Thuê máy chiếu hội nghị trực tuyến: cần những thiết bị gì và nối thế nào

Thuê máy chiếu hội nghị trực tuyến cần nhiều hơn một máy chiếu. Một buổi họp Zoom hay Teams có người ngồi tại phòng và người ở xa cần bốn nhóm thiết bị: máy chiếu với màn chiếu, camera, hệ micro và loa có khử vọng, cùng một laptop chủ nối mạng dây. Thiếu một nhóm là một trong hai đầu sẽ xem hoặc nghe kém.

Bài này viết cho người đang chuẩn bị một buổi họp kết hợp (hybrid, tức một phần người họp tại phòng, một phần họp từ xa) và cần biết phải thuê gì, nối thế nào, lỗi nào hay gặp. Nếu sự kiện của bạn không có người họp từ xa, phần chọn máy và màn đã có ở bài thuê máy chiếu sự kiện.

Họp trực tuyến tại phòng cần thuê những thiết bị gì?

Tối thiểu bạn cần năm món: máy chiếu, màn chiếu, camera, micro kèm loa và laptop chạy phần mềm họp. Phòng vừa và hội trường cần thêm bàn trộn âm thanh và thường cần màn thứ hai.

Danh sách đội kỹ thuật chúng tôi thường mang đi cho một buổi họp kết hợp cỡ vừa:

• Máy chiếu và màn chiếu (một hoặc hai bộ, tuỳ phòng)
• Camera: loại USB góc rộng cho phòng nhỏ, camera PTZ cho phòng lớn. PTZ là camera quay, nghiêng và zoom được bằng điều khiển.
• Micro không dây hoặc micro cổ ngỗng đặt bàn
• Bàn trộn âm thanh có cổng USB hoặc card âm thanh rời
• Loa phòng
• Laptop chủ để chạy Zoom hoặc Teams, nên có cổng LAN
• Cáp HDMI dự phòng, bộ chia HDMI, ổ cắm, dây mạng dài

Có trường hợp không nên thuê máy chiếu. Ví dụ một phòng họp sáu, bảy người, cửa kính lớn, không kéo được rèm: một chiếc tivi 65 inch kèm loa micro liền khối (speakerphone) sẽ nhìn rõ hơn và lắp nhanh hơn. Khi đó bạn xem thêm trang cho thuê tivi.

Laptop, máy chiếu, camera và loa nối với nhau thế nào?

Laptop chủ là trung tâm. Hình từ laptop đi ra máy chiếu, hình camera và tiếng micro đi vào laptop, còn tiếng người ở xa từ laptop đi ra loa phòng.

Thứ tự nối dây chúng tôi hay làm:

1. Laptop xuất HDMI ra máy chiếu. Nếu dùng hai màn, laptop xuất hai cổng, hoặc dùng bộ chia/bộ mở rộng màn hình.
2. Camera USB cắm thẳng vào laptop. Camera PTZ xuất HDMI hoặc SDI thì cần thêm bộ chuyển (capture) sang USB.
3. Micro vào bàn trộn. Bàn trộn có hai đường ra: một ra loa phòng, một đi USB vào laptop làm "micro" cho Zoom.
4. Âm thanh Zoom từ laptop đi ngược về bàn trộn, rồi ra loa phòng.
5. Trong cài đặt âm thanh của Zoom hoặc Teams, chọn đúng thiết bị: micro là bàn trộn, loa là bàn trộn. Tắt loa trong của laptop.

Bước 3 và 4 là chỗ dễ sai nhất. Đường gửi vào laptop không được chứa lại tiếng của người ở xa, nếu không họ sẽ nghe lại giọng mình. Dân âm thanh gọi đây là "mix-minus": gửi đi mọi thứ trừ chính tiếng đang nhận về.

Cận cảnh máy chiếu Epson EB-1975W đang nối cáp HDMI, màn chiếu phía trước bàn đại biểu.

Ảnh trên là bộ máy Epson EB-1975W đang được nối cáp HDMI, màn 136 inch đặt trước bàn đại biểu. Với màn cỡ này, chúng tôi đi cáp HDMI dài từ bàn kỹ thuật lên máy và luôn có sẵn một sợi dự phòng, vì đầu cáp lỏng là lỗi mất hình hay gặp nhất khi người qua lại vấp dây.

Nên dùng một màn hay hai màn để chiếu người nói và slide?

Phòng dưới khoảng 15 người thì một màn là đủ. Phòng vừa trở lên nên dùng hai màn: một màn hiện khung hình người họp từ xa, một màn hiện slide.

Lý do thực tế: khi chỉ có một màn và có người chia sẻ slide, Zoom thu khung hình người nói thành ô nhỏ ở góc. Người ngồi cuối hội trường gần như không thấy mặt người ở xa đang nói. Zoom có tuỳ chọn dùng hai màn hình trong phần cài đặt, Teams Rooms cũng hỗ trợ hai màn. Tuy vậy, tên và vị trí tuỳ chọn thay đổi theo phiên bản, nên chúng tôi luôn thử trên đúng laptop sẽ dùng.

