Cần chuẩn bị gì khi thuê màn LED? 7 thông tin nên gửi ngay từ đầu

Khi thuê màn LED, bạn cần gửi trước cho bên cho thuê 7 thông tin: địa điểm trong nhà hay ngoài trời, kích thước sảnh và độ cao trần, số khách và khoảng cách xem, loại sự kiện, giờ dựng, giờ diễn và giờ tháo, nguồn điện có sẵn, nội dung trình chiếu. Có đủ 7 ý này thì báo giá sát và ít phát sinh.

Bài này nằm trong nhóm hướng dẫn về quy trình thuê màn hình LED Hà Nội. Ở đây chúng tôi chỉ đi sâu vào một bước: những gì bạn nên chuẩn bị và gửi đi ngay lần liên hệ đầu tiên. Bước này dễ bị làm qua loa nhất, và cũng là nguyên nhân chính khiến báo giá phải sửa đi sửa lại.

Cần gửi những thông tin gì để được báo giá màn LED?

Bạn cần gửi đủ 7 nhóm thông tin dưới đây. Thiếu nhóm nào, bên cho thuê phải đoán, và báo giá theo kiểu đoán thường lệch khi khảo sát thực tế.

1. Địa điểm: tên khu vực, trong nhà hay ngoài trời, tầng mấy.
2. Mặt bằng: kích thước sảnh hoặc sân khấu, độ cao trần, lối đưa thiết bị vào (cửa, thang máy, hành lang).
3. Số khách và khoảng cách xem: bao nhiêu người, hàng ghế đầu cách vị trí màn bao xa.
4. Loại sự kiện: hội nghị, tiệc cưới, ra mắt sản phẩm, biểu diễn, có livestream hay quay phim không.
5. Mốc giờ: giờ được vào dựng, giờ diễn, giờ phải tháo xong.
6. Nguồn điện: điện 1 pha hay 3 pha, công suất tủ điện, ai phụ trách điện ở địa điểm.
7. Nội dung trình chiếu: video, slide, ảnh, camera trực tiếp; phát từ máy gì, cổng ra là cổng nào.

Nếu chưa chắc ý nào, cứ ghi "chưa rõ". Còn hơn để trống, vì chúng tôi biết cần hỏi lại hoặc cần đi khảo sát phần nào.

Địa điểm, kích thước sảnh và độ cao trần ảnh hưởng thế nào?

Ba thông tin này quyết định màn được dựng theo kiểu nào, to tối đa bao nhiêu và cần mang khung gì. Đây cũng là phần hay phát sinh chi phí nhất nếu báo sai.

Màn LED cho thuê không phải một tấm liền. Màn được ghép từ các tủ (cabinet, tức khối module LED có khung) lắp tại chỗ, thường trên khung truss (khung giàn nhôm lắp ghép), nên kích thước có thể điều chỉnh theo mặt bằng (MarketScale). Vì vậy câu hỏi đầu tiên của chúng tôi luôn là: chỗ đặt màn rộng bao nhiêu, trần cao bao nhiêu.

Màn LED lớn dựng trên khung truss trong sảnh showroom, bên dưới là vali thiết bị, hai bên có loa.

Ảnh trên là một màn LED dựng trên khung truss trong sảnh showroom. Bạn có thể thấy vali thiết bị đặt ngay dưới chân màn và loa hai bên, nghĩa là ngoài diện tích màn, mặt bằng còn phải chừa chỗ cho khung đế, thiết bị và lối đi kỹ thuật.

Về độ cao trần, bạn đo từ sàn lên điểm thấp nhất của trần (đèn chùm, dầm, ống điều hoà), không phải đo lên trần thạch cao. Nhiều sảnh khách sạn có đèn chùm thả xuống, chiều cao dùng được thấp hơn nhiều so với con số trên bản vẽ.

Lối vào cũng cần ghi rõ. Một nguồn tham khảo nêu màn LED cho thuê nặng khoảng 20–25 kg/m² và khuyên kiểm tra tải trọng sàn cùng lối đưa thiết bị vào (RentForEvent). Con số này tuỳ model. Khi sự kiện ở tầng cao, chúng tôi cần biết thang hàng có đủ rộng cho thùng tủ LED không, có được dùng thang trong giờ sự kiện khác đang diễn ra không.

