Khảo sát địa điểm trước khi thuê màn LED: kỹ thuật viên kiểm tra những gì

Khảo sát địa điểm trước khi thuê màn LED là buổi kỹ thuật viên đến tận nơi để đo trần, cửa, thang hàng, kiểm tra nguồn điện, tải sàn, điểm treo và hướng ánh sáng. Mục đích là chốt kích thước màn, cách dựng và phương án điện trước ngày lắp, để không phải đổi phương án ngay tại sự kiện.

Bước này nằm giữa lúc bạn gửi yêu cầu và lúc chốt hợp đồng trong quy trình thuê màn hình LED Hà Nội. Bài dưới đây nói cụ thể đội kỹ thuật của chúng tôi kiểm tra những gì, vì sao phải kiểm, và khi nào bạn chỉ cần gửi ảnh là đủ.

Khi nào cần khảo sát tận nơi, khi nào gửi ảnh là đủ?

Không phải sự kiện nào cũng cần kỹ thuật viên đến tận nơi. Màn nhỏ dựng chân đế trong phòng hội nghị có thang máy và ổ điện sẵn thì vài tấm ảnh kèm số đo là đủ. Treo truss, dựng ngoài trời, sảnh kính hoặc màn lớn cần nhiều đường điện thì nên khảo sát trực tiếp.

Ranh giới không nằm ở diện tích màn. Nó nằm ở chỗ có bao nhiêu thứ "không nhìn thấy được qua ảnh": dầm trần, tải sàn, tủ điện nằm ở tầng khác, thang hàng có giờ chạy riêng. Theo chúng tôi, cứ có một yếu tố trong số đó là nên đi, vì sai một chỗ thường kéo theo đổi cả phương án dựng.

Khi gửi ảnh, bạn nên chụp cả không gian từ phía khán giả nhìn lên chỗ đặt màn, chụp trần, cửa ra vào, cửa thang và vị trí ổ điện. Một đoạn video quay chậm đi từ cửa hàng hóa vào tới chỗ đặt màn thường giúp kỹ thuật viên hình dung nhanh hơn chục tấm ảnh rời. Các thông tin khác nên gửi kèm từ đầu, chúng tôi đã liệt kê ở bài cần chuẩn bị gì khi thuê màn LED.

Kỹ thuật viên đo những kích thước nào?

Có ba nhóm số đo bắt buộc: chiều cao trần thông thủy, kích thước cửa và thang trên đường đưa thiết bị vào, và khoảng trống quanh màn. Thiếu một trong ba thì kích thước màn trên báo giá chỉ là con số trên giấy.

Chiều cao trần thông thủy

Trần thông thủy là khoảng cách từ sàn tới điểm thấp nhất phía trên vị trí đặt màn. Điểm thấp nhất đó có thể là dầm bê tông, đèn chùm, máng đèn, đầu phun chữa cháy hoặc miệng gió điều hòa, không phải mặt trần thạch cao. Chúng tôi đo ngay tại vị trí màn, không lấy chiều cao trung bình của cả phòng.

Từ chiều cao này phải trừ đi phần không dùng được. Hướng dẫn cho thuê của Radiant khuyên cộng thêm khoảng 30 cm cho giá treo khi tính chiều cao, nhất là ở nơi trần thấp. Màn dựng chân đế thì thêm phần chân đế và khoảng hở dưới mép màn (để khán giả hàng sau không bị đầu người phía trước che mép dưới). Ví dụ một hội trường trần thông thủy 3,5 m, màn đặt trên sân khấu cao 40 cm, mép dưới cách sân khấu 60 cm: phần còn lại cho màn chưa tới 2,5 m, chưa tính giá treo. Với cabinet 500×500 mm thì chiều cao màn phải là bội số 0,5 m, nên con số thực tế còn có thể thấp hơn nữa.

Cửa ra vào, hành lang và thang hàng

Màn LED cho thuê được chở tới trong flight case, tức thùng vận chuyển có bánh xe và khung bảo vệ. Thùng này to và nặng hơn nhiều so với hình dung của người không làm nghề. Vì vậy kỹ thuật viên đo chiều rộng và chiều cao của mọi cửa trên đường đi, góc rẽ hành lang, bậc thềm, dốc, và đặc biệt là thang hàng.

