Kinh nghiệm thuê tivi sảnh lễ tân làm màn chào mừng đón đoàn khách

Thuê tivi sảnh lễ tân hợp lý khi bạn đón đoàn khách, đối tác hay đoàn tham quan và muốn có màn chào mừng ghi đúng tên đoàn ngay từ cửa vào. Với sảnh vừa, một tivi 55 inch trên chân đẩy, tâm màn cao khoảng 1,5 m, chạy ảnh tĩnh từ USB thường là đủ dùng.

Bài này nằm trong nhóm thuê tivi quảng cáo của THIETBISO.COM. Phần dưới tập trung vào sảnh lễ tân: chọn cỡ màn, chỗ đặt, cách làm nội dung chào mừng sao cho đổi tên đoàn trong vài phút, và nên thuê theo ngày hay theo tháng.

Khi nào sảnh lễ tân cần màn chào mừng?

Cần nhất là khi có đoàn khách được hẹn trước: đoàn đối tác đến làm việc, đoàn tham quan nhà máy, đoàn hội nghị nhận phòng, khách VIP. Lúc đó tên đoàn hiện trên màn giúp khách biết mình đến đúng chỗ, và lễ tân cũng đỡ phải giải thích.

Màn chào mừng (welcome screen) là tivi hoặc màn hình đặt ở sảnh, hiện lời chào kèm tên đơn vị khách, logo, ngày và đôi khi có thêm lịch trình. Khác với tivi quảng cáo ở cửa hàng, màn này không cần chạy video liên tục. Nó cần đọc được từ xa, đúng tên, đúng lúc.

Cũng có lúc không nên thuê. Sảnh rất nhỏ, khách lẻ, không có đoàn cụ thể thì một tấm standee in sẵn rẻ hơn và không phải lo điện, lo cáp. Nếu sảnh đã có tivi treo sẵn, bạn chỉ cần chuẩn bị file ảnh đúng chuẩn (cách làm ở mục nội dung bên dưới) chứ không cần thuê thêm máy.

Sảnh nhỏ hay sảnh lớn thì thuê tivi cỡ bao nhiêu?

Sảnh nhỏ, khách đứng cách màn 2–4 m thì dùng tivi 43–50 inch. Sảnh vừa dùng 55–65 inch. Đại sảnh rộng nên dùng 75 inch trở lên, hoặc chuyển sang màn LED.

Có một mốc lý thuyết để đối chiếu. Hiệp hội SMPTE khuyến nghị màn chiếm khoảng 30° góc nhìn, tức là khoảng cách xem bằng khoảng 1,6 lần đường chéo màn (Wikipedia, hometheater.us.com). Theo mốc đó, tivi 55 inch (đường chéo khoảng 1,4 m) hợp với người ngồi cách khoảng 2,2 m. Nhưng con số này tính cho người ngồi xem phim. Ở sảnh, khách chỉ cần đọc một dòng chữ to, nên đứng xa hơn nhiều vẫn đọc tốt. Vì vậy bảng dưới đây là kinh nghiệm của đội kỹ thuật chúng tôi khi lắp màn chào mừng, không phải tiêu chuẩn bắt buộc.

Cỡ 75 inch trở lên không phải lúc nào cũng còn máy, nhất là vào mùa hội nghị cuối năm. Bạn nên hỏi trước vài ngày. Với đại sảnh, màn hình LED ghép theo kích thước thường hợp lý hơn so với cố kéo một tivi rất to vào.

Đặt tivi ở đâu và cao bao nhiêu trong sảnh?

Chỗ đặt tốt nhất là nơi khách nhìn thấy ngay khi bước qua cửa. Màn không được ngược sáng, không chắn lối đi và phải gần ổ điện. Tâm màn đặt cao khoảng 1,4–1,6 m so với sàn là mức đội kỹ thuật chúng tôi hay dùng cho người đứng xem.

Khách đứng thì tầm mắt cao hơn khách ngồi chờ. Vì vậy màn chào mừng đặt cao hơn tivi phòng chờ một chút. Sảnh sâu, khách nhìn từ xa thì nâng màn cao thêm và chúc mặt màn xuống nhẹ, để người đứng gần vẫn không phải ngửa cổ.

Tivi Samsung lớn đặt trên chân đế có bánh xe trong kho, màn hình đang hiện menu Smart Hub, cuộn cáp HDMI để trên chân đế.

Ảnh trên là tivi trên chân đế có bánh xe, cuộn cáp HDMI đặt sẵn trên chân đế. Đây là kiểu chúng tôi dùng nhiều ở sảnh: không phải khoan tường, đẩy dịch được khi lễ tân muốn đổi chỗ, chỉnh được độ nghiêng. Muốn so kỹ chân đẩy và treo tường, bạn xem bài thuê màn hình quảng cáo chân đứng hay treo tivi.

Có ba chỗ chúng tôi luôn tránh. Thứ nhất là ngay trước vách kính hay cửa xoay, vì nắng chiếu vào mặt màn sẽ làm chữ bạc màu. Thứ hai là giữa lối đi chính: đoàn đông người kéo vali rất dễ va vào chân đẩy. Thứ ba là chỗ phải kéo cáp điện băng ngang lối đi mà không dán được.

