Hợp đồng thuê màn LED cần ghi những điều khoản gì để tránh tranh chấp

Hợp đồng thuê màn LED nên ghi rõ sáu nhóm điều khoản: thông số thiết bị (loại P, kích thước, số cabinet), mốc thời gian dựng, diễn và tháo dỡ, trách nhiệm trực kỹ thuật, cách phân định hư hỏng và bồi thường, xử lý thời tiết hay bất khả kháng, và biên bản bàn giao. Thiếu một trong số đó thì khi có sự cố, hai bên dễ tranh cãi.

Bài này là một phần trong loạt hướng dẫn quy trình thuê màn hình LED Hà Nội. Nội dung đi theo đúng thứ tự mà đội kỹ thuật THIETBISO.COM thường rà khi soạn hoặc đọc hợp đồng với khách. Phần pháp lý chỉ nêu khung chung. Hợp đồng giá trị lớn thì bạn nên nhờ luật sư xem lại.

Hợp đồng thuê màn LED thuộc loại hợp đồng nào?

Về bản chất, đây là hợp đồng thuê tài sản theo Bộ luật Dân sự 2015, thường kèm thêm phần dịch vụ lắp dựng và vận hành. Theo quy định về hợp đồng thuê tài sản, bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn, còn bên thuê trả tiền thuê.

Màn LED sự kiện khác ở chỗ khách gần như không bao giờ tự vận hành. Bên cho thuê chở màn đến, dựng khung, ghép module, đi dây, cài bộ xử lý, trực trong giờ diễn rồi tháo về. Hợp đồng vì vậy có hai phần lồng vào nhau: phần thuê thiết bị và phần dịch vụ kỹ thuật. Tên hợp đồng ghi là "hợp đồng thuê" hay "hợp đồng dịch vụ" không quan trọng bằng việc các điều khoản bên trong có tách được hai phần này hay không.

Có hai điểm trong luật mà bạn nên nắm, vì chúng ảnh hưởng thẳng tới chuyện bồi thường:

• Bên thuê có nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê. Làm mất hoặc làm hư hỏng thì phải bồi thường, nhưng không chịu trách nhiệm với hao mòn tự nhiên do sử dụng (các bài tư vấn pháp luật dẫn Điều 479 BLDS 2015).
• Bên cho thuê có nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng của tài sản thuê. Với màn LED, điều đó có nghĩa là màn phải chạy đúng thông số đã cam kết trong suốt thời gian thuê.

Chúng tôi không trích nguyên văn điều luật ở đây. Nếu cần căn cứ chính xác để đưa vào hợp đồng, bạn nên tra văn bản gốc trên cổng văn bản pháp luật hoặc hỏi luật sư.

Phụ lục thiết bị cần ghi những thông số gì?

Phụ lục thiết bị phải đủ chi tiết để một người thứ ba đọc vào cũng biết màn được giao có đúng như cam kết hay không. Câu "cho thuê màn LED 20m²" chưa đủ.

Pixel pitch (ký hiệu P) là khoảng cách tâm giữa hai điểm ảnh, tính bằng milimét. P càng nhỏ thì điểm ảnh càng dày, xem gần càng mịn. Màn ngoài trời thường dùng P lớn hơn màn trong nhà vì khán giả đứng xa hơn. Nếu hợp đồng chỉ ghi diện tích mà không ghi P, bên thuê không có căn cứ để phản đối khi màn được giao là loại thô hơn loại đã xem lúc báo giá.

Tần số quét (refresh rate) là số lần màn làm mới hình trong một giây. Với chương trình có máy quay, tần số thấp dễ làm hình trên camera bị sọc. Nếu sự kiện của bạn có livestream thì nên ghi con số này vào hợp đồng.

Màn hình LED lớn trong phòng họp đang hiển thị slide hướng dẫn, phía trước là bàn gỗ và micro hội nghị.

