Hồ sơ thuê tivi xuất hóa đơn VAT: doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ gì?

Khi thuê tivi xuất hóa đơn VAT, doanh nghiệp cần một bộ chứng từ khớp nhau gồm hợp đồng thuê, biên bản bàn giao có số serial, hóa đơn điện tử lập đúng thời điểm, chứng từ chuyển khoản và biên bản thanh lý cuối kỳ. Thiếu một mắt xích, kế toán khó đưa khoản thuê vào chi phí hợp lệ.

Bài này dành cho người phụ trách hành chính, mua sắm và kế toán khi doanh nghiệp thuê tivi dài ngày cho showroom, văn phòng, phòng họp hoặc sảnh lễ tân. Chúng tôi viết theo cách đội THIETBISO.COM vẫn làm hồ sơ với khách doanh nghiệp từ năm 2007. Phần quy định hóa đơn có dẫn nguồn ở cuối bài. Những điểm phụ thuộc chính sách thuế từng thời kỳ, chúng tôi ghi rõ là bạn cần hỏi lại kế toán hoặc cơ quan thuế.

Doanh nghiệp thuê tivi dài hạn cần những chứng từ gì?

Tối thiểu cần năm loại giấy tờ: hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán và biên bản thanh lý. Nếu có gia hạn hay đổi máy thì thêm phụ lục hợp đồng và biên bản đổi máy.

Hóa đơn chỉ chứng minh rằng có một giao dịch. Còn việc thuê cái gì, bao lâu, máy nào đang nằm ở văn phòng bạn thì phải xem hợp đồng và biên bản. Khi kiểm tra quyết toán, người ta thường đối chiếu cả bộ. Ví dụ hóa đơn ghi "cho thuê tivi 65 inch tháng 3" nhưng hợp đồng lại ghi 55 inch, chỗ lệch đó sẽ bị hỏi.

Theo chúng tôi, bạn nên gom cả bộ vào một thư mục theo số hợp đồng ngay từ ngày đầu. Đến cuối năm mới đi tìm biên bản bàn giao thì thường đã thất lạc.

Hợp đồng thuê tivi nên ghi những gì để phòng kế toán không phải hỏi lại?

Hợp đồng cần ghi đủ để người không có mặt lúc lắp đặt đọc vào vẫn biết đang thuê máy nào, giá bao nhiêu một kỳ, kỳ tính từ ngày nào đến ngày nào. Phần lớn rắc rối khi xuất hóa đơn đến từ hợp đồng ghi chung chung.

Khi soạn hợp đồng thuê dài hạn với khách doanh nghiệp, chúng tôi thường ghi các mục sau:

• Thông tin xuất hóa đơn: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh, email nhận hóa đơn điện tử.
• Danh mục thiết bị: hãng, model, cỡ màn, số lượng. Serial ghi ở biên bản bàn giao và dẫn chiếu sang hợp đồng.
• Phụ kiện đi kèm: chân đế di động, giá treo tường, remote, cáp HDMI, bộ phát nội dung nếu có.
• Kỳ thuê và kỳ thanh toán: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thanh toán theo tháng, theo quý hay trọn kỳ.
• Đơn giá theo kỳ, chưa gồm thuế và đã gồm thuế, tách riêng phí lắp đặt và vận chuyển nếu có.
• Trách nhiệm khi hư hỏng, mất mát, quy trình báo lỗi và thời gian xử lý.
• Điều khoản gia hạn, đổi máy, chấm dứt trước hạn.

Phí lắp đặt, phí vận chuyển, phí treo tường nên tách thành dòng riêng trên hợp đồng và trên hóa đơn. Lý do là các khoản này phát sinh một lần, còn tiền thuê phát sinh theo kỳ. Gộp chung vào tháng đầu khiến tháng đó chênh hẳn so với các tháng sau, kế toán phải giải thích thêm.

Thiết bị cũng nên ghi đúng loại. Tivi thương mại (dòng màn hình chạy được nhiều giờ liên tục, có chế độ trình chiếu nội dung) và tivi gia đình có giá thuê khác nhau. Nếu chưa rõ mình cần loại nào, bạn có thể đọc bài tivi thương mại và tivi gia đình khác nhau thế nào trước khi chốt danh mục.

Tivi trên chân di động đang hiện ảnh thành phố, bên cạnh là tivi khác và quạt điều hòa trong sảnh hội nghị.

Ảnh trên là hai tivi đặt trên chân di động trong một sảnh hội nghị. Khi thuê từ hai máy trở lên như vậy, mỗi máy cần một dòng riêng trong danh mục, kèm serial và loại chân đế. Lúc thu hồi, bên nào cũng biết máy nào đi với chân nào.

Biên bản bàn giao nên ghi gì để cuối kỳ không phải tranh cãi?