Một chi tiết ít người để ý là tỉ lệ khung hình. Khung Zoom và Teams là 16:9. Máy chiếu tỉ lệ 4:3 (độ phân giải XGA 1024×768) chiếu khung 16:9 sẽ có dải đen trên và dưới, hình nhỏ đi đáng kể. Máy 16:10 (WXGA 1280×800) chiếu khung 16:9 vừa hơn nhiều. Vì vậy với họp trực tuyến, khi cho thuê chúng tôi ưu tiên máy 16:10 hoặc Full HD, và cài màn chiếu theo tỉ lệ 16:9.

Máy chiếu Epson EB-1965 đang bật đặt trên sàn gạch hoa, dây nguồn cắm phía trước.

Đây là máy Epson EB-1965 trong bộ máy 5000 ansi với màn 120 inch, đang bật thử trên sàn trước khi đưa lên vị trí. EB-1965 là máy 4:3. Loại máy này hợp với slide trình chiếu kiểu cũ, còn khi chiếu khung Zoom thì nên dành nó cho màn slide, đưa máy 16:10 sang màn hiện người nói.

Đặt camera ở đâu khi phía trước đã có máy chiếu và màn chiếu?

Camera nên đặt ngay trên hoặc dưới màn hiện người họp từ xa, gần ngang tầm mắt người ngồi. Theo kinh nghiệm đội kỹ thuật, độ cao đó vào khoảng 1,1 đến 1,3 m tính từ sàn.

Như vậy người trong phòng nhìn màn để xem người ở xa thì cũng gần như đang nhìn vào camera. Đặt camera lệch hẳn sang một bên, người ở xa sẽ thấy cả phòng như đang nhìn đi chỗ khác. Đặt quá cao thì hình chụp từ trên xuống, quá thấp thì hình hất lên.

Với màn chiếu lớn, mép dưới màn thường cao hơn tầm mắt. Chúng tôi hay dựng camera trên chân riêng, đặt giữa hai màn hoặc ngay mép dưới màn chính. Cần tránh để camera đứng trong luồng sáng của máy chiếu, vì bóng camera sẽ in lên màn và ống kính bị loá. Nếu người thuyết trình đứng trước màn, nên gán sẵn một vị trí đặt trước (preset) trên camera PTZ cho bục nói và một vị trí toàn cảnh phòng.

Làm sao tránh vọng tiếng và hú micro khi họp kết hợp?

Hú và vọng là hai lỗi khác nhau. Hú là tiếng rít do âm thanh quay vòng giữa micro và loa trong phòng. Vọng là người ở xa nghe lại giọng mình bị trễ.

Hú xử lý bằng vị trí và mức âm lượng: micro không chĩa vào loa, loa đặt phía trước người nói, không tăng âm lượng micro quá mức cần. Vọng thì phức tạp hơn. Bộ khử vọng (AEC, viết tắt của acoustic echo cancellation) chỉ làm việc tốt khi có duy nhất một nguồn phát làm chuẩn để so. Nếu laptop chủ vẫn bật loa trong trong khi loa phòng cũng phát, AEC bị rối và người ở xa nghe thấy chính mình.

Dòng cuối của bảng là lỗi chúng tôi gặp thường xuyên nhất. Nhiều người trong phòng muốn xem slide trên máy mình nên vào phòng Zoom bằng laptop riêng. Chỉ cần một máy để mở loa là cả buổi bị vọng. Theo chúng tôi, người dẫn chương trình nên nhắc việc này ngay đầu buổi, vì đó là cách rẻ nhất để tránh lỗi.

Kiểm tra đường truyền mạng trước giờ họp thế nào?

Nên kiểm tra tại đúng phòng họp, vào đúng khung giờ họp, ít nhất một ngày trước và một lần nữa trước giờ họp khoảng một tiếng. Ưu tiên mạng dây, có thêm một đường 4G dự phòng.

Về con số: theo trang hướng dẫn của một số trường đại học, họp nhóm chất lượng 1080p trên Zoom cần khoảng 3,0 Mbps chiều gửi và 2,5 Mbps chiều nhận, có nơi ghi cao hơn, khoảng 3,8/3,0 Mbps. Gọi 1-1 chất lượng HD 720p cần khoảng 1,2 Mbps mỗi chiều. Mức này tuỳ phiên bản Zoom, và Zoom tự điều chỉnh theo loại mạng đang dùng. Chia sẻ màn hình hoặc phát video trong buổi họp sẽ tốn thêm. Chúng tôi thường đo được gấp đôi mức yêu cầu ở chiều gửi thì mới yên tâm, vì mạng ở hội trường hay bị chia với cả trăm điện thoại của khách.

