Thuê màn hình tương tác cho hội thảo: chọn cỡ màn, kết nối và cách bố trí

Thuê màn hình tương tác cho hội thảo hợp nhất với phòng họp và hội thảo nhỏ, nơi cần viết, ghi chú trực tiếp hoặc họp trực tuyến. Hội trường đông người thì nên dùng màn LED hoặc máy chiếu làm màn chính, đặt màn tương tác cạnh bục cho diễn giả thao tác. Muốn buổi họp suôn sẻ, bạn cần thêm camera, micro tốt và thử thiết bị trước giờ họp.

Màn hình tương tác (interactive flat panel) là màn cảm ứng loại thương mại, cỡ phổ biến từ 55 đến 86 inch. Màn có sẵn bảng trắng điện tử, trình chiếu có dây hoặc không dây, nhiều model cho vài người viết cùng lúc (Screen Moove). Nếu bạn chưa rõ cấu tạo và các loại cảm ứng, có thể đọc trước bài màn hình tương tác là gì. Bài này chỉ bàn chuyện dùng màn trong hội thảo và phòng họp sao cho đáng tiền thuê.

Hội thảo nào hợp với màn hình tương tác?

Màn tương tác hợp với buổi có trao đổi hai chiều: họp nhóm, workshop, buổi trình bày cần khoanh, ghi chú lên slide, họp kết hợp trực tuyến. Với buổi chỉ chiếu slide một chiều cho đông người, màn tương tác không phát huy được gì mà chi phí lại cao hơn.

Lý do nằm ở kích thước. Màn 65–86 inch đọc rõ ở phòng vài chục người, còn hàng ghế cuối hội trường lớn sẽ không đọc nổi chữ trên bảng tính hay bản vẽ. Screen Moove gọi việc chọn màn quá nhỏ là kiểu "tiết kiệm sai". Phòng họp nhỏ dùng 65 inch được, phòng lớn hơn nên lên 75–86 inch.

Trường hợp cuối là chỗ nhiều người thuê thừa. Nếu diễn giả chỉ bấm chuyển slide, theo chúng tôi bạn nên cân nhắc tivi hoặc máy chiếu, vì phần cảm ứng sẽ bỏ không suốt buổi. Bài màn hình tương tác hay tivi kèm máy chiếu so sánh kỹ hai phương án này.

Họp trực tuyến cần thêm gì ngoài màn?

Cần đủ ba thứ: camera, micro và đường truyền ổn định. Màn đẹp mà tiếng thu kém thì người ở đầu bên kia vẫn không theo được cuộc họp.

Có loại màn tích hợp sẵn camera, micro, loa và codec (bộ mã hoá, giải mã hình tiếng cho họp video), thường gọi là meeting board. Màn thuê thông thường thì tuỳ model, có cái có camera rời, có cái không có gì. Vì vậy khi đặt thuê, bạn nên nói rõ buổi đó có họp Zoom hay Teams để chúng tôi chuẩn bị đúng bộ.

BenQ nêu 6 tiêu chí chọn camera đi với màn tương tác: độ phân giải, cỡ phòng, góc và vị trí đặt, micro, tính di động, khả năng tương thích (BenQ). Phòng họp nhỏ và vừa thường chưa có hệ thống micro riêng, khi đó camera hội nghị có micro thu đa hướng là lựa chọn gọn. Phòng dài hơn thì Yealink khuyên ghép thêm micro để bàn hoặc micro trần để người ngồi xa vẫn được nghe rõ (Yealink).

Webcam gắn trên chân tripod, tay người đang cầm, phía sau là gương thang máy có phản chiếu người.

Ảnh trên là bộ webcam Full HD gắn chân tripod mà chúng tôi lắp kèm cho các buổi họp trực tuyến. Chân tripod giúp chỉnh độ cao camera ngang tầm mắt người ngồi, không phải kê sách hay hộp như nhiều phòng họp vẫn làm.