Biên bản bàn giao cần có serial, tình trạng ngoại quan, phụ kiện, kết quả chạy thử từng cổng tín hiệu và ảnh chụp lúc giao. Đây là giấy tờ hay bị làm qua loa nhất, cũng là giấy tờ cần nhất khi có hư hỏng.

Đội kỹ thuật của chúng tôi khi bàn giao thường bật máy, cắm thử nguồn phát thật của khách (laptop, đầu phát, máy tính mini) vào từng cổng HDMI, chụp ảnh màn hình đang lên hình, chụp mặt sau có tem serial. Ảnh gửi kèm biên bản qua email để cả hai bên cùng lưu.

Tivi lớn trên chân đế bánh xe đang hiện màn hình máy tính, loa kéo phía trước, đặt trong khu mái bạt có rèm vàng.

Ảnh này là tivi 86 inch trên chân đế bánh xe, đang hiện màn hình máy tính, phía trước là bộ loa kéo có hai micro. Trạng thái "đang lên hình từ nguồn của khách" là thứ nên chụp lại để đính kèm biên bản.

Tivi 86 inch trên chân đế có bánh xe, báo không có tín hiệu HDMI, phía trước là loa kéo có 2 micro, đặt dưới mái bạt.

Còn đây là cùng chiếc tivi 86 inch nhưng màn hình báo không có tín hiệu HDMI. Lỗi này thường do cáp chưa cắm chặt, chọn sai cổng đầu vào hoặc laptop chưa bật xuất hình ra màn ngoài, không phải do tivi hỏng. Ghi vào biên bản rằng cổng nào đã thử và lên hình sẽ giúp hai bên phân định khi máy báo lỗi giữa kỳ.

Với biên bản, chúng tôi khuyên bạn chú ý mấy điểm sau:

• Ghi vết xước, cấn móp có sẵn, dù nhỏ.
• Ghi số lượng phụ kiện cụ thể, ví dụ "1 remote, 1 cáp HDMI 5m, 1 chân đế bánh xe".
• Ghi vị trí lắp (phòng nào, tầng nào). Thông tin này hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
• Người ký phía doanh nghiệp nên là người có mặt tại chỗ, không ký hộ từ xa.

Hóa đơn VAT thuê tivi được lập vào thời điểm nào?

Cho thuê tivi là cung cấp dịch vụ, nên hóa đơn được lập khi hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc thu trong lúc đang cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Đây là quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi một số khoản của Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn. Phần lớn nội dung trên các trang hướng dẫn cũ viết trước thời điểm này, nên khi tra cứu bạn nên xem ngày đăng bài.

Áp vào thực tế thuê tivi, có ba tình huống hay gặp.

Trả tiền theo từng tháng, sau khi dùng

Ví dụ hợp đồng ghi thuê từ ngày 1 đến cuối mỗi tháng, thanh toán sau. Hết tháng là hoàn thành dịch vụ của kỳ đó, bên cho thuê lập hóa đơn cho tháng đó. Nếu doanh nghiệp chuyển khoản trước ngày cuối tháng thì thời điểm thu tiền đến trước, hóa đơn lập theo ngày thu tiền.

Trả trọn kỳ ngay từ đầu

Ví dụ doanh nghiệp chuyển một lần cho 6 tháng thuê. Theo hướng dẫn trên cổng hỏi đáp chính sách của Bộ Tài chính, thu tiền trước thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Danh sách ngoại lệ về tiền đặt cọc, tạm ứng chỉ áp dụng cho một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế, thẩm định giá. Cho thuê thiết bị không nằm trong danh sách đó. Vì vậy hóa đơn cho cả 6 tháng sẽ được lập ngay khi nhận tiền, không chờ hết kỳ.

Kỳ thuê lệch tháng dương lịch

Ví dụ thuê từ ngày 15 tháng này đến ngày 14 tháng sau. Có một quy định riêng cho dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần đối soát dữ liệu giữa các bên. Theo đó thời điểm lập hóa đơn là khi đối soát xong, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Quy định này hướng tới dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên. Một hợp đồng thuê vài chiếc tivi có áp dụng được hay không thì bạn nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi thống nhất với bên cho thuê.

Nội dung trên hóa đơn nên ghi kỳ thuê cụ thể, ví dụ "Cho thuê tivi 65 inch, kỳ từ 01/03 đến 31/03, theo hợp đồng số…". Dòng chữ "cho thuê thiết bị" trống trơn sẽ khiến người kiểm tra phải lật hợp đồng ra mới hiểu.

Nên thanh toán theo tháng hay trả trọn kỳ một lần?

Theo chúng tôi, thuê dưới 6 tháng hoặc chưa chắc thời gian sử dụng thì nên trả theo tháng. Đã chắc dùng hết kỳ và muốn gọn việc kế toán thì trả trọn kỳ. Cách nào cũng hợp lệ, khác nhau ở dòng tiền và cách ghi sổ.