Với thang hàng, cần biết bốn thứ: kích thước lòng cabin, chiều cao cửa thang, tải trọng cho phép và giờ được dùng. Nhiều tòa nhà văn phòng chỉ cho chạy thang hàng ngoài giờ hành chính. Có nơi không có thang hàng, thiết bị phải đi thang khách theo từng chuyến nhỏ, và thời gian bốc xếp có thể gấp mấy lần dự tính.

Khoảng trống phía sau và hai bên màn

Màn LED cần chỗ để kỹ thuật viên lắp ghép, đi cáp và thay module khi có sự cố. AVIXA khuyên xác định từ khi khảo sát xem màn bảo trì mặt trước hay mặt sau. Nếu là loại bảo trì mặt sau mà màn áp sát tường, một module lỗi giữa chương trình gần như không thể thay. Chúng tôi thường chừa lối phía sau đủ cho một người đi lại, hoặc chọn dòng cabinet thao tác được từ mặt trước khi không gian chật.

Điện, tải sàn và điểm treo được kiểm tra thế nào?

Ba thứ này quyết định màn có chạy an toàn hay không. Kỹ thuật viên cần biết nguồn điện còn bao nhiêu công suất trống, sàn hoặc kết cấu chịu được bao nhiêu kg, và nếu treo thì treo vào đâu.

Nguồn điện: tính theo công suất tối đa

Màn LED tiêu thụ điện thay đổi theo nội dung. Màn đen gần như không ăn điện, màn trắng toàn phần ở độ sáng cao thì kéo mức tối đa. Datasheet của LG ghi công suất điển hình khoảng 440–590 W/m² và tối đa khoảng 650–660 W/m² cho dòng GSCD100. Khi tính tải điện phải lấy công suất tối đa, không lấy mức trung bình, vì đúng lúc chiếu slide nền trắng hay logo nền sáng là lúc aptomat nhảy.

Ví dụ một màn 20 m² dùng mức tối đa 600 W/m² thì cần khoảng 12 kW. Ở điện 1 pha 220 V, dòng điện xấp xỉ 12.000 / 220 ≈ 55 A, vượt xa một ổ cắm tường. Ở điện 3 pha 380 V chia đều, mỗi pha còn khoảng 18 A. Đây là phép tính minh họa, con số thực phụ thuộc model và độ sáng cài đặt. ViewSonic cũng lưu ý màn LED thường cần mạch điện riêng và thợ điện hay phải kéo đường riêng, nên câu hỏi về điện cần đặt ra ngay lúc khảo sát.

Khi đi khảo sát, chúng tôi hỏi và xem tận mắt:

• Vị trí tủ điện, còn aptomat trống không, dòng định mức bao nhiêu
• Điện 1 pha hay 3 pha
• Khoảng cách từ tủ điện tới chỗ đặt màn (để chuẩn bị đủ cáp nguồn)
• Có máy phát dự phòng không, ai vận hành
• Có cùng tủ điện với hệ thống âm thanh, ánh sáng sân khấu không
• Ai là người của tòa nhà được phép đấu nối vào tủ

Ổ cắm âm tường trong phòng họp gần như không bao giờ đủ cho màn sân khấu. Nếu tòa nhà không cho đấu tủ, phương án là máy phát. Việc này phải biết trước vài ngày, không phải sáng hôm diễn.

Tải sàn và tải treo

Màn LED nặng hơn nhiều người nghĩ. Theo datasheet của PPDS, cabinet cho thuê kích thước 500×500 mm nặng khoảng 8,5–9 kg, tức khoảng 30–36 kg/m² chỉ riêng cabinet, chưa tính khung, chân đế, truss, cáp và bộ xử lý. Một màn 4 × 2,5 m (10 m²) như vậy đã có khoảng 300–360 kg cabinet, dồn xuống một dải sàn hẹp phía dưới chân đế hoặc dồn lên vài điểm treo.

