Thuê màn LED có cần đặt cọc không? Cách xử lý cọc khi đổi, hủy lịch

Thuê màn LED thường cần đặt cọc, nhất là khi bạn cần giữ lịch vào mùa cao điểm hoặc thuê màn khổ lớn phải chuẩn bị nhiều module, xe chở và kỹ thuật. Khoản cọc giúp hai bên chắc chắn ngày diễn. Điều quan trọng hơn là ghi rõ trong hợp đồng: đổi lịch, hủy lịch thì khoản cọc được xử lý thế nào.

Bài này thuộc nhóm hướng dẫn quy trình thuê màn hình LED Hà Nội. Phần dưới tập trung vào khoản cọc, cách xử lý khi đổi hoặc hủy lịch và hình thức thanh toán.

Khi nào thuê màn LED phải đặt cọc?

Bạn cần đặt cọc khi muốn giữ chắc thiết bị và đội kỹ thuật cho một ngày cụ thể. Phần lớn đơn thuê màn LED cho sự kiện rơi vào trường hợp này. Đơn vị cho thuê có thể không yêu cầu cọc khi hai bên đã làm việc lâu và có hợp đồng khung, hoặc khi lịch diễn sát ngày và thiết bị đang trống sẵn.

Màn LED không giống một chiếc máy chiếu cầm đi là xong. Một màn sân khấu cỡ vừa gồm hàng chục đến hàng trăm tấm module (tấm đèn LED ghép lại thành màn), khung treo hoặc khung dựng, bộ xử lý hình ảnh, card nhận tín hiệu, dây nguồn và dây tín hiệu. Đi kèm là xe chở và từ hai kỹ thuật viên trở lên. Khi nhận lịch của bạn, chúng tôi phải khoá toàn bộ số thiết bị và nhân sự đó cho ngày diễn, kể cả ngày lắp trước nếu có. Nếu lịch bị huỷ sát giờ, phần thiết bị ấy gần như không cho thuê lại kịp.

Theo chúng tôi, cọc là cách hợp lý để hai bên cùng cam kết, vì bên thuê có lịch chắc chắn và bên cho thuê không phải giữ thiết bị "treo".

Một vài tình huống thường gặp:

• Sự kiện vào cuối năm, dịp Tết, mùa cưới, mùa tốt nghiệp: gần như luôn cần cọc.
• Màn khổ lớn, sự kiện ngoài trời, phải dựng khung sân khấu: thường cần cọc vì khối lượng chuẩn bị lớn.
• Hội nghị nhỏ, màn trong nhà, đặt sát ngày khi thiết bị đang trống: tuỳ đơn vị, có nơi chỉ cần xác nhận bằng văn bản hoặc email.
• Doanh nghiệp đã ký hợp đồng nguyên tắc dài hạn: thường thanh toán theo đợt, có khi không cần cọc từng lần.

Tỷ lệ cọc không có con số chung. Luật không quy định mức cọc, hai bên tự thoả thuận. Thực tế tỷ lệ này phụ thuộc quy mô màn, thời điểm và khoảng cách từ ngày đặt đến ngày diễn. Chi phí thuê và điều kiện cọc cụ thể bạn xem tại bảng giá cho thuê màn LED hoặc hỏi trực tiếp khi nhận báo giá.

Vì sao mùa cao điểm gần như luôn phải cọc giữ lịch?

Vào mùa cao điểm, nhiều sự kiện cùng cần màn LED trong một ngày, nên thiết bị và kỹ thuật viên bị giới hạn. Khoản cọc là căn cứ để đơn vị cho thuê xếp lịch theo thứ tự xác nhận.