Trả theo tháng thì mỗi tháng có một hóa đơn, chi phí ghi nhận đúng tháng phát sinh, dừng thuê sớm cũng dễ. Đổi lại, kế toán hai bên phải đối chiếu hàng tháng. Bên nào quên chuyển khoản hay quên xuất hóa đơn là sổ sách lệch ngay.

Trả trọn kỳ thì chỉ một hóa đơn, một lần chuyển khoản. Khi khoản trả trước phục vụ nhiều tháng, kế toán thường đưa vào chi phí trả trước rồi phân bổ dần theo số tháng thuê. Cách phân bổ cụ thể tùy chính sách kế toán của doanh nghiệp bạn. Nhược điểm là nếu dừng giữa chừng, hai bên phải xử lý phần tiền thừa theo điều khoản chấm dứt trước hạn, có thể kéo theo điều chỉnh hóa đơn.

Về thuế suất GTGT, mức áp dụng có thể thay đổi theo chính sách giảm thuế từng thời kỳ. Bạn nên hỏi kế toán mức thuế suất áp dụng tại đúng ngày xuất hóa đơn. Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào cũng có quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, nên chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản doanh nghiệp và ghi nội dung chuyển khớp số hợp đồng hoặc số hóa đơn.

Nếu đang phân vân giữa việc thuê dài ngày và mua đứt, bạn có thể xem thêm cách tính trong bài thuê tivi dài ngày cho showroom. Với nhu cầu dùng liên tục nhiều năm, mua có khi lại hợp lý hơn thuê.

Gia hạn hoặc đổi máy giữa kỳ thì ghi chứng từ thế nào?

Gia hạn thì làm phụ lục hợp đồng ghi kỳ thuê mới. Đổi máy giữa kỳ thì làm biên bản thu hồi máy cũ và bàn giao máy mới, ghi rõ hai số serial. Đơn giá không đổi thì hóa đơn vẫn giữ nguyên như cũ.

Cụ thể từng trường hợp như sau.

Gia hạn cùng điều kiện. Phụ lục ghi ngày bắt đầu và kết thúc kỳ mới, giữ nguyên đơn giá và danh mục. Hóa đơn của kỳ gia hạn ghi tham chiếu thêm số phụ lục.

Đổi máy do lỗi kỹ thuật. Đây là việc bảo hành trong kỳ thuê, không phát sinh tiền. Đội kỹ thuật lập biên bản thu hồi máy lỗi (ghi tình trạng, lỗi gặp phải) và biên bản bàn giao máy thay thế cùng cỡ. Hóa đơn không phải sửa vì dịch vụ và giá không đổi, chỉ có serial trong hồ sơ thay đổi.

Đổi sang model khác hoặc cỡ khác. Ví dụ showroom muốn nâng từ 55 lên 75 inch từ giữa tháng. Cần phụ lục điều chỉnh danh mục và đơn giá, ghi rõ áp dụng từ ngày nào. Tháng có thay đổi sẽ tính hai đoạn theo hai đơn giá. Cách thể hiện trên hóa đơn (một hóa đơn hai dòng hay hai hóa đơn) nên thống nhất trước với kế toán hai bên.

Thêm hoặc bớt máy giữa kỳ. Cũng làm phụ lục và biên bản bàn giao hoặc thu hồi cho số máy thay đổi.

Nếu doanh nghiệp đã trả trọn kỳ rồi mới đổi sang model đắt hơn hoặc rẻ hơn, phần chênh lệch sẽ phải xử lý bằng hóa đơn bổ sung hoặc hóa đơn điều chỉnh. Cách xử lý hóa đơn điều chỉnh cũng được Nghị định 70/2025 sửa đổi, nên phần này hai bên nên để kế toán trao đổi trực tiếp với nhau.

Những lỗi hay gặp khi làm hồ sơ thuê tivi cho doanh nghiệp

Lỗi phổ biến nhất là thông tin trên các giấy tờ không khớp nhau, sau đó đến chuyện lập hóa đơn sai thời điểm và thanh toán không đúng tài khoản doanh nghiệp. Phần lớn đều tránh được nếu chốt kỹ ngay từ lúc ký hợp đồng.

Tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trên hóa đơn ghi theo danh thiếp, không theo đăng ký kinh doanh. Từ năm 2025 nhiều nơi đổi địa giới hành chính, địa chỉ cũ còn sót lại khá nhiều. Bạn nên gửi bản chụp giấy đăng ký kinh doanh hoặc thông tin tra mã số thuế mới nhất cho bên cho thuê.

Nhân viên chuyển khoản bằng tài khoản cá nhân rồi xin hoàn ứng. Khoản này dễ bị loại khi xét khấu trừ thuế.

