Thuê màn LED teambuilding: chọn cỡ màn, nguồn điện và lịch dựng ở resort ngoại thành

Thuê màn LED cho teambuilding hợp lý khi bạn chiếu trò chơi, bảng điểm trực tiếp hoặc tổ chức gala buổi tối cho đông người ngoài trời. Để chọn đúng, cần biết ba thông số: khoảng cách từ màn đến hàng người gần nhất, nguồn điện tại resort và quãng đường chở thiết bị. Cỡ màn và lịch dựng được tính từ ba thông số này.

Bài này nằm trong nhóm nội dung về thuê màn hình LED ngoài trời Hà Nội. Phần dưới chỉ nói những điều riêng của teambuilding: bãi cỏ, bãi biển, resort xa trung tâm và kịch bản chạy từ sáng đến tối.

Teambuilding khi nào thực sự cần màn LED?

Bạn cần màn LED khi chương trình có từ vài chục người trở lên, diễn ra ngoài trời, và nội dung trên màn là một phần của trò chơi chứ không chỉ để trang trí. Nếu nhóm nhỏ chơi trong hội trường có rèm che, tivi hoặc máy chiếu thường đủ dùng và rẻ hơn nhiều.

Màn LED đáng tiền ở ba việc. Việc đầu tiên là chiếu luật chơi, câu hỏi trắc nghiệm và đồng hồ đếm ngược để cả bãi cùng nhìn thấy, MC không phải hô đến khản giọng. Việc thứ hai là bảng điểm cập nhật ngay sau từng trò, nên các đội luôn biết mình đang đứng thứ mấy. Việc thứ ba là gala buổi tối: chiếu ảnh và clip quay trong ngày, logo công ty, phần trao giải.

Máy chiếu ngoài trời ban ngày gần như vô dụng. Ánh sáng môi trường làm hình nhạt hẳn, còn màn chiếu căng giữa bãi cỏ thì gặp gió là phồng như cánh buồm. Theo chúng tôi, nếu chương trình chỉ có gala tối trong nhà hàng của resort với dưới khoảng năm mươi khách, bạn nên cân nhắc thuê tivi cỡ lớn hoặc thuê máy chiếu trước. Lý do là phần dựng khung, kéo điện và vận chuyển của màn LED sẽ chiếm phần lớn chi phí, trong khi người xem ngồi gần không cần màn quá to.

Chọn cỡ màn và bước điểm ảnh thế nào cho bãi cỏ, bãi biển?

Cỡ màn và bước điểm ảnh được chọn theo khoảng cách từ màn đến hàng người gần nhất và xa nhất. Số lượng người tham gia không phải căn cứ chính. Bước điểm ảnh (pixel pitch) là khoảng cách giữa hai bóng LED liền nhau, tính bằng mm. Pitch càng nhỏ thì hình càng mịn khi đứng gần.

Một cách tính hay dùng cho màn ngoài trời là: khoảng cách xem tối thiểu (mét) xấp xỉ bằng pitch (mm). Theo cách này, màn P4 xem đẹp từ khoảng 4 m trở ra, màn P8 từ khoảng 8 m (Rentforevent). Mỗi nguồn dùng một hệ số khác nhau, có nơi nhân pitch với 1 đến 3 (SZRadiant), nên bạn chỉ dùng con số này để ước lượng ban đầu. Màn ngoài trời phổ biến có pitch trong khoảng 4 đến 16 mm (LamasaTech).

Cột cỡ màn chỉ là mức tham khảo. Thông số cụ thể còn tuỳ model, nên khi nhận báo giá bạn cần xem kỹ bảng thông số của tấm LED. Khi khảo sát, chúng tôi thường đo trực tiếp từ vị trí đặt màn đến chỗ ban tổ chức định xếp ghế hàng đầu. Lỗi hay gặp là kê ghế quá sát màn. Người ngồi đầu sẽ thấy rõ từng chấm sáng và phải ngửa cổ suốt buổi.

