Thuê màn LED cần đặt trước bao lâu? Mốc thời gian cho từng loại sự kiện

Thuê màn LED ở Hà Nội nên đặt trước khoảng 3–7 ngày nếu chỉ cần một màn nhỏ trong nhà, 2–3 tuần với sân khấu hội nghị hoặc màn ghép lớn, và 4–6 tuần nếu sự kiện rơi vào mùa cao điểm cuối năm hoặc cần khung treo phức tạp. Sự kiện gấp vẫn có thể làm nếu kho còn tấm và mặt bằng đơn giản.

Các mốc trên là khuyến nghị của đội kỹ thuật THIETBISO.COM, rút ra từ cách chúng tôi lên lịch kho và lịch lắp dựng. Đây không phải quy định cứng. Phần dưới giải thích vì sao có các mốc đó, mỗi mốc cần chốt việc gì, và nếu bạn chỉ còn 24 giờ thì còn làm được gì. Nếu bạn cần xem toàn bộ các bước từ báo giá đến tháo dỡ, hãy đọc thêm bài quy trình thuê màn hình LED Hà Nội.

Thuê màn LED cần đặt trước bao lâu với từng loại sự kiện?

Màn càng to, càng treo cao, càng nhiều nội dung riêng thì càng phải đặt sớm. Một màn vài mét vuông đặt trên chân trong phòng họp khác hẳn một vách LED treo tời trên sân khấu hội trường.

Để so sánh, một đơn vị cho thuê ở Mỹ khuyên đặt trước 4–8 tuần với vách LED lớn hoặc dựng phức tạp. Với cấu hình nhỏ, họ cho rằng báo trước 2–3 tuần thường là đủ (theo Citiview AV). Ở Hà Nội, quãng đường vận chuyển ngắn và lắp dựng gọn hơn nên các mốc có thể ngắn hơn. Tuy vậy, nguyên tắc vẫn giống nhau.

Bảng trên là mốc tham khảo của đội kỹ thuật. Mốc thật còn tuỳ lịch kho ở thời điểm bạn gọi và tuỳ mặt bằng.

Vì sao màn LED phải đặt sớm hơn thuê tivi hay máy chiếu?

Màn LED cho thuê không phải một thiết bị nguyên chiếc. Đó là nhiều tấm cabinet ghép lại, đi kèm khung, nguồn điện, bộ xử lý tín hiệu và nhân sự lắp. Mỗi phần đều phải giữ lịch.

Tivi hay máy chiếu thì chỉ cần lấy ra khỏi kho, cắm điện là chạy. Màn LED thì khác. Một vách 4 × 3 m cần đủ số tấm cùng loại pixel pitch (khoảng cách giữa hai điểm ảnh, tính bằng mm, ví dụ P2.97 là 2,97 mm). Các tấm đó nên cùng lô để màu và độ sáng đồng đều. Nếu cuối tuần đó kho đã xuất phần lớn tấm P2.97 cho sự kiện khác, chúng tôi phải đổi sang pitch khác. Khi đó khoảng cách xem, độ phân giải và cả file nội dung của bạn đều phải tính lại.

Cách dựng cũng ảnh hưởng đến thời gian. Tấm LED loại cho thuê được thiết kế để treo lên khung truss, xếp chồng dưới sàn hoặc ghép nhiều hình dạng. Màn gắn trên xe dựng nhanh hơn nhiều. Ngược lại, nếu dùng cabinet loại lắp cố định cho một sự kiện ngắn ngày thì mất nhiều công lắp hơn (theo Live Design).

Phần bị nhiều người bỏ quên là điện. Một màn lớn cần đường điện riêng, aptomat riêng, có khi cần cả máy phát. Nhu cầu này khác nhau theo kích thước màn và mức độ sáng của nội dung. Vì vậy chúng tôi luôn muốn biết sớm phía địa điểm cấp được bao nhiêu điện, đi dây từ đâu, để kịp xin phép quản lý toà nhà hoặc thuê thêm máy phát.

Từ lúc đặt lịch đến ngày sự kiện cần chốt những mốc nào?

Có 5 mốc: giữ lịch, khảo sát, chốt kích thước và file, chốt thiết bị đi kèm, rồi lắp dựng và tổng duyệt. Bỏ qua mốc nào thì thường phải trả giá ở ngày chạy chương trình.