Tivi màn hình đen đặt nghiêng trong kho, phía sau và bên dưới có máy chiếu, loa và vali đựng thiết bị. Màn hình phản chiếu cả người chụp.

Ảnh này chụp tivi trong kho khi màn đang tắt, mặt màn soi rõ cả người chụp. Mặt tivi bóng như vậy, nên nếu đặt đối diện cửa kính hay đèn chùm thì khi hiện nền tối, khách sẽ thấy lóa và bóng phản chiếu trước khi đọc được chữ. Theo chúng tôi, nội dung chào mừng ở sảnh sáng nên dùng nền sáng hoặc nền màu trung tính, vì nền đen làm lộ phản chiếu rõ nhất.

Làm nội dung chào mừng thế nào để đổi tên đoàn nhanh?

Cách nhanh và ít lỗi nhất là làm sẵn mỗi đoàn một ảnh JPG đúng độ phân giải màn, chép vào USB, rồi chọn ảnh tương ứng khi đoàn đến. Không cần laptop, không cần phần mềm riêng.

Một mẫu bố cục chúng tôi hay khuyên dùng:

• Dòng trên cùng: logo đơn vị bạn, nhỏ, ở góc.
• Dòng giữa, to nhất: "Chào mừng đoàn [tên đơn vị]" hoặc "Welcome [tên đơn vị]".
• Dòng dưới: ngày, mục đích (thăm và làm việc, tham quan, hội nghị).
• Tuỳ chọn: tên phòng họp, tên wifi, sơ đồ hướng đi.

Về cỡ chữ, ngành biển hiệu điện tử hay dùng một quy tắc kinh nghiệm: người xem đứng xa thêm khoảng 3 m thì chiều cao chữ cần thêm khoảng 2,5 cm. Khi làm file, chúng tôi thường để dòng tên đoàn chiếm ít nhất một phần năm chiều cao màn. Tên đoàn dài thì xuống dòng chứ không thu nhỏ chữ.

Các bước để đổi tên trong vài phút:

1. Làm ảnh đúng 1920×1080 pixel nếu màn đặt ngang, hoặc 1080×1920 nếu đặt dọc. Ảnh nhỏ hơn sẽ bị phóng to và nhòe chữ.
2. Lưu JPG, đặt tên theo thứ tự đón: 01_doan-A.jpg, 02_doan-B.jpg.
3. Format USB sang FAT32 cho chắc. Đời tivi mới thường đọc thêm exFAT và NTFS, nhưng việc này tuỳ model.
4. Cắm USB, mở ảnh, tắt chế độ trình chiếu tự chuyển nếu chỉ muốn đứng một ảnh.
5. Đoàn sau đến thì bấm sang ảnh kế tiếp. Không phải sửa file tại chỗ.

Nếu muốn video có logo chuyển động, bạn vẫn chạy được từ USB với file MP4. Tuy vậy chúng tôi khuyên kiểm tra trên đúng chiếc tivi sẽ thuê trước ngày đón, vì mỗi model hỗ trợ codec khác nhau. Đặt màn dọc thì đọc thêm bài tivi quảng cáo màn hình dọc để tránh lỗi hình bị xoay ngược.

Nên thuê ngắn ngày hay theo tháng?

Đón đoàn trong 1–3 ngày thì thuê ngắn ngày tivi thường là đủ. Nếu sảnh cần màn bật cả ngày, liên tục nhiều tuần, bạn nên hỏi kỹ loại máy, vì tivi gia dụng và màn hình thương mại được thiết kế cho mức sử dụng khác nhau.

Tivi gia dụng được làm cho vài giờ xem mỗi ngày. Màn hình thương mại (commercial display) thường ghi rõ chế độ 16/7 hoặc 24/7 trong thông số và có độ sáng cao hơn (Crown TV, AG Neovo).

Có một trường hợp nên cân nhắc kỹ. Nếu sảnh của bạn cần màn chào mừng quanh năm, thuê nối nhiều tháng có khi tốn hơn mua một màn lắp cố định. Việc này tuỳ số tháng và cỡ màn. Bạn cứ nói rõ nhu cầu, chúng tôi sẽ tính cả hai phương án để bạn so.

Chúng tôi lắp và thu hồi tivi sảnh như thế nào?

Quy trình gồm: hỏi thông tin sảnh, chuẩn bị máy và nội dung, lắp trước giờ đón, chạy thử, rồi thu hồi sau sự kiện. Việc nào bạn cần chuẩn bị thì chúng tôi báo rõ từ khi nhận đơn.

Trước khi lắp, chúng tôi thường hỏi bạn mấy điều: sảnh rộng cỡ nào, cửa vào ở hướng nào, ổ điện gần nhất cách chỗ đặt bao xa, đoàn đến lúc mấy giờ, ai giữ file chào mừng. Có ảnh chụp sảnh gửi qua Zalo là đủ để chọn cỡ màn.