Với bãi biển và đồi trống, gió quyết định nhiều hơn cỡ màn. Pitch lớn thì tấm LED thưa hơn, gió lọt qua dễ hơn (Chauvet Professional). Vì vậy ở bãi biển, chúng tôi hay khuyên chọn màn hơi nhỏ hơn dự định và kê ghế lùi ra xa, không dựng một mặt phẳng lớn chắn gió. Cách tính tạ đối trọng và ngưỡng gió phải hạ màn có trong bài dựng màn LED ngoài trời chống gió an toàn.

Điện ở resort ngoại thành: dùng điện lưới hay máy phát?

Bạn hãy hỏi resort xem điểm đấu điện gần bãi nhất còn dư bao nhiêu kW. Nếu không đủ, hoặc ổ cắm ở quá xa, thì phải thuê máy phát riêng. Đây là câu hỏi cần có câu trả lời trước khi chốt cỡ màn.

Theo một đơn vị cho thuê ở Anh, tấm LED cho thuê tiêu thụ tối đa khoảng 400–550 W/m² tuỳ pitch. Khi chạy nội dung bình thường, màn chỉ dùng khoảng 40–60% mức tối đa đó. Một màn 4 m × 3 m chạy nội dung thường tốn khoảng 2,7 kW (Dynamo LED Displays). Từ các con số này có thể ước tính như sau:

Khi chọn máy phát, bạn nên tính theo cột công suất tối đa, không tính theo cột chạy thường. Lúc bật nguồn, màn có dòng khởi động lớn. Ngoài màn còn có bộ xử lý hình, laptop, dàn âm thanh và đèn sân khấu cùng lấy điện. Chúng tôi không bao giờ để máy phát chạy sát tải, vì điện áp tụt sẽ làm màn nháy hoặc tắt giữa chừng, nặng hơn có thể hỏng nguồn tấm LED.

Thêm vài điều chúng tôi luôn làm khi kéo điện ở resort:

• Tách nguồn màn LED và nguồn âm thanh ra hai đường riêng, để tránh tiếng ù.
• Dùng máy phát loại có vỏ cách âm và đặt xa khu khách ngồi. Nếu điện lưới của resort đủ tải, ưu tiên dùng điện lưới.
• Có aptomat chống giật và tiếp địa cho khung màn, nhất là trên bãi cỏ ẩm sương hoặc gần biển.
• Đo chiều dài dây từ nguồn đến màn ngay từ lúc khảo sát. Dây quá dài và tiết diện nhỏ sẽ gây sụt áp dù máy phát đủ công suất.

Vận chuyển ra Ba Vì, Sóc Sơn, Hòa Bình cần tính gì?

Ở các điểm ngoại thành, phần khó là đường vào bãi và thời gian dựng. Bản thân quãng đường chở thiết bị ít khi là vấn đề. Nên dựng màn từ chiều hôm trước hoặc từ rất sớm trong ngày diễn ra chương trình, và phải biết chắc xe tải vào được đến đâu.

Nhiều resort ở Ba Vì, Sóc Sơn hay Hòa Bình có bãi cỏ đẹp nhưng nằm sau một đoạn đường dốc, hẹp hoặc có cổng thấp. Nếu xe chở khung truss và thùng tấm LED không vào được, đội kỹ thuật phải khuân tay từng thùng, và thời gian dựng có thể tăng gấp đôi. Nền cỏ sau mưa thường lún, nên chúng tôi luôn mang ván kê dưới chân khung để khung không bị nghiêng dần trong ngày.

Những điều cần hỏi resort trước khi chốt lịch:

1. Xe tải loại nào vào được đến sát bãi, có giờ cấm xe trong khu nghỉ dưỡng không.
2. Bãi là nền gì (cỏ, cát, đất nện, sàn gỗ) và có chỗ trũng đọng nước không.
3. Điểm đấu điện cách bãi bao xa, resort cho phép dùng tối đa bao nhiêu kW.
4. Đêm trước chương trình có người trông thiết bị không, hay đội kỹ thuật phải ở lại.
5. Khi trời mưa, chương trình có chuyển vào trong nhà không, và nếu chuyển thì hội trường có đủ cao để dựng màn không.