Hóa đơn xuất gộp nhiều tháng không đúng với lịch thanh toán trên hợp đồng. Ví dụ hợp đồng ghi trả theo tháng nhưng cuối quý mới xuất một hóa đơn ba tháng. Như vậy là lệch thời điểm lập hóa đơn so với quy định.

Không có biên bản thanh lý. Kết thúc kỳ, bên cho thuê đến thu máy, hai bên bắt tay rồi thôi. Năm sau kiểm tra, hợp đồng vẫn đang "còn hiệu lực" trên giấy.

Hư hỏng phát sinh nhưng không có ảnh lúc bàn giao. Vết nứt góc màn hình là do vận chuyển hay do va chạm tại văn phòng, không ai chứng minh được.

Cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ đặt thuê?

Bạn chỉ cần chuẩn bị bốn nhóm thông tin là chúng tôi có thể lên hợp đồng và báo giá chính xác. Càng rõ từ đầu thì càng ít phải sửa phụ lục về sau.

• Số lượng tivi, cỡ màn mong muốn, vị trí lắp (treo tường hay chân đế).
• Thời gian thuê dự kiến và cách thanh toán muốn chọn.
• Thông tin xuất hóa đơn đúng theo đăng ký thuế, email nhận hóa đơn điện tử.
• Nội dung sẽ phát: trình chiếu từ laptop, video từ USB hay cần phần mềm quản lý nội dung từ xa. Nếu cần quản lý nhiều màn hình, bạn có thể đọc bài phần mềm quản lý nội dung tivi quảng cáo trước.

Đơn giá theo từng cỡ màn và thời gian thuê, bạn xem tại trang dịch vụ cho thuê tivi. Với hợp đồng dài hạn hoặc nhiều máy, hãy gọi hotline 0969 112 359 hoặc gửi yêu cầu qua thietbiso.com. Chúng tôi sẽ báo giá theo đúng danh mục và gửi bản hợp đồng mẫu để phòng kế toán của bạn xem trước. Văn phòng của THIETBISO.COM ở số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Thuê tivi ngắn ngày vài hôm có xuất hóa đơn VAT được không?

Được. Hóa đơn lập khi kết thúc dịch vụ hoặc khi nhận tiền, tùy việc nào đến trước. Thuê ngắn ngày thì thường chỉ cần hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và hóa đơn. Không cần phụ lục gia hạn.

Trả tiền thuê cả năm một lần thì hóa đơn lập khi nào?

Lập tại thời điểm nhận tiền, cho toàn bộ số tiền đã thu. Phía doanh nghiệp, kế toán thường ghi vào chi phí trả trước rồi phân bổ theo tháng, tùy chính sách kế toán nội bộ.

Đổi tivi lỗi giữa kỳ có phải sửa hóa đơn không?

Không cần, nếu máy thay thế cùng loại và đơn giá giữ nguyên. Chỉ cần biên bản thu hồi máy cũ và biên bản bàn giao máy mới, ghi rõ hai số serial.

Phí lắp đặt, chân đế có nên ghi chung vào tiền thuê không?

Nên tách riêng. Phí lắp đặt, vận chuyển phát sinh một lần, còn tiền thuê phát sinh theo kỳ. Tách dòng giúp hóa đơn từng tháng đều nhau và kế toán dễ giải trình.

Thuế suất GTGT cho dịch vụ thuê tivi là bao nhiêu?

Mức thuế suất có thể thay đổi theo chính sách giảm thuế từng thời kỳ. Bạn nên hỏi kế toán mức áp dụng tại ngày xuất hóa đơn, bên cho thuê sẽ ghi theo quy định hiện hành.

Doanh nghiệp nhận hóa đơn qua kênh nào?

Hóa đơn điện tử được gửi qua email đã đăng ký trong hợp đồng, kèm mã tra cứu. Nên dùng email chung của phòng kế toán thay cho email cá nhân, để không bị lỡ khi có người nghỉ việc.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (Thư viện Pháp luật)
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Thư viện Pháp luật)
• Nghị định 70: Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn áp dụng từ ngày 01/6/2025
• Hỏi đáp chính sách tài chính: Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ (Bộ Tài chính)
• Hỏi đáp chính sách tài chính (Bộ Tài chính)
• Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (Báo Luật sư Việt Nam)
• Cho thuê căn hộ dịch vụ theo tháng thì lập hóa đơn lúc nào? Cơ quan thuế trả lời (CafeBiz)
• Những nội dung mới của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (Cổng thông tin Chính phủ)
• 05 điều doanh nghiệp cần lưu ý tại Nghị định 70/2025 (MISA AMIS)
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP và cách xử lý các nghiệp vụ thay đổi (meInvoice)

Tác giả: Team content Thietbiso.com

🔗 Xem thêm tại THIETBISO.COM