Đồ chúng tôi mang theo cho một màn sảnh:

• Tivi và chân đẩy (hoặc chân đế thấp chỉnh nghiêng).
• Cáp HDMI 15 m, phòng khi cần nối laptop từ quầy lễ tân.
• Ổ cắm kéo dài và băng dính dán cáp xuống sàn.
• USB dự phòng có sẵn ảnh chào mừng mẫu.

Cáp HDMI loại thường chạy ổn ở độ dài khoảng 15 m với hình Full HD, theo kinh nghiệm của đội kỹ thuật. Xa hơn thì chúng tôi dùng cáp có mạch khuếch đại hoặc cáp quang, nên nếu laptop đặt xa màn, bạn cần báo trước.

Chúng tôi lắp trước giờ đón ít nhất một tiếng. Lắp xong thì mở đúng file của bạn, đứng ở cửa vào để kiểm tra độ đọc được và độ lóa.

Tivi đặt nghiêng cạnh khung chân đẩy được tháo rời trên hành lang, màn hình tắt.

Ảnh trên là lúc thu hồi: tivi đã tắt, đặt nghiêng cạnh khung chân đẩy đã tháo rời ở hành lang. Chúng tôi thường thu hồi sau khi đoàn đi hết, hoặc vào giờ sảnh vắng, để không chiếm lối đi lúc khách còn qua lại.

Lỗi hay gặp ở màn chào mừng và cách xử lý

Có năm lỗi gặp nhiều nhất, và cả năm đều sửa được trong vài phút nếu biết trước.

Tivi tự tắt sau một thời gian. Nguyên nhân thường là chế độ tiết kiệm điện hoặc hẹn giờ tắt khi không có thao tác. Chúng tôi tắt các chế độ này khi giao máy, nhưng nếu bạn bấm khôi phục cài đặt thì chúng sẽ bật lại.

Tivi báo không hỗ trợ định dạng. File lưu dạng PDF, file PowerPoint, hoặc ảnh HEIC chụp từ điện thoại là những trường hợp hay gặp. Bạn cần xuất lại sang JPG.

Chữ sát mép bị cắt. Một số tivi đặt sẵn chế độ phóng hình. Hãy chỉnh tỷ lệ về "vừa màn hình", và khi làm ảnh, chừa lề ít nhất 5% mỗi cạnh.

Tên đoàn sai chính tả. Lỗi này không phải lỗi kỹ thuật nhưng gây ngượng nhất. Nên nhờ người phụ trách đoàn duyệt file trước một ngày.

Màn lóa giờ trưa. Nắng đổi hướng theo giờ, nên chỗ sáng sớm đọc rõ có thể bị lóa lúc 11–12 giờ. Chân đẩy có bánh xe giúp xoay góc lại nhanh.

Câu hỏi thường gặp

Thuê tivi sảnh lễ tân một ngày có được không?

Được. Đa số đơn đón đoàn là thuê theo ngày, chúng tôi lắp trước giờ đón và thu hồi sau. Giá xem tại trang cho thuê tivi.

Tôi không có người làm thiết kế, ai làm ảnh chào mừng?

Bạn gửi tên đoàn, logo và ngày đón. Chúng tôi có thể ghép vào mẫu đơn giản. Muốn thiết kế theo nhận diện thương hiệu riêng thì bạn nên chuẩn bị file từ bộ phận của mình.

Một tivi có hiện được tên nhiều đoàn cùng lúc không?

Được, nếu chỉ hai đến ba đoàn và tên ngắn. Nhiều hơn thì chữ sẽ nhỏ, khách khó đọc. Khi đó nên chạy luân phiên mỗi đoàn một ảnh, hoặc thuê thêm một màn.

Sảnh có lối vào hai phía thì đặt tivi thế nào?

Đặt ở điểm giữa nơi hai luồng khách gặp nhau, hoặc dùng hai tivi quay về hai cửa. Một màn quay lưng với một phía thì phía đó coi như không có.

Có nên dùng màn hình LED thay tivi ở sảnh?

Chỉ nên khi sảnh rất rộng hoặc cần màn ngang khổ lớn. Với sảnh vừa và nhỏ, tivi gọn hơn, lắp nhanh hơn và hiển thị chữ nét hơn khi đứng gần.

Nguồn tham khảo

• Optimum HDTV viewing distance – Wikipedia
• Screen Size vs Viewing Distance: THX and SMPTE Guidelines
• Screen Size and Seating Distance – Sound & Vision
• How to find the right size TV – Audioholics
• TV vs Commercial Display: Why It Matters for Your Business – Crown TV
• Commercial Display vs Consumer TV for Digital Signage – AG Neovo

Nếu bạn đang chuẩn bị đón đoàn và cần màn chào mừng ở sảnh, hãy gửi ảnh sảnh và giờ đón qua số 0969 112 359 (gọi, Zalo, WhatsApp) để đội kỹ thuật THIETBISO.COM tư vấn cỡ màn và cách đặt. Các nhu cầu khác về thuê tivi quảng cáo cho cửa hàng, phòng chờ hay quầy hàng, bạn xem thêm tại website thietbiso.com.

Tác giả: Team content Thietbiso.com

🔗 Xem thêm tại THIETBISO.COM