Với màn dựng chân đế, kỹ thuật viên xem sàn là bê tông, sàn gỗ sân khấu lắp ghép hay sàn nâng kỹ thuật, và sân khấu tạm có đủ chắc ở mép trước không. Với màn treo, chúng tôi hỏi tòa nhà có điểm treo được thiết kế sẵn không và tải cho phép của từng điểm. Diễn đàn AVIXA và tài liệu của DigitalSignage.com đều khuyên kiểm tra khả năng chịu tải của kết cấu, cần thì hỏi kỹ sư kết cấu và gia cố. Theo chúng tôi, nếu tòa nhà không đưa ra được thông số điểm treo thì nên chuyển sang dựng chân đế hoặc truss đứng trên sàn, vì treo vào chỗ không rõ tải là rủi ro không đáng đánh đổi.

Thêm một câu cần hỏi: có được khoan, bắt vít vào tường, sàn không. Nhiều sảnh khách sạn và trung tâm thương mại cấm hoàn toàn, nên phương án cố định phải dùng đối trọng.

Ánh sáng, cửa kính và vị trí khán giả ảnh hưởng gì tới màn?

Ánh sáng môi trường quyết định màn có đủ sáng không, còn vị trí khán giả quyết định chọn pitch và kích thước màn. Cả hai nên được kiểm đúng vào khung giờ diễn ra sự kiện.

Màn LED trong nhà đủ sáng cho phòng có rèm. Đặt cùng màn đó ở sảnh kính hướng tây lúc 3 giờ chiều thì hình bị bạc màu, chữ nhỏ gần như không đọc được. Vì thế khi sảnh có nhiều cửa kính, chúng tôi thường hẹn khảo sát vào đúng giờ chương trình, xem nắng chiếu vào từ hướng nào và có rèm, phim dán kính không. Đôi khi chỉ cần xoay màn sang bức tường khác là giải quyết được, không phải đổi sang loại màn sáng hơn.

Ánh sáng sân khấu cũng cần tính. Đèn follow hoặc đèn rọi hắt thẳng lên mặt màn làm giảm độ tương phản, và máy quay livestream dễ bắt được hiện tượng sọc nếu tần số quét của màn không hợp với tốc độ màn trập. Điều này phải hỏi bên làm ánh sáng và bên quay phim từ trước.

Màn LED trong gian hàng triển lãm hiển thị trang thuê máy chiếu, phía trước là bàn ghế.

Ảnh trên là màn LED trong một gian hàng triển lãm, bàn ghế khách ngồi đặt khá gần màn. Khoảng cách từ hàng ghế đầu tới màn kiểu này là số đo quyết định chọn pitch, tức khoảng cách giữa hai điểm ảnh tính bằng mm (P2.5 là 2,5 mm).

Về khoảng cách xem, đội kỹ thuật dùng quy tắc kinh nghiệm phổ biến trong nghề: mỗi 1 mm pitch tương ứng khoảng 1 m khoảng cách xem gần nhất. Đây chỉ là điểm khởi đầu, mỗi hãng đưa ra hệ số khác nhau. Khi khảo sát, chúng tôi đo khoảng cách từ hàng ghế đầu và hàng ghế cuối tới mép màn. Hàng đầu quyết định pitch, hàng cuối quyết định kích thước chữ tối thiểu trên slide. Kỹ thuật viên cũng đi một vòng quanh khán phòng để tìm cột, đèn chùm, loa treo che tầm nhìn từ các góc.

Sân khấu ngoài trời cần kiểm tra thêm những gì?

Ngoài trời, ngoài các mục trên, cần kiểm tra nền đặt màn, hướng gió, hướng nắng và phương án khi trời mưa. Chauvet Professional mô tả màn LED ngoài trời hứng gió như một cánh buồm lớn, nên phần cố định chân đế quan trọng không kém bản thân tấm màn.

Kỹ thuật viên xem nền là bê tông, gạch, đất hay cỏ, có dốc không, có nắp cống, nắp hố ga ở vị trí chân đế không. Đối trọng (khối nặng đặt ở chân giữ màn không bị lật) cần được tính theo kích thước màn và vị trí. Nếu không được khoan neo xuống nền thì đối trọng là cách duy nhất, và xe chở đối trọng phải vào được tới gần sân khấu.