Ở Hà Nội, những tuần cuối năm (tất niên, hội nghị tổng kết), giai đoạn trước Tết và các tháng cưới hỏi thường rất dày lịch. Một bộ module chỉ dùng được cho một sự kiện mỗi ngày, nhiều khi còn phải dựng từ tối hôm trước. Khi hai khách cùng hỏi một ngày, chúng tôi thường ưu tiên bên đã xác nhận bằng cọc. Lý do đơn giản: bên hỏi trước nhưng chưa chốt vẫn có thể đổi ý.

Màn LED đang hiển thị ảnh trong không gian sinh hoạt của, có vali thiết bị, nhân viên đang thi công.

Ảnh trên cho thấy một buổi thi công màn LED trong nhà: vali thiết bị mở sẵn bên cạnh và kỹ thuật viên đang lắp. Mỗi lịch đã nhận đều kéo theo cả bộ thiết bị lẫn người như vậy. Đó là lý do cọc giữ lịch trở nên cần thiết vào những tuần đông việc.

Nếu sự kiện của bạn rơi vào mùa cao điểm, nên chốt lịch và cọc sớm. Mốc thời gian cụ thể cho từng loại sự kiện có ở bài thuê màn LED cần đặt trước bao lâu.

Đặt cọc và ký cược thiết bị khác nhau thế nào?

Đặt cọc dùng để bảo đảm hai bên ký hoặc thực hiện hợp đồng, tức là giữ ngày diễn. Ký cược dùng để bảo đảm bên thuê trả lại tài sản thuê nguyên vẹn. Hai khoản này hay bị gọi chung là "cọc" nhưng bản chất khác nhau.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị trong một thời hạn, để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Ký cược (Điều 329) áp dụng khi bên thuê động sản giao tiền hoặc tài sản để bảo đảm việc trả lại tài sản thuê. Màn LED là động sản, nên về lý thuyết cả hai đều có thể áp dụng.

Với màn LED cho sự kiện, đơn vị cho thuê thường tự lắp, tự vận hành và tự tháo dỡ. Vì vậy phần lớn đơn chỉ có cọc giữ lịch, ít khi cần ký cược. Ký cược thường chỉ xuất hiện khi bạn thuê màn cố định vài ngày tại nơi không có kỹ thuật bên cho thuê túc trực, hoặc bạn tự điều khiển nội dung trên màn.

Cận cảnh màn hình LED trong nhà, có vài điểm ảnh lỗi, tay đặt gần ô đã tháo module để lộ dây điện bên trong.

Ảnh trên là cận cảnh một màn LED trong nhà có vài điểm ảnh lỗi, một ô module đã tháo ra để lộ dây bên trong. Tình trạng như vậy có thể do va đập, ẩm hoặc cắm nguồn sai. Khi có ký cược, chúng tôi luôn lập biên bản giao nhận có ảnh chụp tình trạng màn lúc bàn giao và lúc nhận lại. Chỉ khi đối chiếu hai thời điểm này mới xác định được lỗi phát sinh do sử dụng hay do thiết bị. Không có biên bản thì rất khó phân định, và người chịu thiệt thường là bên thuê.

Đổi lịch thuê màn hình LED thì cọc xử lý ra sao?

Đổi lịch thường không mất cọc nếu bạn báo đủ sớm và ngày mới vẫn còn thiết bị. Khoản cọc khi đó được chuyển sang lịch mới. Nếu báo sát ngày hoặc ngày mới đã kín lịch, cách xử lý phụ thuộc điều khoản đã ký.

Đổi lịch và hủy lịch nên được ghi thành hai điều khoản riêng trong hợp đồng. Đổi lịch là bạn vẫn thuê, chỉ dời ngày. Thiệt hại cho bên cho thuê lúc này nhỏ hơn, miễn là họ còn kịp nhận khách khác cho ngày cũ.

Màn LED trong gian hàng triển lãm chiếu cảnh hồ núi, kỹ thuật viên đứng bên trái, laptop đặt trên bàn.

