 98 inch thì khác. Một đơn vị cho thuê thường chỉ giữ vài chiếc, và một sự kiện lớn có thể lấy hết trong một ngày.

Cách làm hợp lý là giữ lịch trước với số lượng dự kiến, rồi chốt chi tiết (nội dung phát, sơ đồ đặt tivi) sau. Khi giữ lịch, bạn hỏi luôn hạn chót được điều chỉnh số lượng là khi nào. Đặt gấp vẫn có thể được, tuỳ kho hôm đó, nhưng bạn sẽ ít lựa chọn về cỡ và model.

Phát nội dung bằng USB, HDMI hay laptop?

Video hoặc ảnh chạy lặp cả ngày thì cắm USB vào tivi là gọn nhất. Slide có người bấm, nội dung đổi liên tục thì dùng laptop nối HDMI. Nhiều tivi cùng hiện một hình thì dùng HDMI qua bộ chia (splitter, thiết bị nhân một nguồn ra nhiều màn).

Đây là câu nhiều khách bỏ qua nhất, và cũng là chỗ hay sinh lỗi nhất vào ngày sự kiện.

USB: định dạng ổ và file cần đúng

Tivi đọc được USB hay không phụ thuộc hai thứ: định dạng ổ và codec của file (codec là cách nén hình và tiếng bên trong file video). Theo trang hỗ trợ của LG, ổ USB nên định dạng FAT32 hoặc NTFS, USB nên từ 32GB trở xuống, ổ cứng ngoài từ 2TB trở xuống. Samsung cho biết dòng QLED và SUHD đọc được FAT, exFAT và NTFS, còn dòng Full HD đọc FAT16, FAT32 và NTFS.

Codec mới là chỗ hay vấp. LG ghi rõ codec phát được thay đổi theo từng model, và tivi LG từ đời 2020 không hỗ trợ âm thanh DTS. Vì vậy, một file phim xuất từ phần mềm dựng có thể chạy được hình nhưng câm tiếng. Tivi không hỏng, file chỉ đang mang loại âm thanh tivi không đọc được.

Kinh nghiệm của đội kỹ thuật chúng tôi:

1. Xuất video ra MP4, nén hình H.264, âm thanh AAC. Đây là tổ hợp mà phần lớn tivi đang cho thuê đều đọc được.
2. Đặt tên file không dấu, không ký tự đặc biệt.
3. Gửi file trước ngày sự kiện để chúng tôi phát thử trên đúng model sẽ giao.
4. Mang thêm một USB dự phòng chép sẵn cùng file.

Laptop và cáp HDMI dài

Cáp HDMI không có độ dài tối đa ghi trong chuẩn, nhưng cáp càng dài thì tín hiệu càng yếu. Theo tư liệu của Anker, cáp đồng thông thường (thụ động) thường giữ ổn định hình 1080p ở khoảng 15m. Với 4K 60Hz, mức ổn định chỉ khoảng 5 đến 7,6m. Xa hơn thì phải dùng cáp chủ động (active, có mạch khuếch đại trong cáp) hoặc cáp quang.

Một điểm ít người để ý: cáp active và cáp quang có chiều. Đầu ghi "Source" phải cắm vào laptop hoặc nguồn phát, đầu "Display" cắm vào tivi. Cắm ngược thì không lên hình, và nhiều người tưởng cáp hỏng.

Tivi LG trên chân di động trong hội, cuộn dây cáp trên bàn gỗ và nhân viên đang chuẩn bị lắp đặt.

Ảnh trên là bộ đồ nghề cho một ca lắp tivi LG 55 inch đặt chân di động trong hội trường: ổ điện dài 15m, một cuộn cáp HDMI 15m, một cuộn cáp HDMI 60m và bộ chia HDMI 1 ra 4. Cuộn 60m dùng cho đoạn chạy từ bàn kỹ thuật đến khu đặt tivi, cuộn 15m cho đoạn ngắn hơn, bộ chia để một laptop đẩy cùng hình ra nhiều màn.

Với đường cáp dài như vậy, chúng tôi luôn chạy thử hình thật từ laptop của ban tổ chức trước giờ khách vào. Không thử bằng laptop của kỹ thuật. Laptop khác nhau xuất độ phân giải khác nhau, và lỗi thường chỉ lộ ra khi cắm đúng máy sẽ dùng.