Mốc 1: giữ lịch ngay khi có ngày và địa điểm

Bạn không cần chờ có kịch bản chi tiết mới gọi. Chỉ cần có ngày, địa điểm và kích thước màn ước lượng là đã giữ lịch được. Một blog về thuê thiết bị sự kiện cũng khuyên đặt ngay khi đã chốt ngày và địa điểm, và nên chốt màn LED sau khi địa điểm đã xác nhận mặt bằng và nguồn điện (Backyard Movie Theater).

Khi gọi đặt lịch, bạn nên chuẩn bị sẵn các thông tin sau:

Danh sách này gần giống bộ câu hỏi mà các đơn vị cho thuê vách LED ở nước ngoài cũng dùng: kích thước sân khấu, trong nhà hay ngoài trời, khoảng cách xem, thời gian được phép dựng (My One of a Kind Event).

Mốc 2: khảo sát mặt bằng

Khảo sát xác định màn có dựng được hay không và dựng bằng cách nào. Với phòng họp quen thuộc, ảnh và video quay quanh phòng là đủ. Với hội trường lạ, sân khấu ngoài trời hay gian hàng triển lãm, chúng tôi muốn đến tận nơi.

Khi khảo sát, đội kỹ thuật thường xem: màn treo bằng tời xích hay đặt trên bục, nền có phẳng và chắc không, thùng thiết bị đi lối nào vào, và đặt tủ điều khiển ở đâu so với màn. Đây cũng là các điểm mà Live Design liệt kê khi bàn về hậu cần thuê LED.

Gian hàng triển lãm là trường hợp phải đặt sớm nhất trong nhóm sự kiện trong nhà. Lý do là bạn không chủ động được giờ.

Màn LED hiển thị cờ Việt Nam trên tường gian hàng, giàn giáo phía trước, laptop trên bàn; có logo.

Ảnh trên là một màn LED Indoor P2.97 gắn vào tường gian hàng, giàn giáo vẫn còn dựng phía trước. Màn phải chờ khung gian hàng dựng xong mới treo được, và cả hai việc đều nằm trong khung giờ thi công do ban tổ chức hội chợ quy định.

Gian hàng triển lãm có màn LED trong nhà hiển thị cờ Việt Nam, giàn giáo đang thi công; có logo.

Nhìn từ xa, gian hàng vẫn đang thi công dở khi màn đã lên hình để kiểm tra. Với kiểu công trình này, chúng tôi cần bản vẽ gian hàng và lịch vào thi công từ sớm. Có bản vẽ thì kích thước màn mới khớp với ô chừa sẵn trên vách.

Mốc 3: chốt kích thước màn và gửi bản đồ điểm ảnh cho bên thiết kế

Kích thước màn phải chốt trước, file nội dung làm sau. Làm ngược lại thì rất dễ phải dựng lại file.

Vách LED thường có tỷ lệ khung hình không chuẩn, không phải lúc nào cũng là 16:9. Nội dung nên dựng theo bản đồ điểm ảnh (pixel map, tức sơ đồ ghi rõ màn có bao nhiêu điểm ảnh ngang, dọc) của đơn vị cho thuê. File nên khớp đúng số điểm ảnh gốc của màn. File nhỏ hơn thì màn phải phóng to, hình sẽ mềm hoặc vỡ hạt (theo Interactive & Immersive HQ).

Một ví dụ: màn ghép theo tỷ lệ 2:1 mà bên thiết kế dựng slide 16:9 như máy chiếu. Lên màn, slide sẽ có hai dải đen hai bên hoặc bị kéo méo. Lỗi này hay gặp, và thường chỉ phát hiện ra lúc tổng duyệt.

Khi màn có nhiều vùng (màn giữa và hai màn phụ chẳng hạn), kỹ thuật viên nên được nhận trước các thông tin: sơ đồ điểm ảnh dạng PDF, độ phân giải tổng, vị trí và kích thước từng vùng cắt (diễn đàn Resolume). Với video, nên hỏi trước định dạng và codec mà máy phát của bên cho thuê chạy ổn. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn về định dạng video cho màn LED.

Hạn nộp file là bao lâu thì tuỳ từng đơn vị. Theo chúng tôi, nên gửi bản gần hoàn chỉnh trước ít nhất 2 ngày. Như vậy đội kỹ thuật có thời gian chạy thử trên đúng cấu hình, và bên bạn còn kịp sửa nếu chữ quá nhỏ hay màu nền quá chói.

Mốc 4: chốt thiết bị đi kèm cùng một lúc

Âm thanh, ánh sáng và bộ đàm nên đặt cùng lúc với màn. Màn lên hình mà loa chưa đến thì buổi tổng duyệt chỉ làm được một nửa.