Ảnh trên là màn LED tại một gian hàng triển lãm, kỹ thuật viên đứng cạnh và laptop phát nội dung trên bàn. Hội chợ, triển lãm thường do ban tổ chức chốt lịch, gian hàng ít khi tự dời được. Ngược lại, hội nghị nội bộ, sự kiện ra mắt sản phẩm hay tiệc công ty lại hay đổi ngày theo lịch lãnh đạo. Với nhóm sự kiện dễ đổi ngày, chúng tôi khuyên bạn hỏi kỹ điều khoản đổi lịch ngay từ lúc nhận báo giá.

Khi muốn đổi lịch, bạn nên làm theo thứ tự này:

1. Báo bằng văn bản (email, tin nhắn có lưu) càng sớm càng tốt, ghi rõ ngày cũ và ngày mới mong muốn.
2. Chờ bên cho thuê xác nhận ngày mới còn thiết bị và kỹ thuật.
3. Yêu cầu phụ lục hoặc xác nhận bằng văn bản: cọc được chuyển sang ngày mới, các điều khoản còn lại giữ nguyên.
4. Nếu đổi cả quy mô (màn to hơn, thêm ngày lắp), yêu cầu báo giá điều chỉnh trước khi chốt.

Một lưu ý hay bị bỏ qua: nếu ngày mới có cấu hình khác, ví dụ chuyển từ trong nhà ra ngoài trời, phần khảo sát và phương án lắp có thể phải làm lại. Bạn nên tính trước thời gian cho việc này.

Hủy lịch thuê màn LED có mất cọc không?

Theo nguyên tắc mặc định của luật, bên đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng thì mất cọc. Tuy vậy, hai bên được thoả thuận khác, ví dụ hoàn một phần nếu báo sớm. Vì thế câu trả lời đúng là: tuỳ hợp đồng đã ghi gì.

Khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: nếu bên đặt cọc từ chối giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận cọc. Nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc kèm một khoản tương đương giá trị cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Quy định này áp dụng cho cả hai chiều. Nếu đơn vị cho thuê tự huỷ lịch của bạn (ví dụ nhận đơn khác giá cao hơn), họ cũng phải chịu phạt cọc.

Cụm "trừ trường hợp có thoả thuận khác" là chỗ hai bên nên tận dụng. Thay vì để mặc định "huỷ là mất hết", hợp đồng có thể chia theo mốc báo trước:

Bảng trên chỉ là cách chia mốc phổ biến. Số ngày cụ thể và tỷ lệ hoàn do hai bên thoả thuận, không có mức chuẩn.

Còn mức phạt cọc thì sao? Luật cho các bên tự thoả thuận, nhưng mức phạt cao bất thường có thể bị toà án xem xét lại khi có tranh chấp. Theo chúng tôi, điều khoản cọc nên ở mức hợp lý, đủ bù chi phí giữ lịch thực tế, vì điều khoản quá nặng dễ gây tranh cãi và làm khách ngại ký.

Mưa bão, lệnh cấm tụ tập có được tính là bất khả kháng?

Có thể, nhưng không tự động. Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015 xác định sự kiện bất khả kháng qua ba dấu hiệu: xảy ra khách quan, không thể lường trước và không thể khắc phục dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết. Bên không thực hiện được nghĩa vụ vì bất khả kháng thì không phải chịu trách nhiệm dân sự, trừ khi có thoả thuận khác.

Vấn đề nằm ở chữ "lường trước". Một cơn mưa vào mùa mưa có thể bị coi là lường trước được, vì vậy không đương nhiên là bất khả kháng. Luật cũng không có tiêu chí cụ thể cho việc này. Với sự kiện ngoài trời, chúng tôi luôn khuyên ghi thẳng vào hợp đồng những trường hợp cụ thể được tính là bất khả kháng: bão có cảnh báo của cơ quan khí tượng, mưa to kéo dài khiến không thể dựng khung an toàn, quyết định hành chính cấm tổ chức sự kiện. Kèm theo đó là cách xử lý (chuyển lịch hay hoàn cọc).