Có hai cách dựng hay gặp. Dựng dưới đất (ground stack) là xếp tủ trên khung đế, có chân chống phía sau. Treo (rigging) là treo màn lên dàn truss hoặc điểm treo của công trình, và phải kiểm tra tải trọng điểm treo trước (MDP SOPs). Nếu địa điểm cho phép treo, bạn nên hỏi ban quản lý tải trọng cho phép của điểm treo. Nếu không ai trả lời được, theo chúng tôi nên chọn dựng dưới đất cho an toàn.

Ngoài trời cần báo thêm gì?

Ngoài trời, bạn cần báo thêm loại mặt bằng (sân bê tông, bãi cỏ, sân thượng), hướng màn và việc có được đặt vật dằn hay không. Màn LED gần như là một tấm kín đón gió. Tải gió tăng theo bình phương vận tốc gió, gió mạnh gấp đôi thì lực đẩy tăng khoảng gấp bốn. Mức gió phải dừng thi công tuỳ kết cấu cụ thể, nên chúng tôi không đưa một con số chung ở đây.

Màn ngoài trời cũng là loại màn khác. Màn trong nhà thường ở mức khoảng 800–1.200 nit (nit là đơn vị đo độ sáng), còn ngoài trời cần sáng hơn nhiều và chịu được nắng, mưa, độ ẩm, nên chi phí cao hơn (MarketScale). Báo nhầm trong nhà thành ngoài trời, hoặc ngược lại, là báo giá sai từ gốc.

Số khách, khoảng cách xem và loại sự kiện dùng để làm gì?

Ba thông tin này giúp chọn đúng kích thước màn và đúng pitch. Pitch là khoảng cách giữa tâm hai điểm ảnh liền nhau, tính bằng mm. Pitch càng nhỏ thì hình càng mịn khi đứng gần, và giá thuê cũng càng cao.

Một quy tắc nhẩm hay được các đơn vị cho thuê dùng: khoảng cách xem tối thiểu (tính bằng mét) xấp xỉ bằng pitch (tính bằng mm). Ví dụ màn pitch 3 mm thì người xem nên ngồi cách màn từ khoảng 3 m trở ra. Các nguồn đưa ra công thức không giống nhau (Centric Events), nên bạn chỉ xem đây là mốc tham khảo.

Cách đo đơn giản nhất: đo từ vị trí dự kiến đặt màn tới hàng ghế đầu, và đo thêm tới hàng cuối. Khoảng cách xem nên tính theo chỗ phần đông khán giả ngồi, và nếu có quay phim thì nên kiểm tra bằng chính máy quay (RentForEvent). Về kích thước, một gợi ý tham khảo là từ khoảng 500 khách trở lên, màn nên rộng ít nhất khoảng 5,2 m (RentForEvent).

Không phải lúc nào màn to cũng tốt hơn. Sảnh thấp mà màn quá rộng, người ngồi hàng đầu phải quay đầu mới nhìn hết.

Màn LED hiển thị cảnh chim vàng trên cành, dựng trên khung truss; có dàn loa bên phải và chân micro bên trái.

Ảnh này cho thấy một bố cục hay gặp ở sự kiện có phần phát biểu: màn LED trên khung truss, dàn loa một bên, chân micro bên kia. Khi bạn báo "có MC và người phát biểu", chúng tôi biết phải chừa khoảng trống trước màn và tính vị trí loa để không che hình.

Loại sự kiện quyết định nhiều chi tiết mà khách thường không nghĩ tới. Bảng dưới đây là những điều nên nói rõ theo từng dịp.

Giờ vào dựng, giờ diễn, giờ tháo cần ghi thế nào?

Bạn ghi đủ ba mốc: giờ sớm nhất được vào dựng, giờ bắt đầu chương trình và giờ phải tháo xong trả mặt bằng. Đây là thông tin quyết định số người đi lắp và việc có phải làm đêm hay không.

Nhiều khách chỉ ghi giờ diễn. Nhưng với màn LED, giờ dựng mới là thứ cần biết trước. Màn ghép tủ cần thời gian lắp khung, xếp tủ, đấu dây nguồn và dây tín hiệu, rồi kiểm tra từng tủ về nguồn, tín hiệu và độ đều màu (MDP SOPs). Sau đó còn chạy thử nội dung thật.

Chúng tôi khuyên bạn hỏi ban quản lý địa điểm mấy câu sau:

• Được vào dựng từ mấy giờ, có được dựng từ tối hôm trước không.
• Có sự kiện khác ở sảnh bên cạnh không (ảnh hưởng tiếng ồn khi lắp và việc dùng thang hàng).
• Xe chở thiết bị đỗ ở đâu, có giới hạn giờ vào không.
• Phải tháo xong trước mấy giờ.