Ảnh trên là một màn LED đặt trong phòng họp, đang hiển thị slide, phía trước là bàn và micro hội nghị. Với phòng họp kiểu này, khách xem ở khoảng cách gần nên P là thông số đầu tiên chúng tôi ghi vào phụ lục. Bên cạnh đó cần ghi rõ ai cấp laptop trình chiếu và nội dung xuất ở độ phân giải nào để khớp với tỉ lệ màn.

Một lưu ý nhỏ nhưng hay bị bỏ qua: hãy ghi kèm độ phân giải nội dung mà bên cho thuê khuyến nghị (ví dụ số điểm ảnh theo chiều ngang x chiều dọc của toàn màn). Video do bên thiết kế làm sai tỉ lệ sẽ bị viền đen hoặc méo hình. Trường hợp đó không phải lỗi thiết bị, nhưng lại hay bị đổ cho màn.

Mốc thời gian dựng, chạy thử, diễn và tháo dỡ ghi thế nào?

Hợp đồng nên ghi bốn mốc riêng biệt, mỗi mốc có ngày và giờ cụ thể, thay vì chỉ ghi "thời gian thuê: 1 ngày".

1. Giờ bắt đầu vận chuyển và dựng tại địa điểm.
2. Giờ hoàn tất dựng và chạy thử (đây cũng là giờ nghiệm thu).
3. Khung giờ diễn chính thức.
4. Giờ bắt đầu tháo dỡ và giờ phải trả mặt bằng.

Lý do cần tách mốc: thời gian dựng phụ thuộc vào địa điểm nhiều hơn khách nghĩ. Hội trường có thang hàng, xe vào tận cửa thì dựng nhanh. Tầng cao mà chỉ có thang máy khách thì phải chia nhỏ hàng, chậm hơn nhiều. Khách sạn hay trung tâm hội nghị thường chỉ cho dựng trong khung giờ nhất định, có nơi chỉ cho vào ban đêm. Nếu hợp đồng không ghi ai chịu trách nhiệm xin giờ vào địa điểm, đến lúc bị chặn ở cổng sẽ không biết lỗi thuộc về ai.

Theo chúng tôi, nên có thêm một dòng về bảo quản thiết bị qua đêm khi màn được dựng từ hôm trước. Lúc đó thiết bị đã bàn giao nhưng chưa diễn, nằm trong địa điểm do bên thuê quản lý. Nếu mất hoặc hư trong đêm, hai bên cần biết ai chịu. Cách làm phổ biến là bên thuê bố trí bảo vệ hoặc khoá phòng, còn bên cho thuê cử người ở lại nếu khách yêu cầu và có tính phí.

Bao lâu thì nên chốt các mốc này, bạn có thể xem thêm bài thuê màn LED cần đặt trước bao lâu.

Ai trực kỹ thuật và xử lý sự cố trong giờ diễn?

Bên cho thuê nên cam kết cử kỹ thuật viên trực tại chỗ suốt khung giờ diễn, và hợp đồng nên ghi rõ thời gian phản hồi khi có sự cố. Điều khoản này gắn với nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng của bên cho thuê.

Sự cố màn LED trong sự kiện thường rơi vào vài nhóm quen thuộc: một module tắt hoặc lệch màu, một hàng cabinet mất tín hiệu do lỏng dây nối, toàn màn mất hình do nguồn phát (laptop, bộ chuyển mạch) chứ không phải do màn, hoặc nhảy aptomat do điện địa điểm yếu. Mỗi nhóm có người chịu trách nhiệm khác nhau, nên hợp đồng cần tách ra.

Chúng tôi thường đề xuất ghi như sau:

• Bên cho thuê mang theo module và card dự phòng, thay nóng trong giờ diễn nếu có thể.
• Lỗi thuộc thiết bị của bên cho thuê thì bên cho thuê xử lý, không tính thêm phí.
• Lỗi do nguồn phát hoặc nội dung của bên thuê thì kỹ thuật viên hỗ trợ trong khả năng, nhưng không chịu trách nhiệm về kết quả.
• Lỗi do điện địa điểm thì ghi rõ bên nào kéo điện và bên nào chịu khi mất điện.