Ngưỡng gió phải dừng chương trình hoặc hạ màn tuỳ từng hãng, từng loại khung và cách dựng. Chúng tôi thống nhất trước với ban tổ chức ai là người quyết định dừng và theo dõi dự báo thời tiết những ngày sát sự kiện. Nguồn điện ngoài trời thường là máy phát, nên khảo sát cũng phải chọn chỗ đặt máy phát: đủ xa khán giả để không ồn, đủ gần để kéo cáp, và có chỗ cho xe chở dầu vào.

Bỏ qua khảo sát thì hay gặp những lỗi nào?

Lỗi hay gặp nhất là màn không lọt cửa hoặc thang, trần thấp làm màn phải cắt bớt chiều cao, và nhảy aptomat khi chiếu nội dung nền sáng. Các lỗi này đều phát hiện được trong một buổi khảo sát, nhưng nếu để tới ngày lắp thì thường chỉ còn cách chữa cháy.

Lỗi về cáp tín hiệu ít người để ý. Bàn điều khiển (thường gọi là FOH, khu vực đặt máy tính phát nội dung và bộ xử lý hình) hay được đặt cuối khán phòng để người vận hành nhìn thấy màn. Nếu khoảng cách quá xa so với chuẩn kết nối đang dùng (cáp HDMI thông thường chỉ ổn định ở cự ly ngắn), phải dùng cáp quang hoặc bộ kéo dài tín hiệu, và việc này cần chuẩn bị từ trước.

Kỹ thuật viên thao tác laptop trước màn LED chiếu cảnh hồ núi trong gian hàng triển lãm.

Trong ảnh, kỹ thuật viên của chúng tôi vận hành nội dung từ laptop đặt ngay trước màn trong gian hàng triển lãm. Ở không gian nhỏ như vậy, máy phát nội dung để gần màn là hợp lý. Ở hội trường lớn, vị trí này phải được chốt từ buổi khảo sát để chuẩn bị đúng loại cáp.

Một buổi khảo sát của chúng tôi diễn ra theo thứ tự nào?

Buổi khảo sát đi theo đường thiết bị sẽ đi: từ chỗ xe đỗ, vào cửa hàng hóa, lên thang, tới vị trí màn, rồi tới tủ điện và chỗ đặt bàn điều khiển. Làm theo thứ tự này giúp không bỏ sót đoạn đường nào.

1. Hẹn người của tòa nhà hoặc địa điểm đi cùng, tốt nhất là người phụ trách kỹ thuật điện.
2. Xem chỗ đỗ xe tải, giờ được vào bốc xếp, có cần đăng ký xe trước không.
3. Đo cửa hàng hóa, hành lang, thang hàng trên toàn bộ đường đi.
4. Tại vị trí màn: đo trần thông thủy, chiều rộng khả dụng, kiểm tra sàn, điểm treo, khoảng trống phía sau.
5. Đứng ở hàng ghế đầu, hàng cuối và hai bên để xem góc nhìn, vật cản.
6. Xem hướng sáng, cửa kính, rèm, đèn sân khấu.
7. Ra tủ điện: số aptomat trống, 1 pha hay 3 pha, khoảng cách kéo cáp.
8. Chốt vị trí bàn điều khiển, đo đường cáp tín hiệu.
9. Hỏi quy định của địa điểm: giờ thi công, có được khoan không, yêu cầu về phòng cháy.
10. Chụp ảnh, ghi số đo, gửi lại phương án dựng để bạn xác nhận.

Sau buổi khảo sát, phương án dựng, kích thước màn và yêu cầu điện được ghi rõ trước khi bạn chốt thuê. Thời điểm hẹn khảo sát nên khớp với mốc đặt lịch, chi tiết ở phần các bước của quy trình thuê màn LED.

Checklist khảo sát địa điểm dựng màn LED

Danh sách dưới đây là các mục đội kỹ thuật kiểm tra. Bạn có thể chép lại, tự đi một vòng địa điểm và điền trước khi gửi yêu cầu. Nếu điền được hết, nhiều trường hợp không cần khảo sát tận nơi.