Câu cuối rất hay bị bỏ qua. Màn LED ngoài trời đạt chuẩn chống nước mặt trước IP65 (Dynamo LED Displays) chịu được mưa. Nhưng khi có dông và gió giật thì vẫn phải hạ màn, nên kịch bản cần có phương án dự phòng.

Chiếu trò chơi, bảng điểm và gala buổi tối cần chuẩn bị gì?

Ban tổ chức cần chuẩn bị nội dung đúng tỉ lệ khung hình của màn. Đội kỹ thuật cần chỉnh độ sáng riêng cho buổi sáng và buổi tối. Hai việc này quyết định màn trông đẹp hay trông nghiệp dư, còn cỡ màn ít ảnh hưởng hơn.

Màn LED dựng từ tấm cabinet nên tỉ lệ thường không đúng 16:9. Ví dụ một màn ngang 4 m cao 2,5 m sẽ có tỉ lệ 8:5. Bạn hãy hỏi kích thước điểm ảnh thực của màn (ví dụ bao nhiêu pixel ngang × dọc) rồi gửi cho người làm slide, để chữ bảng điểm không bị cắt mép hoặc kéo méo.

Màn LED trên khung truss chạy thử hình đám đông, laptop và túi đồ trên bàn, thang nhôm bên phải.

Ảnh trên là một màn LED dựng trên khung truss đang chạy thử hình. Laptop điều khiển đặt trên bàn ngay phía trước. Chúng tôi luôn chạy thử nội dung thật của chương trình như vậy trước giờ khách đến, để kiểm tra màu, cỡ chữ và kết nối từ laptop.

Với bảng điểm, cách gọn nhất là làm sẵn trên bảng tính hoặc slide, có người cập nhật ngay tại bàn kỹ thuật. Laptop nên nối với bộ xử lý hình qua cáp HDMI. Nếu bàn điều khiển đặt xa màn, cần dùng bộ kéo dài HDMI qua cáp mạng, vì cáp HDMI thường dài quá khoảng 15 m dễ chập chờn tín hiệu (kinh nghiệm của đội kỹ thuật, còn tuỳ chất lượng cáp). Video trò chơi nên chép sẵn vào máy, không phát trực tuyến, vì sóng điện thoại ở nhiều khu đồi ngoại thành rất yếu.

Màn LED trên khung truss đang chạy thử hình phỏng vấn trên phố; thang nhôm, laptop và túi đồ trên bàn phía trước.

Ảnh này cho thấy cùng cách bố trí khi chạy thử một đoạn video khác. Thang nhôm được để sẵn bên cạnh để kỹ thuật viên lên chỉnh tấm khi cần.

Về độ sáng, dưới nắng trực tiếp màn thường cần từ khoảng 5.000 nits trở lên. Chỗ có bóng râm thì khoảng 3.000–4.500 nits là đủ (Dynamo LED Displays). Đến gala tối thì ngược lại: để sáng tối đa sẽ làm nền trắng loé lên, mặt người trong ảnh trông gắt. Sau hoàng hôn, chúng tôi hạ sáng dần theo từng nấc và đứng ở hàng ghế khách để kiểm tra bằng mắt. Chi tiết về nits có trong bài màn LED ngoài trời cần độ sáng bao nhiêu nits.

Lịch dựng một buổi teambuilding có màn LED trông thế nào?

Lịch dựng nên lùi từ giờ khai mạc về trước, và có một khoảng chạy thử đủ dài. Dưới đây là thứ tự chúng tôi thường áp dụng cho một chương trình ngoài trời ở resort ngoại thành. Thời lượng từng bước tuỳ cỡ màn và mặt bằng nên không ghi cố định.