Bộ chia HDMI và lỗi mất tín hiệu

Nhiều tivi qua bộ chia hay gặp cảnh vài màn lên hình, vài màn báo "không có tín hiệu". Nguyên nhân thường gặp là HDCP, cơ chế chống sao chép mà nguồn phát và màn hình phải "bắt tay" xác thực với nhau. Bộ chia đứng ở giữa đôi khi làm hỏng bước bắt tay này.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên dùng bộ chia có nguồn điện riêng thay vì loại lấy điện qua cáp, để các tivi cùng độ phân giải (vì bộ chia thường ép về mức chung thấp nhất), và nếu có lỗi thì cắm thẳng nguồn phát vào từng tivi để khoanh vùng. Nếu nội dung là phim có bản quyền phát từ ứng dụng trên laptop, khả năng gặp lỗi HDCP cao hơn so với slide hoặc video tự làm.

Tivi nên đặt chân di động, treo tường hay để ngoài trời?

Sự kiện ngắn ngày chủ yếu dùng chân di động vì lắp nhanh, dời được, không phải khoan tường. Treo tường chỉ làm khi tường chịu lực và chủ địa điểm cho phép. Đặt ngoài trời thì bắt buộc có mái che và phương án điện an toàn.

Với chân di động, bạn hỏi đơn vị cho thuê ba điều: chiều cao tâm màn chỉnh được đến đâu, bánh xe có khoá không, và dây được đi gọn theo thân chân không. Ở gian triển lãm, khách đứng xem nên tâm màn thường để cao hơn so với phòng họp ngồi. Chỗ dây cáp băng qua lối đi, chúng tôi dán băng dính sàn để không ai vấp.

Treo tường nghe gọn hơn nhưng phức tạp hơn với sự kiện. Hội trường khách sạn, trung tâm hội nghị thường không cho khoan. Nếu được phép, phải xác định tường gạch, tường bê tông hay vách thạch cao, vì vách thạch cao không giữ được tivi cỡ lớn nếu không có khung gia cố.

Tivi trên chân di động đặt dưới lều xanh ở sự kiện ngoài trời, phía sau là phông của nhãn hàng.

Ảnh trên là tivi 55 inch đặt chân di động dưới lều tại một sự kiện ngoài trời, phía sau là phông của nhãn hàng. Lều không chỉ để che mưa. Nó còn che nắng chiếu thẳng vào mặt màn, thứ làm hình bị bạc và tivi nóng lên nhanh.

Tivi dùng cho sự kiện là tivi trong nhà. Loại này không có chỉ số chống nước, chống bụi, và độ sáng không đủ để cạnh tranh với nắng trưa. Khi buộc phải đặt ngoài trời, chúng tôi thường làm mấy việc:

• Đặt tivi dưới lều hoặc mái che, mặt màn quay ngược hướng nắng.
• Kê ổ điện lên cao khỏi nền, bọc kín đầu nối.
• Chuẩn bị bạt che dự phòng nếu trời đổi gió, mưa tạt.
• Hỏi giờ chương trình, vì cùng một vị trí, nắng 9h sáng và 3h chiều chiếu vào hai hướng khác nhau.

Nếu sân rộng, nắng gắt, khán giả đứng xa, thì theo chúng tôi bạn nên cân nhắc màn LED thay vì tivi, vì LED ngoài trời được làm để chịu nắng. So sánh chi tiết ở bài thuê tivi, màn LED hay máy chiếu cho sự kiện.

Có kỹ thuật trực không, tivi lỗi giữa chương trình thì xử lý thế nào?

Bạn cần hỏi rõ có người trực suốt chương trình hay chỉ lắp xong rồi về, và có mang theo tivi, cáp dự phòng không. Với gian triển lãm nhiều ngày hoặc hội nghị nhiều màn, chúng tôi khuyên nên có kỹ thuật trực.

Lý do rất thực tế. Ban tổ chức đang đón khách, không ai có thời gian ngồi dò từng sợi cáp.

Tivi trên chân di động tại gian hàng triển lãm, màn hình hiển thị sọc màu bất thường.

Ảnh trên là tivi trên chân di động tại một gian triển lãm, màn hình đang hiện sọc màu bất thường. Đây là loại lỗi nhìn qua rất đáng lo, và người không quen dễ kết luận ngay "tivi hỏng", trong khi nguyên nhân có thể nằm ở cáp, cổng hoặc nguồn phát.

Khi gặp sọc hình, mất hình hay nhấp nháy, đội kỹ thuật chúng tôi khoanh vùng theo thứ tự từ dễ đến khó:

1. Cắm lại hai đầu cáp HDMI. Nếu vẫn lỗi, thay bằng cáp dự phòng.
2. Đổi sang cổng HDMI khác trên tivi, hoặc thử một nguồn phát khác (USB có sẵn file là cách thử nhanh).
3. Chạy bài kiểm tra hình ảnh có sẵn trong menu hỗ trợ của tivi. Tên mục và đường dẫn tuỳ hãng, tuỳ đời máy. Nếu ảnh kiểm tra của chính tivi cũng có sọc, lỗi nằm ở tivi. Nếu ảnh kiểm tra sạch, lỗi nằm ở cáp hoặc nguồn phát.
4. Nếu xác định lỗi ở tivi, thay tivi dự phòng thay vì cố sửa tại chỗ.