Còn một chi tiết kỹ thuật nữa. Màn LED ngoài trời có cấp chống nước nhất định, nhưng việc dựng khung và đi điện trong mưa to, gió lớn là rủi ro an toàn. Khi thời tiết vượt ngưỡng an toàn, đội kỹ thuật của chúng tôi sẽ dừng lắp. Tốt nhất hai bên thống nhất từ trước ai là người quyết định dừng và dừng thì cọc tính thế nào.

Thanh toán thuê màn LED cho cá nhân và doanh nghiệp khác nhau ra sao?

Cá nhân thường đặt cọc bằng chuyển khoản và thanh toán phần còn lại trước hoặc ngay sau sự kiện. Doanh nghiệp nên chuyển khoản từ tài khoản công ty, ký hợp đồng và lấy hoá đơn điện tử để đủ chứng từ hạch toán.

Với cá nhân (đám cưới, sinh nhật, tiệc gia đình): quy trình đơn giản hơn. Bạn chuyển cọc, nhận xác nhận bằng văn bản (tin nhắn, email hoặc phiếu thu), và thanh toán phần còn lại theo thoả thuận. Chúng tôi khuyên chuyển khoản thay vì tiền mặt, nội dung chuyển khoản ghi rõ "cọc thuê màn LED ngày…". Đây là bằng chứng đơn giản nhất nếu sau này có tranh chấp.

Với doanh nghiệp, cơ quan: thủ tục chặt hơn vì liên quan kế toán và thuế. Một số điểm nên làm:

• Ký hợp đồng có đủ thông tin pháp nhân hai bên, không chỉ báo giá có chữ ký.
• Chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty, không dùng tài khoản cá nhân của nhân viên.
• Lấy hoá đơn điện tử đúng thông tin doanh nghiệp để đủ chứng từ khấu trừ thuế.
• Thống nhất trước với bên cho thuê cách xuất hoá đơn cho khoản cọc.

Điểm cuối hay gây lúng túng. Khoản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng thường được xử lý khác khoản tiền thanh toán trước. Khi cọc chuyển thành tiền thuê thì phải lập hoá đơn. Quy định về hoá đơn cũng thay đổi theo từng thời kỳ. Theo chúng tôi, cách an toàn là để kế toán hai bên trao đổi trực tiếp và thống nhất thời điểm xuất hoá đơn ngay khi ký hợp đồng, vì sửa hoá đơn sau sự kiện mất thời gian hơn nhiều.

Doanh nghiệp thường cần thanh toán theo đợt (cọc, thanh toán sau nghiệm thu). Bạn nên báo trước quy trình duyệt chi nội bộ để bên cho thuê sắp xếp, tránh tình trạng sự kiện xong mà hồ sơ thanh toán còn thiếu biên bản nghiệm thu.

Ghi điều khoản cọc vào hợp đồng thế nào cho rõ?

Hợp đồng nên có một điều khoản riêng về cọc. Điều khoản này cần ghi đủ: số tiền cọc, mục đích cọc, các mốc đổi và huỷ lịch, cách xử lý khi bất khả kháng và cách trừ cọc vào tiền thuê. Viết càng cụ thể thì càng ít tranh cãi.

Danh sách nội dung nên có:

1. Số tiền cọc, hình thức chuyển, thời hạn chuyển.
2. Ghi rõ đây là cọc giữ lịch, có thêm ký cược thiết bị hay không.
3. Cọc được trừ vào tiền thuê vào thời điểm nào.
4. Mốc báo đổi lịch và cách chuyển cọc sang ngày mới.
5. Mốc báo huỷ lịch và tỷ lệ hoàn hoặc giữ cọc theo từng mốc.
6. Trách nhiệm của bên cho thuê nếu chính họ huỷ hoặc không cung cấp đủ thiết bị.
7. Danh sách trường hợp bất khả kháng cụ thể và cách xử lý.
8. Biên bản giao nhận, nghiệm thu, cách xác định hỏng hóc (nếu có ký cược).
9. Thông tin xuất hoá đơn và thời điểm xuất.