Với nội thành Hà Nội, giờ xe tải được vào đường là chuyện cần tính. Bạn cứ báo địa chỉ, phần này chúng tôi tự lo.

Thời điểm đặt cũng gắn với lịch dựng. Mùa cưới, cuối năm, lịch thiết bị và người dễ kín. Bạn xem thêm bài thuê màn LED cần đặt trước bao lâu để biết mốc thời gian cho từng loại sự kiện.

Nguồn điện cần hỏi địa điểm những gì?

Bạn cần hỏi địa điểm có điện 1 pha hay 3 pha gần chỗ đặt màn, tủ điện chịu được bao nhiêu, và số điện thoại người phụ trách điện. Màn lớn thường cần điện 3 pha kéo thẳng vào phòng, và có địa điểm thu thêm phí cho việc này (MarketScale).

Để hình dung mức điện: một nhà cung cấp ghi tấm LED trong nhà pitch 1,8 mm tiêu thụ khoảng 300 W/m² khi chạy bình thường, tối đa khoảng 900 W/m² (4Wall). Một đơn vị cho thuê khác ghi công suất đấu nối 30 kW cho màn khoảng 27 m² (Logando). Hai con số này đo theo cách khác nhau. Con số thứ hai là mức để tính tải tủ điện, không phải mức tiêu thụ thực. Tuỳ model, tuỳ độ sáng và nội dung, mức thực tế dao động khá rộng.

Khi tính tải, nên cộng dư khoảng 30–40%, và nếu được thì tách nguồn âm thanh, ánh sáng ra khỏi nguồn màn LED (RentForEvent).

Màn LED đã lắp xong, phát video đồng hoa và núi tuyết, bên trái có loa treo và tivi, thang nhôm bên phải.

Trong ảnh, cạnh màn LED còn có loa treo và tivi. Đây là chuyện thường gặp: một sự kiện có nhiều thiết bị cùng kéo điện. Khi gửi thông tin, bạn liệt kê luôn các thiết bị khác (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, tivi phụ) để chúng tôi tính chung, tránh cảnh đến giờ diễn thì nhảy aptomat.

Nếu địa điểm không có điện đủ tải, như bãi cỏ ngoài trời, thì phải tính tới máy phát. Đây là hạng mục riêng, cần chốt sớm.

Nội dung trình chiếu phải chuẩn bị ra sao?

Bạn cần cho chúng tôi biết sẽ chiếu gì (video, slide, ảnh, camera trực tiếp), phát từ thiết bị nào và thiết bị đó có cổng ra gì. Nội dung nên làm đúng độ phân giải thật của màn, không mặc định 1920×1080.

Độ phân giải của màn LED tính theo số điểm ảnh thật. Chiều ngang xấp xỉ bằng chiều rộng màn (mm) chia cho pitch (mm) (RentForEvent). Ví dụ một màn rộng 6.000 mm, pitch 3 mm thì có khoảng 2.000 điểm ảnh theo chiều ngang. Vì màn ghép từ tủ nên tỉ lệ khung hình hiếm khi đúng 16:9. Màn dài kiểu 3:1 hay 4:1 mà đưa video 16:9 lên thì hoặc bị viền đen hai bên, hoặc bị kéo méo, hoặc bị cắt mất một phần.

Cách làm đúng là xin bên cho thuê kích thước điểm ảnh thật của màn trước khi thiết kế. Khi chốt kích thước màn, chúng tôi gửi lại con số này để đội thiết kế của bạn làm theo. Nếu bắt buộc dùng file 1920×1080 có sẵn, nên để chữ và logo cách mép một khoảng an toàn, vì bộ xử lý co hình có thể làm mất phần sát mép.

Về kết nối, bộ xử lý hình ảnh (video processor, thiết bị nhận tín hiệu từ máy tính rồi chia ra các tủ LED) thường nhận HDMI, DVI, SDI, có model nhận thêm DisplayPort hoặc VGA. Tuỳ model. Bạn chỉ cần báo: phát bằng laptop gì (cổng HDMI hay USB-C), có dùng máy trộn hình hay camera không, cáp từ bàn điều khiển tới màn dài bao nhiêu mét. Laptop đời mới chỉ có USB-C thì nhớ mang bộ chuyển. Đây là lỗi nhỏ nhưng hay làm trễ giờ chạy thử.