Mặt sau các module LED xếp trên sàn sân khấu, thấy cáp nguồn và hộp nguồn, phía sau là màn LED đã dựng.

Ảnh này chụp mặt sau các module LED đặt trên sàn sân khấu, thấy rõ cáp nguồn và hộp nguồn, phía sau là phần màn đã dựng. Mỗi mối nối ở đây là một điểm có thể lỏng khi vận chuyển hoặc khi có người đi qua. Vì vậy chúng tôi luôn khuyên khách khoanh vùng sau màn, không cho người ngoài đi lại, và việc này nên được ghi thành nghĩa vụ của bên thuê trong hợp đồng.

Một điểm nữa là quyền dừng màn. Nếu kỹ thuật viên phát hiện nguy cơ chập điện hoặc mất an toàn, họ cần được quyền tắt màn mà không bị coi là vi phạm hợp đồng. Nên ghi điều này thành chữ.

Hư hỏng màn LED thuê thì ai bồi thường?

Bên thuê bồi thường khi hư hỏng do lỗi của mình (va đập, đổ nước, tự ý cắm nguồn sai). Bên cho thuê chịu phần hao mòn tự nhiên, ví dụ điểm LED tự chết hay module lỗi khi đang chạy bình thường. Đây là nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự. Hợp đồng nên cụ thể hoá bằng tình huống.

Điểm khó là màn LED hư theo những cách rất khó phân biệt nếu không có biên bản lúc nhận. Một module vỡ góc có thể do bị va trong sự kiện, cũng có thể đã nứt từ trước. Bảng dưới là cách chúng tôi thường gợi ý phân định. Đây chỉ là gợi ý, kết quả cụ thể tuỳ thoả thuận của hai bên.

Theo chúng tôi, cách làm sòng phẳng nhất là ghi sẵn đơn giá bồi thường cho từng loại linh kiện (module, cabinet, card nhận, bộ nguồn, cáp) trong phụ lục. Khi có hư hỏng, hai bên chỉ cần đếm và đối chiếu, không phải thương lượng giá giữa lúc đang căng thẳng.

Cũng nên phân biệt phạt vi phạm với bồi thường thiệt hại. Phạt vi phạm là khoản tiền phạt khi một bên không làm đúng cam kết (ví dụ giao màn trễ). Bồi thường là trả cho thiệt hại thực tế. Với hợp đồng thương mại giữa các doanh nghiệp, Luật Thương mại 2005 đặt trần mức phạt vi phạm ở 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Còn bồi thường thì không bị giới hạn bởi trần này, nhưng bên bị thiệt phải chứng minh được thiệt hại. Tại thời điểm viết bài đang có dự thảo sửa đổi quy định này, nên bạn cần kiểm tra lại quy định đang có hiệu lực khi ký.

Màn ngoài trời gặp mưa gió thì có tính là bất khả kháng không?

Thường là không, nếu đó là mưa nhỏ hoặc gió vừa. Bất khả kháng theo Bộ luật Dân sự là sự kiện khách quan, không lường trước được và không khắc phục được. Mưa vào mùa mưa ở Hà Nội thì lường trước được. Vì vậy hợp đồng màn ngoài trời nên có điều khoản thời tiết riêng, không nên dựa hoàn toàn vào câu "bất khả kháng".

Về kỹ thuật, IP65 theo tiêu chuẩn IEC 60529 nghĩa là kín bụi và chịu được tia nước áp lực thấp từ mọi hướng. Nó không có nghĩa là ngâm nước được. Màn đạt IP65 vẫn có thể hỏng nếu nước đọng dưới chân màn hoặc ngấm vào hộp nguồn, dây tín hiệu đặt dưới đất. Do đó hợp đồng nên ghi bên nào lo mái che cho bộ xử lý, kê cao hộp nguồn và thoát nước mặt bằng.

Màn LED lớn chiếu hình chim vàng trên cành, dựng trên khung truss, loa và quạt bên phải.