Mục 6 hay bị bỏ sót, dù đây là quyền lợi của bên thuê. Nếu màn giao không đủ kích thước, sai độ phân giải hay đến muộn so với cam kết, hợp đồng phải có hướng xử lý rõ ràng. Mẫu điều khoản chi tiết hơn có trong bài hợp đồng thuê màn LED cần ghi những điều khoản gì.

Khoản cọc là một bước trong quy trình thuê màn LED tại Hà Nội, thường đặt sau khi khảo sát, báo giá và trước khi xếp lịch kỹ thuật. Chốt cọc quá sớm khi chưa rõ địa điểm, kích thước màn cũng không tốt. Khi phải đổi cấu hình, hai bên lại phải sửa hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Thuê màn LED có bắt buộc đặt cọc không?

Không có quy định pháp luật bắt buộc. Đặt cọc là thoả thuận giữa hai bên. Thực tế đa số đơn thuê có lắp đặt, nhất là mùa cao điểm, đều cần cọc để giữ thiết bị và kỹ thuật.

Hủy lịch thuê màn LED có mất cọc không?

Mặc định theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, bên đặt cọc huỷ thì mất cọc. Hợp đồng được thoả thuận khác, ví dụ hoàn một phần khi báo sớm hoặc chuyển cọc sang lịch khác. Hãy đọc kỹ điều khoản trước khi ký.

Đổi lịch thuê màn hình LED có phải đặt cọc lại không?

Thường không. Nếu ngày mới còn thiết bị và bạn báo trong thời hạn thoả thuận, khoản cọc được chuyển sang lịch mới. Nên có xác nhận bằng văn bản cho việc chuyển cọc.

Nếu bên cho thuê huỷ lịch thì sao?

Theo luật, bên nhận cọc từ chối thực hiện hợp đồng phải trả lại cọc và một khoản tương đương giá trị cọc, trừ khi có thoả thuận khác. Bạn nên kiểm tra hợp đồng có ghi rõ trách nhiệm này.

Doanh nghiệp có nên đặt cọc bằng tiền mặt?

Không nên. Doanh nghiệp nên chuyển khoản từ tài khoản công ty và lấy hoá đơn điện tử để đủ chứng từ hạch toán, khấu trừ thuế. Cách xuất hoá đơn cho khoản cọc nên để kế toán hai bên thống nhất.

Nguồn tham khảo

• Có được phép đặt cọc bằng vàng, ngoại tệ hay séc không – Tạp chí Luật sư Việt Nam
• Mức phạt cọc tối đa trong hợp đồng đặt cọc – Thư viện Pháp luật
• Các trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng – LuatVietnam
• Hoàn cảnh thay đổi cơ bản và sự kiện bất khả kháng dưới góc nhìn pháp lý – Tạp chí Luật sư Việt Nam
• Dịch Covid-19 có phải là sự kiện bất khả kháng – Tạp chí Luật sư Việt Nam
• Bài nghiên cứu về sự kiện bất khả kháng – Tạp chí Khoa học Pháp lý, Đại học Luật Hà Nội
• Sự kiện bất khả kháng là gì – Luật Minh Khuê

Nếu bạn đang lên kế hoạch sự kiện và cần trao đổi về lịch, điều khoản cọc hay phương án màn LED phù hợp, hãy gọi hotline 1800 3343 hoặc xem thông tin tại thietbiso.com. Đội kỹ thuật THIETBISO.COM làm nghề thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007. Chúng tôi sẽ tư vấn cấu hình và gửi báo giá kèm điều khoản rõ ràng trước khi bạn chốt lịch.

Tác giả: Team content Thietbiso.com