Các bước kiểm tra chúng tôi làm:

1. Cắm dây mạng vào laptop chủ, tắt WiFi trên máy đó.
2. Đo tốc độ gửi và nhận, chú ý chiều gửi vì đây là chiều hay thiếu.
3. Mở một cuộc họp thử với một người ở ngoài, bật camera, chia sẻ slide có video, giữ ít nhất 10 phút.
4. Nhờ người ở ngoài nhận xét tiếng và hình, không chỉ dựa vào màn hình phía mình.
5. Chuẩn bị điện thoại 4G phát mạng, đăng nhập sẵn tài khoản trên laptop phụ để chuyển ngay nếu mạng chính rớt.

Laptop chủ nên cắm sạc suốt buổi và tắt chế độ tiết kiệm pin. Chế độ này có thể hạ hiệu năng, làm hình camera giật dù mạng vẫn ổn.

Bảng thiết bị theo quy mô phòng họp

Quy mô phòng quyết định số màn, loại camera và có cần người trực kỹ thuật hay không. Bảng dưới là cấu hình đội kỹ thuật thường đề xuất, chỉ để tham khảo, cấu hình cuối cùng tuỳ phòng thực tế.

Về độ sáng, theo kinh nghiệm của chúng tôi, phòng họp có đèn và màn 80 đến 100 inch nên dùng máy từ khoảng 3.500 lumen trở lên. Màn càng lớn thì ánh sáng càng bị dàn mỏng, cần máy sáng hơn. Cách chọn chi tiết theo diện tích và độ sáng phòng đã có trong bài máy chiếu sự kiện.

Máy chiếu Epson EB-1965 thu hồi đặt trên vali, có bút trình chiếu và cuộn dây cáp vàng đen trên thân máy.

Ảnh trên là bộ máy Epson EB-1965 dùng với màn 100 inch lúc thu hồi sau buổi lắp, bút trình chiếu và cuộn cáp được để gọn trên thân máy. Chúng tôi đếm lại phụ kiện ngay tại chỗ. Bút trình chiếu và cáp là hai thứ dễ bị bỏ quên ở phòng họp nhất.

Câu hỏi thường gặp

Có thể chỉ thuê máy chiếu, còn camera và micro tự lo không?

Được. Khi đó bạn cần chắc chắn camera và micro của mình chạy được với laptop chủ, và đã thử khử vọng trong đúng căn phòng đó. Nếu chưa từng thử, nên thuê kèm hệ âm thanh hoặc ít nhất có người kỹ thuật kiểm tra trước.

Dùng máy chiếu có WiFi để chiếu không dây khi họp Zoom được không?

Có thể dùng, nhưng chúng tôi không khuyên dùng cho họp trực tuyến. Chiếu không dây có độ trễ và chiếm thêm băng thông WiFi, trong khi Zoom cũng cần mạng ổn định. Cáp HDMI vẫn chắc ăn hơn.

Họp hybrid có cần người trực kỹ thuật suốt buổi không?

Phòng nhỏ thì thường không. Phòng vừa và hội trường thì nên có, vì phải chỉnh âm lượng micro, chuyển góc camera và xử lý ngay khi mạng hoặc âm thanh gặp sự cố. Xem thêm ở trang dịch vụ đi kèm.

Nên lắp thiết bị trước giờ họp bao lâu?

Phòng nhỏ nên lắp trước khoảng một tiếng. Hội trường có hai màn, camera PTZ và bàn trộn nên lắp từ chiều hôm trước, hoặc sáng sớm hôm họp nếu không thể vào phòng sớm hơn, để còn họp thử với người ở xa.

Giá thuê trọn bộ thiết bị họp trực tuyến là bao nhiêu?

Giá tuỳ số màn, loại camera, hệ âm thanh và có người trực hay không. Bạn xem bảng giá tại trang cho thuê máy chiếu Hà Nội hoặc gửi sơ đồ phòng để chúng tôi báo giá theo cấu hình.

Nguồn tham khảo

• Zoom System requirements (Saint Joseph's University)
• Zoom System Requirements (Caltech IMSS)
• System Requirements (UWI)
• Zoom Video SDK: System requirements
• How to Prevent Echo in Video Conferencing (Yealink)
• Eliminating echo and feedback during meetings (Sococo)
• Zoom AV guide: echo (AISC)

Nếu bạn đang chuẩn bị một buổi họp Zoom hoặc Teams có người ngồi tại phòng, hãy gửi cho chúng tôi số người, kích thước phòng và nền tảng họp sẽ dùng. Đội kỹ thuật THIETBISO.COM sẽ đề xuất cấu hình máy chiếu, màn, camera và âm thanh phù hợp. Gọi hotline 1800 3343 hoặc xem thêm tại thietbiso.com. Văn phòng của chúng tôi ở số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, thành phố Hà Nội.

Tác giả: Team content Thietbiso.com

🔗 Xem thêm tại THIETBISO.COM