Một lưu ý nữa: gửi file nội dung trước buổi chạy thử, đừng để tới sát giờ. Video sai định dạng hay slide dùng font máy khác không có là những việc cần thời gian sửa.

Mẫu bảng thông tin gửi báo giá màn LED

Bạn có thể chép bảng dưới đây, điền vào rồi gửi qua tin nhắn hoặc email. Cột "Ví dụ cách ghi" chỉ là ví dụ minh hoạ.

Gửi kèm vài ảnh chụp chỗ đặt màn từ phía khán giả nhìn lên. Ảnh chụp bằng điện thoại cũng đủ, nhiều khi giúp ích hơn cả bản vẽ.

Khi có bảng này, phần báo giá và khảo sát trong quy trình thuê màn hình LED tại Hà Nội đi nhanh hơn hẳn. Giá thuê màn LED thường tính theo m², và thay đổi theo pitch, độ sáng, trong nhà hay ngoài trời (ESD LED). Mức cụ thể bạn xem bảng giá tại trang thuê màn LED Hà Nội.

Khi nào chưa cần thuê màn LED?

Phòng họp nhỏ, dưới vài chục người, chủ yếu chiếu slide thì theo chúng tôi chưa cần màn LED. Lý do là chi phí dựng, nhân sự và điện của màn LED không tương xứng với nhu cầu.

Với trường hợp này, một hoặc hai tivi cỡ lớn trên chân đứng thường đủ dùng, cắm là chạy, không cần khung truss. Bạn có thể tham khảo cho thuê tivi. Phòng tối, cần hình to mà ngân sách hạn chế thì máy chiếu và màn chiếu là phương án đáng cân nhắc, xem cho thuê máy chiếu Hà Nội.

Màn LED đáng tiền khi sảnh sáng, khán giả đông, cần hình to và rõ cả ban ngày, hoặc cần làm phông sân khấu. Nếu chưa chắc, cứ gửi bảng thông tin ở trên. Chúng tôi sẽ nói thẳng phương án nào hợp hơn.

Câu hỏi thường gặp

Chưa có địa điểm chính xác thì có xin báo giá được không?

Được, nhưng chỉ là báo giá tạm theo kích thước màn dự kiến. Khi chốt địa điểm, báo giá có thể thay đổi do lối vào, kiểu dựng và nguồn điện.

Có bắt buộc khảo sát địa điểm trước không?

Không phải lúc nào cũng bắt buộc. Sảnh trong nhà có ảnh chụp và kích thước rõ ràng thì thường đủ. Sự kiện ngoài trời, màn treo hoặc màn lớn thì nên khảo sát.

Nội dung trình chiếu nên làm ở độ phân giải nào?

Làm theo độ phân giải thật của màn, tính bằng chiều rộng (mm) chia cho pitch (mm). Hãy xin con số chính xác từ bên cho thuê trước khi thiết kế.

Địa điểm chỉ có điện 1 pha thì có dựng được màn LED không?

Tuỳ kích thước màn và công suất tủ điện. Màn nhỏ có thể dùng được, màn lớn thường cần 3 pha. Hãy gửi thông tin tủ điện hoặc số điện thoại kỹ thuật toà nhà để kiểm tra.

Có cần mang laptop riêng tới sự kiện không?

Bạn có thể dùng laptop riêng. Nhớ báo trước cổng ra (HDMI hay USB-C) và chạy thử nội dung trước giờ diễn.

Gửi thông tin cho THIETBISO.COM ở đâu?

Bạn gửi bảng thông tin và ảnh chụp mặt bằng qua hotline 1800 3343 hoặc website thietbiso.com. THIETBISO.COM làm dịch vụ thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007. Đội kỹ thuật sẽ xem thông tin, hỏi lại những chỗ còn thiếu và tư vấn kích thước, kiểu dựng phù hợp với sự kiện của bạn. Văn phòng tại Số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, thành phố Hà Nội.

Nguồn tham khảo

• MarketScale: Items you should consider before renting an LED video wall or screen
• RentForEvent: How to Choose the Right LED Wall Size for Your Event
• RentForEvent: LED Screen Placement, Viewing Angles and Distances
• Centric Events: What size LED wall do I need
• MDP SOPs: LED Wall Systems
• 4Wall: 1.8mm LED
• Logando: LED wall 6,24m x 3,36m
• ESD LED: Costs of rental LED video walls

Tác giả: Team content Thietbiso.com