Không gian và đường đi

• Chiều cao trần thông thủy tại vị trí màn (ghi rõ dầm, đèn, đầu phun chữa cháy)
• Chiều rộng tường hoặc khoảng sân khấu có thể đặt màn
• Kích thước cửa hàng hóa, cửa phòng, góc rẽ hành lang
• Thang hàng: kích thước lòng cabin, tải trọng, giờ được dùng
• Có bậc thềm, dốc trên đường đi không

Kết cấu

• Loại sàn: bê tông, sân khấu lắp ghép, sàn nâng
• Có điểm treo không, tải cho phép mỗi điểm (hỏi tòa nhà)
• Có được khoan, bắt vít không
• Khoảng trống phía sau màn

Điện

• Vị trí tủ điện, số aptomat trống và dòng định mức
• 1 pha hay 3 pha
• Khoảng cách từ tủ điện tới màn
• Có máy phát dự phòng không

Hình ảnh và khán giả

• Khoảng cách hàng ghế đầu, hàng ghế cuối tới màn
• Cột, đèn chùm, loa treo che tầm nhìn
• Cửa kính, hướng nắng vào khung giờ sự kiện
• Vị trí bàn điều khiển và chiều dài đường cáp

Quy định địa điểm

• Giờ thi công, giờ phải tháo dỡ xong
• Đăng ký xe, đăng ký nhân sự thi công
• Yêu cầu về phòng cháy, che chắn cáp trên lối đi

Checklist này dùng ở bước trước khi thuê. Còn trước giờ diễn, khi màn đã dựng xong, bạn dùng checklist nghiệm thu màn LED trước sự kiện để kiểm tra lần cuối.

Kỹ thuật viên thao tác laptop trước màn LED chiếu cảnh núi hồ, chữ lớn trên màn hình, gian hàng triển lãm.

Ảnh trên cho thấy bước cuối sau khi dựng: kỹ thuật viên chạy thử nội dung chữ lớn và hình nền sáng để kiểm tra màu, độ đồng đều và nguồn điện ở mức tải cao. Những gì đo được lúc khảo sát sẽ được đối chiếu lại ở bước này.

Câu hỏi thường gặp

Khảo sát địa điểm nên làm trước sự kiện bao lâu?

Nên khảo sát ngay khi đã chốt địa điểm, trước khi chốt kích thước màn. Như vậy còn thời gian xin phép tòa nhà, đăng ký xe và chuẩn bị máy phát nếu cần.

Khảo sát có tính phí không?

Việc này tuỳ quy mô sự kiện và vị trí địa điểm. Bạn nên hỏi trực tiếp khi gọi hotline để được tư vấn cụ thể.

Ai nên đi cùng kỹ thuật viên khi khảo sát?

Tốt nhất là người phụ trách kỹ thuật điện của tòa nhà và người của ban tổ chức nắm kịch bản chương trình. Người của tòa nhà trả lời được câu hỏi về tủ điện, tải treo và giờ thi công.

Màn nhỏ trong phòng họp có cần khảo sát không?

Thường không cần đến tận nơi. Bạn gửi ảnh trần, cửa, vị trí ổ điện và số đo cơ bản là kỹ thuật viên đã lên được phương án.

Đã thuê màn ở địa điểm này rồi, lần sau có cần khảo sát lại không?

Nếu giữ nguyên kích thước màn và vị trí đặt thì thường chỉ cần xác nhận lại tủ điện và giờ thi công. Đổi vị trí, đổi cỡ màn hoặc thêm hệ thống ánh sáng lớn thì nên kiểm lại phần điện và trần.

Nguồn tham khảo

• AVIXA Xchange: LED video wall installation in open space
• Radiant: LED video wall rental guide, 5 steps for event planning
• ViewSonic: A guide to direct view LED power requirements
• Peerless-AV: 5 tips for a successful dvLED video wall install
• See Thru Displays: How to choose the right LED video wall
• DigitalSignage.com: Installation setup
• PPDS: Urban LED 7000 series (28HUL7129DP00)
• LG GSCD100
• Chauvet Professional

Nếu bạn đã có địa điểm và cần đội kỹ thuật xem phương án dựng màn, hãy gọi hotline 1800 3343 hoặc xem thông tin dịch vụ thuê màn LED Hà Nội trên website thietbiso.com. THIETBISO.COM làm thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007, văn phòng tại số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ.

Tác giả: Team content Thietbiso.com