Bước 4 chỉ làm được khi đơn vị cho thuê mang sẵn máy dự phòng hoặc có kho gần để chở đến kịp. Đây là điều bạn nên hỏi trước, không phải lúc đã có sự cố. Với sự kiện chỉ một tivi, phát một video trong phòng nhỏ, có khi không cần người trực cả buổi. Một số điện thoại kỹ thuật bắt máy được là đủ.

Khi nhận và trả tivi cần kiểm tra những gì?

Khi nhận, bật thử từng tivi với đúng nội dung sẽ phát và ghi tình trạng vào biên bản. Khi trả, tháo cùng kỹ thuật và đối chiếu lại biên bản đó.

Danh sách kiểm tra lúc nhận:

• Mặt màn: không vết xước, không vết nứt, không điểm chết (chấm sáng hoặc tối cố định).
• Phát thử file USB hoặc cắm laptop thật, xem cả hình lẫn tiếng.
• Điều khiển còn pin, bấm được nguồn, âm lượng, chọn đầu vào.
• Chân hoặc khung chắc chắn, bánh xe khoá được.
• Dây nguồn, cáp tín hiệu đủ số lượng theo biên bản.
• Chụp ảnh từng tivi kèm vị trí đặt, gửi vào nhóm liên lạc với bên cho thuê.

Lúc trả, bạn không nên tự tháo tivi khỏi chân hay tự xếp vào thùng. Tivi màn mỏng cỡ lớn rất dễ cong màn nếu nhấc sai cách hoặc đặt nằm. Cứ để kỹ thuật tháo, bạn đứng cạnh đối chiếu biên bản là đủ.

Gửi yêu cầu thuê tivi cho THIETBISO.COM

Nếu bạn đang chuẩn bị sự kiện, hãy gửi 7 thông tin ở bảng đầu bài để đội kỹ thuật tư vấn cỡ tivi, cách lắp và nguồn phát phù hợp. THIETBISO.COM làm dịch vụ cho thuê, lắp đặt thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007. Bạn xem danh sách cỡ tivi và bảng giá tại trang thuê tivi sự kiện tại Hà Nội, gọi hotline 1800 3343 hoặc gửi yêu cầu qua thietbiso.com. Văn phòng: Số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, thành phố Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Thuê tivi cần giấy tờ gì?

Cá nhân thường cần giấy tờ tuỳ thân và thông tin người nhận tại địa điểm. Công ty thường làm hợp đồng, biên bản bàn giao và cung cấp thông tin xuất hoá đơn. Mức cọc tuỳ hợp đồng và số lượng thiết bị.

Tivi thuê có cắm USB phát video được không?

Được, nếu ổ và file đúng chuẩn. Nên định dạng ổ FAT32 hoặc NTFS, xuất video MP4 H.264 với âm thanh AAC, và gửi file trước để phát thử trên đúng model sẽ giao.

Kéo cáp HDMI từ laptop đến tivi xa bao nhiêu thì ổn?

Tham khảo tư liệu của nhà sản xuất cáp, cáp đồng thông thường ổn định hình 1080p ở khoảng 15m. Xa hơn nên dùng cáp active hoặc cáp quang, và cắm đúng chiều nguồn phát, màn hình.

Có nên đặt tivi ngoài trời không?

Chỉ nên đặt khi có lều hoặc mái che, mặt màn tránh nắng chiếu thẳng và điện được bọc an toàn. Sân rộng, nắng gắt thì màn LED ngoài trời thường hợp hơn.

Lắp tivi từ hôm trước sự kiện có được không?

Tuỳ địa điểm có cho vào lắp sớm và có người trông thiết bị qua đêm hay không. Bạn hỏi ban quản lý địa điểm trước rồi báo giờ lắp khi đặt thuê.

Nguồn tham khảo

• LG: TV USB File Playback
• LG: Supported video codecs for connected USB devices
• Samsung: How do I play media files in USB devices?
• Anker: Max HDMI cable length
• Maplin: What is the longest HDMI cable length
• iTechGuides: What USB formats and file systems do TVs support

Tác giả: Team content Thietbiso.com

🔗 Xem thêm tại THIETBISO.COM