Ảnh trên là một màn LED dựng trên khung truss, bên phải có loa và quạt. Với màn dựng kiểu này, đặc biệt khi đặt ngoài trời, tải gió lên mặt màn rất lớn vì mặt màn kín như một tấm buồm. Áp lực gió tăng theo bình phương tốc độ gió, nên gió mạnh lên một chút là tải tăng nhiều.

Những điều chúng tôi khuyên ghi vào hợp đồng màn ngoài trời:

• Ngưỡng gió phải hạ màn hoặc dừng sử dụng, do bên cho thuê đề xuất theo kết cấu khung thực tế.
• Kỹ thuật viên của bên cho thuê có quyền quyết định hạ màn vì an toàn, và việc hạ màn theo ngưỡng đã thoả thuận không bị tính là vi phạm.
• Phương án dự phòng khi mưa: có mái che hay không, bên nào làm, dời giờ thì chi phí phát sinh tính thế nào.
• Định nghĩa bất khả kháng cụ thể (ví dụ bão có cảnh báo chính thức, lệnh cấm tụ tập của cơ quan chức năng), thời hạn báo bằng văn bản cho bên kia, và cách xử lý tiền đã đặt cọc.

Vị trí đặt màn, hướng gió, nền đất có chịu được chân đế hay không là những thứ cần xem tận nơi. Nội dung buổi khảo sát được nói kỹ trong bài khảo sát địa điểm trước khi thuê màn LED.

Biên bản bàn giao và nghiệm thu cần những gì?

Cần hai biên bản: một lúc bàn giao sau khi chạy thử, một lúc nhận lại sau khi tháo dỡ. Cả hai nên có ảnh chụp và chữ ký của người có thẩm quyền ở hai bên. Đây là căn cứ duy nhất để phân định hư hỏng ở mục trên.

Không có tiêu chuẩn công khai nào quy định màn LED cho thuê được phép có bao nhiêu điểm chết. Vì vậy tiêu chí nghiệm thu nên do hai bên tự thoả thuận và ghi trước vào hợp đồng. Các tiêu chí thường dùng: không có module tắt hẳn, không có vùng lệch màu nhìn thấy được từ vị trí khán giả, toàn màn hiển thị đúng nội dung chạy thử, âm thanh và hình khớp nhau nếu có video.

Biên bản lúc bàn giao nên có:

• Danh sách thiết bị thực giao, đối chiếu với phụ lục.
• Ảnh toàn màn khi chạy màn hình trắng, đỏ, xanh lá, xanh dương (dễ phát hiện điểm chết và lệch màu).
• Ảnh các góc, cạnh cabinet có vết trầy sẵn.
• Ghi nhận tình trạng nguồn điện địa điểm.
• Giờ nghiệm thu, người ký.

Biên bản lúc nhận lại thì đối chiếu số lượng, chụp lại các vị trí có vấn đề và ghi rõ hư hỏng mới (nếu có). Nếu chưa xác định được nguyên nhân ngay, nên ghi "hai bên cùng kiểm tra lại tại kho trong thời hạn…" thay vì ký cho xong.

Danh sách điểm kiểm tra chi tiết trước giờ diễn có trong bài checklist nghiệm thu màn LED trước sự kiện.

Khung điều khoản mẫu cho hợp đồng thuê màn LED

Dưới đây là khung mà bạn có thể dùng để đối chiếu với hợp đồng nhận được, hoặc làm dàn ý khi tự soạn. Đây không phải mẫu pháp lý hoàn chỉnh.