Màn LED lớn đặt trên đế đen trước sảnh showroom, hai bên là cột loa và loa monitor đặt nghiêng trên sàn.

Đây là một cấu hình màn LED lớn đặt trên đế trước sảnh, hai bên có cột loa, loa monitor đặt nghiêng trên sàn. Màn và loa dùng chung nguồn điện, chung khung giờ dựng và chung một buổi chạy thử. Vì vậy chúng tôi luôn khuyên chốt cả gói một lần, kể cả khi âm thanh do một bên khác lo.

Nếu cần thêm loa, bộ đàm cho ban tổ chức hay kỹ thuật viên trực, bạn có thể xem các dịch vụ đi kèm và cho thuê bộ đàm.

Mốc 5: lắp dựng và tổng duyệt

Tổng duyệt là lúc chạy toàn bộ nội dung trên màn thật, với đúng laptop và đúng dây sẽ dùng trong chương trình. Đừng chạy bằng máy của kỹ thuật viên thay cho máy của bạn.

Màn có độ phân giải lớn cũng cần thêm thời gian cấu hình bộ xử lý. Mỗi bộ phát tín hiệu chỉ tải được một số điểm ảnh nhất định, tuỳ model. Màn vượt mức đó thì phải ghép thêm bộ hoặc chia vùng. Khâu này cộng với việc cân màu giữa các tấm là lý do chúng tôi không nhận lắp màn sân khấu lớn chỉ 1 giờ trước giờ khai mạc.

Thông thường, chúng tôi xếp tổng duyệt như sau:

1. Lên hình màn trắng, màn xám để soi tấm lệch màu, điểm chết.
2. Cắm laptop của ban tổ chức, kiểm tra độ phân giải xuất ra và chế độ trình chiếu (mirror hay extend).
3. Chạy lần lượt từng slide, từng video, nghe tiếng qua hệ thống loa.
4. Thử chuyển nguồn giữa các máy (laptop MC, laptop trình chiếu, máy quay).
5. Chỉnh độ sáng theo ánh đèn thực tế của buổi diễn, không chỉnh theo đèn làm việc.

Mùa cao điểm cuối năm cần đặt sớm hơn bao nhiêu?

Theo kinh nghiệm của đội kỹ thuật, từ khoảng tháng 10 đến trước Tết Âm lịch nên đặt sớm hơn mức bình thường 1–2 tuần. Với sân khấu lớn ngoài trời, nên giữ lịch từ 4–6 tuần trước.

Cuối năm dồn nhiều loại sự kiện vào cùng một quãng: hội nghị tổng kết, tất niên doanh nghiệp, tiệc cưới mùa thu đông, chương trình đón năm mới. Các sự kiện này lại hay rơi vào tối thứ Sáu và thứ Bảy. Lúc đó cái thiếu thường không phải tấm LED. Thứ thiếu nhiều hơn là xe, nhân sự lắp và các khung giờ dựng không trùng nhau.

Ở nhiều nơi khác, dịp lễ cuối năm cũng bị giới hạn. Ví dụ hướng dẫn cho thuê màn LED của thành phố Kirkland (Mỹ) chỉ nhận đặt trong khoảng từ 6 tháng đến 60 ngày trước sự kiện. Màn cũng không phục vụ vào một số ngày lễ, trong đó có Giáng sinh và đêm giao thừa dương lịch (Kirkland, PDF). Hà Nội không có quy định kiểu đó với đơn vị tư nhân, nhưng chuyện kín lịch thì có.

Một mẹo nhỏ: nếu sự kiện linh hoạt được về ngày, hãy hỏi chúng tôi các tối giữa tuần. Lịch giữa tuần thường dễ thở hơn hẳn cuối tuần.

Sự kiện gấp trong 24 giờ thì còn làm được gì?

Vẫn làm được, nếu kho còn tấm phù hợp và mặt bằng đơn giản: trong nhà, đặt màn trên chân hoặc bục, có điện sẵn, nội dung là slide hoặc video có sẵn. Những việc cần khảo sát kỹ thì rất khó làm trong 24 giờ.

Trong tình huống gấp, các việc vẫn khả thi gồm: màn cỡ nhỏ và vừa đặt trên chân, màn làm phông sân khấu không treo, hoặc chạy nội dung trực tiếp từ laptop của bạn.