1. Khảo sát: xem đường xe vào, đo khoảng cách xem, xác định điểm đấu điện và hướng nắng theo giờ chương trình.
2. Chốt cỡ màn, pitch và phương án điện (điện lưới hay máy phát), gửi kích thước điểm ảnh cho bên làm nội dung.
3. Chở thiết bị và dựng khung truss, kê ván, đặt tạ đối trọng.
4. Treo tấm LED, đi dây tín hiệu và dây nguồn, tiếp địa khung.
5. Bật màn, cân màu, chạy toàn bộ nội dung của chương trình từ đầu đến cuối.
6. Trong chương trình: có kỹ thuật viên trực ở bàn điều khiển, theo dõi gió và thời tiết.
7. Sau gala: hạ màn và tháo dỡ. Nếu tháo trong đêm, cần chiếu sáng đủ cho khu vực làm việc.

Màn hình LED lớn đặt trong khung gian hàng, đang phát trận bóng đá; dưới có thang, mũ bảo hộ.

Ảnh trên là một màn LED lớn đặt trong khung gian hàng. Phía dưới có thang và mũ bảo hộ. Ở bãi cỏ teambuilding cũng vậy, khu vực dưới chân khung khi đang dựng hoặc tháo phải được quây lại, không cho người chơi chạy ngang qua.

Muốn xem các loại màn đang có và giá thuê, bạn tham khảo bảng giá tại trang cho thuê màn LED Hà Nội. Các nội dung chung về màn ngoài trời được gom ở bài thuê màn hình LED ngoài trời tại Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp

Teambuilding khoảng 100 người cần màn LED cỡ nào?

Số người không trực tiếp quyết định cỡ màn. Nếu các đội đứng thành vòng cách màn khoảng 6–10 m, màn ngang 4–5 m với pitch khoảng P4.8–P6 thường đủ nhìn rõ chữ bảng điểm. Bạn nên cho đội kỹ thuật khảo sát để chốt chính xác.

Resort có điện sẵn thì có cần máy phát không?

Không bắt buộc. Nếu điểm đấu điện gần bãi và resort xác nhận còn đủ công suất cho màn, âm thanh và đèn, bạn có thể dùng điện lưới. Nếu ổ cắm quá xa hoặc tải không đủ, nên thuê máy phát riêng thay vì chạy dây dài.

Màn LED dựng trên bãi biển có an toàn không?

An toàn nếu khung được đặt đủ tạ đối trọng, màn không quá lớn so với sức gió tại chỗ và có người theo dõi gió suốt chương trình. Khi có dông hoặc gió giật mạnh thì phải hạ màn, không cố chạy tiếp.

Có thể dùng một màn cho cả trò chơi ban ngày lẫn gala buổi tối không?

Được, và đây là cách dùng phổ biến. Ban ngày chạy độ sáng cao, sau hoàng hôn hạ sáng dần để không chói. Bạn chỉ cần báo trước kịch bản để đội kỹ thuật bố trí người trực cả ngày.

Nên đặt thuê màn LED cho teambuilding trước bao lâu?

Nên đặt càng sớm càng tốt, nhất là vào mùa du lịch công ty. Lý do là cần thời gian khảo sát resort ngoại thành và chốt phương án điện. Lịch cụ thể bạn hỏi trực tiếp qua hotline để biết thiết bị còn trống.

Nguồn tham khảo

• Dynamo LED Displays: Outdoor LED displays complete guide
• Dynamo LED Displays: Outdoor LED direct sunlight nits requirements
• Dynamo LED Displays: LED screen hire power requirements for events
• Rentforevent: LED Screen Placement, Viewing Angles and Distances
• Touchify: LED pixel pitch and viewing distance
• SZRadiant: pixel pitch
• LamasaTech: outdoor LED displays
• Chauvet Professional: outdoor LED
• Inavate APAC: Infiled launches outdoor rental product

Nếu bạn đang lên kịch bản teambuilding ở resort ngoại thành và chưa chắc nên dùng màn cỡ nào, máy phát ra sao, hãy gọi THIETBISO.COM qua hotline 1800 3343 hoặc gửi yêu cầu tại thietbiso.com. Đội kỹ thuật làm thiết bị nghe nhìn từ năm 2007 sẽ hỏi kỹ mặt bằng, khảo sát nếu cần, rồi gửi phương án và báo giá theo đúng chương trình của bạn.

Tác giả: Team content Thietbiso.com