1. Thông tin hai bên, người đại diện, người liên hệ tại hiện trường.
2. Đối tượng hợp đồng: thuê màn LED kèm dịch vụ lắp dựng, vận hành (chi tiết ở phụ lục thiết bị).
3. Địa điểm, các mốc thời gian dựng, chạy thử, diễn, tháo dỡ.
4. Giá trị hợp đồng, tiến độ thanh toán, đặt cọc, hoá đơn.
5. Quyền và nghĩa vụ bên cho thuê: giao đúng thông số, trực kỹ thuật, xử lý sự cố, an toàn lắp dựng.
6. Quyền và nghĩa vụ bên thuê: xin giờ vào địa điểm, cấp điện (nếu thoả thuận), bảo quản qua đêm, khoanh vùng sau màn, cung cấp nội dung đúng định dạng.
7. Hư hỏng, mất mát, bồi thường, kèm bảng đơn giá linh kiện.
8. Phạt vi phạm (giao trễ, huỷ sát ngày).
9. Thời tiết, bất khả kháng, quyền hạ màn vì an toàn.
10. Nghiệm thu, bàn giao, mẫu biên bản đính kèm.
11. Giải quyết tranh chấp.

Riêng điều khoản huỷ hợp đồng, bạn nên đọc kỹ mốc thời gian huỷ và mức hoàn cọc tương ứng, vì màn LED thường được giữ lịch riêng cho từng sự kiện. Mức cụ thể tuỳ từng bên cho thuê. Đơn giá thuê và các khoản phát sinh, bạn có thể xem bảng giá tại trang thuê màn LED Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Có mẫu hợp đồng thuê màn hình LED dùng chung được không?

Có thể dùng một khung chung, nhưng phụ lục thiết bị, mốc thời gian và điều khoản thời tiết phải viết riêng cho từng sự kiện. Một mẫu dùng cho cả phòng họp trong nhà lẫn sân khấu ngoài trời sẽ thiếu nhiều điều khoản quan trọng.

Điểm LED chết trong lúc diễn có bị tính là hư hỏng do bên thuê không?

Thường là không. Điểm chết khi màn chạy bình thường được xếp vào hao mòn tự nhiên, bên cho thuê chịu. Chỉ khi có va đập, nước hoặc tác động từ bên ngoài thì mới xét đến trách nhiệm của bên thuê.

Mưa to làm hỏng màn ngoài trời thì ai chịu?

Tuỳ hợp đồng. Mưa thường không được coi là bất khả kháng vì lường trước được. Nếu hợp đồng đã ghi phương án che chắn và bên nào thực hiện, trách nhiệm sẽ thuộc về bên không làm đúng phương án đó.

Mức phạt vi phạm hợp đồng thuê màn LED tối đa là bao nhiêu?

Với hợp đồng thương mại, Luật Thương mại 2005 giới hạn mức phạt vi phạm ở 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Bồi thường thiệt hại tính riêng. Quy định này đang được đề xuất sửa đổi, nên bạn cần kiểm tra lại khi ký.

Có cần biên bản bàn giao nếu hai bên đã quen nhau?

Vẫn nên có. Biên bản kèm ảnh là bằng chứng duy nhất để phân định hư hỏng mới với hư hỏng có sẵn. Nó bảo vệ cả bên thuê lẫn bên cho thuê.

Cần xem lại hợp đồng trước khi ký?

Nếu bạn đang chuẩn bị sự kiện và muốn đội kỹ thuật rà phụ lục thiết bị, mốc thời gian hoặc phương án ngoài trời trước khi ký, hãy gọi hotline 1800 3343 hoặc xem thông tin tại thietbiso.com. THIETBISO.COM làm cho thuê và lắp đặt thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007. Toàn bộ các bước từ khảo sát đến tháo dỡ được trình bày trong bài quy trình thuê màn hình LED Hà Nội.

Nguồn tham khảo

• Quy định về hợp đồng thuê tài sản theo Bộ luật Dân sự – Luật Minh Khuê
• Làm hư hỏng tài sản thuê sẽ phải bồi thường như thế nào – Luật Minh Khuê
• Nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê – Luật Hoàng Anh
• Mẫu hợp đồng cho thuê và nghĩa vụ các bên – Thư viện Pháp luật
• Pixel Perspectives: A Guide to LED Pixel Pitch – 4Wall

Tác giả: Team content Thietbiso.com