Các việc nên tránh khi chỉ còn 24 giờ:

• Treo màn lên cao bằng tời ở nơi chưa từng khảo sát, vì chưa kiểm tra được kết cấu chịu tải.
• Màn ngoài trời cỡ lớn cần khung truss và máy phát điện.
• Nội dung nhiều vùng cần dựng lại theo bản đồ điểm ảnh.
• Gian hàng triển lãm đã hết khung giờ thi công.

Khi gọi gấp, bạn nên gửi ngay ảnh hoặc video mặt bằng, ảnh ổ điện gần nhất, kích thước muốn có và giờ được vào dựng. Có đủ những thứ đó, chúng tôi trả lời được nhanh là làm được hay không, thay vì hẹn "để kiểm tra".

Khi nào không cần thuê màn LED, hoặc có cách đơn giản hơn?

Phòng họp nhỏ, khách ngồi gần, chỉ trình chiếu slide thì một hoặc hai tivi cỡ lớn thường đủ dùng và đặt gấp cũng dễ hơn. Phòng tối, ngân sách hạn chế thì máy chiếu và màn chiếu vẫn là lựa chọn hợp lý.

Theo chúng tôi, màn LED đáng thuê khi phòng sáng, khách ngồi xa, cần màn to hơn khổ tivi, hoặc cần hình ảnh làm phông sân khấu. Ngoài các trường hợp đó, bạn có thể xem cho thuê tivi hoặc cho thuê máy chiếu Hà Nội. Hai loại này chỉ cần đặt trước ít ngày hơn và không cần khảo sát phức tạp.

Nếu đã chắc chắn dùng LED, hãy xem cấu hình và bảng giá tại trang thuê màn LED Hà Nội. Các bước còn lại, từ báo giá đến nghiệm thu, có trong bài quy trình thuê màn hình LED.

Câu hỏi thường gặp

Đặt màn LED trước mấy ngày là an toàn?

Với màn nhỏ trong nhà, khoảng 3–7 ngày. Với hội nghị, tiệc cưới có sân khấu, nên đặt 2–3 tuần. Sự kiện ngoài trời lớn hoặc rơi vào cuối năm nên giữ lịch 4–6 tuần trước. Đây là mốc khuyến nghị của đội kỹ thuật, mốc thật tuỳ lịch kho.

Chưa có kịch bản chi tiết thì đặt lịch được không?

Được. Chỉ cần có ngày, địa điểm và kích thước màn ước lượng là giữ lịch được. Kịch bản và file nội dung chốt sau, miễn là kịp trước buổi tổng duyệt.

Đặt rồi có đổi kích thước màn được không?

Thường là được nếu báo sớm và kho còn tấm cùng loại. Đổi sát ngày thì có thể phải đổi pitch hoặc dựng lại file nội dung, nên bạn cần hỏi rõ khi đặt.

Khi nào cần khảo sát tận nơi?

Khi màn phải treo, khi sự kiện ở ngoài trời, ở gian hàng triển lãm, hoặc ở địa điểm có lối vận chuyển hẹp. Phòng họp đơn giản có thể khảo sát qua ảnh và video.

Nên gửi file trình chiếu trước bao lâu?

Tuỳ từng đơn vị. Chúng tôi khuyên gửi bản gần hoàn chỉnh trước ít nhất 2 ngày, làm đúng theo kích thước điểm ảnh của màn, để còn chạy thử và sửa.

Có cần đặt âm thanh cùng lúc với màn không?

Nên đặt cùng lúc. Màn và loa chung nguồn điện, chung giờ dựng và chung buổi tổng duyệt. Đặt tách rời rất dễ lệch giờ đến giữa hai bên.

Nguồn tham khảo

• Citiview AV: LED video wall rental for events
• City of Kirkland: LED screen rental guide (PDF)
• Backyard Movie Theater: When should event rentals be reserved?
• Live Design: LED rental fundamentals
• My One of a Kind Event: Questions to ask before booking a video wall
• Interactive & Immersive HQ: LED basics for TouchDesigner pros
• Interactive & Immersive HQ: Using LED walls with TouchDesigner
• Resolume Forum: What's your approach for mapping an LED wall?
• Dynamo LED Displays: LED video codecs, formats and bitrates

Nếu đã có ngày và địa điểm, bạn có thể gọi hotline 1800 3343 để giữ lịch và hẹn khảo sát, hoặc gửi ảnh mặt bằng qua thietbiso.com. Đội kỹ thuật của THIETBISO.COM tại 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, Hà Nội sẽ kiểm tra lịch kho và báo lại cấu hình phù hợp với sự kiện của bạn.

Tác giả: Team content Thietbiso.com