Về chia sẻ màn hình, có hai đường. Đường dây là HDMI cho hình, kèm dây USB touch nếu muốn chạm trên màn để điều khiển ngược laptop. Nhiều người chỉ cắm HDMI rồi thắc mắc sao chạm không ăn, đó là lỗi hay gặp nhất. Một số laptop và màn hỗ trợ một sợi USB-C gánh cả hình lẫn cảm ứng, tuỳ máy. Đường không dây thường qua dongle hoặc ứng dụng riêng của hãng màn, cách kết nối khác nhau theo model.

Theo chúng tôi, hội thảo đông người nên luôn có phương án dây dự phòng, vì Wi-Fi hội trường hay nghẽn khi cả phòng cùng vào mạng. Dây HDMI kéo quá dài cũng dễ chập chờn hình, khi đó đội kỹ thuật dùng dây quang hoặc bộ kéo dài tín hiệu.

Đặt màn ở đâu so với bục diễn giả?

Đặt màn chéo về phía tay thuận của diễn giả, lệch khỏi bục, tâm màn ngang tầm mắt người ngồi. Như vậy người nói viết lên màn mà không đứng che mất nội dung.

Ánh sáng là chuyện thứ hai. Phòng nhiều cửa kính làm màn bị chói và hạn chế chỗ đặt (Neat). Khi lắp ở phòng có kính một mặt, chúng tôi thường xoay màn để cửa kính nằm ngang hoặc sau lưng người xem, tránh để nắng rọi thẳng mặt màn. Không xoay được thì kéo rèm, đơn giản mà hiệu quả hơn tăng độ sáng.

Camera đặt ở mép trên hoặc mép dưới màn, ngang tầm mắt. Đặt camera lệch sang bên khiến người ở đầu bên kia chỉ thấy nửa mặt những người đang nhìn màn.

Chân di động (trolley) hợp với phòng hay đổi bố cục, sáng họp bàn chữ U chiều chuyển thành thảo luận nhóm. Treo tường gọn hơn nhưng chỉ nên làm khi thuê dài ngày và tường chịu lực được.

Nhân viên hướng dẫn thao tác màn hình tương tác treo trên chân di động trong phòng họp nhỏ.

Ảnh cho thấy kỹ thuật viên của chúng tôi hướng dẫn thao tác màn tương tác đặt trên chân di động trong một phòng họp nhỏ. Phần hướng dẫn này gồm cách mở bảng trắng, chuyển nguồn vào, lưu ghi chú, thường mất vài phút nhưng giúp người chủ trì tự tin hơn hẳn khi vào họp.

Kết hợp màn LED lớn và màn tương tác thế nào?

Với hội thảo đông khách, cách làm hợp lý là màn LED lớn làm màn chính cho cả hội trường, màn tương tác đặt cạnh bục để diễn giả viết, khoanh, ghi chú, rồi xuất hình từ màn tương tác sang màn LED. Khán giả nhìn màn lớn, diễn giả thao tác trên màn nhỏ trước mặt.

Phương án này đòi hỏi thêm một bộ chuyển mạch hoặc bộ chia hình để chọn nguồn nào lên màn chính. Kỹ thuật viên ngồi bàn điều khiển sẽ chuyển giữa laptop trình chiếu, màn tương tác và camera trực tuyến. Bạn có thể xem các cỡ màn LED hội trường tại trang cho thuê màn hình LED.

Một thiết bị hay đi cùng trong hội thảo kỹ thuật, đào tạo là máy chiếu vật thể, dùng để soi tài liệu giấy, mẫu vật lên màn.

Thiết bị Elmos màu trắng đen có cần cong, để trong túi nilon xám cùng dây nguồn khi nhận máy sửa.

Ảnh là một máy chiếu vật thể Elmo khi nhận về kiểm tra tại chỗ chúng tôi. Loại máy này có cần cong gắn camera, cắm vào màn tương tác hoặc bộ chuyển mạch như một nguồn hình bình thường. Nếu buổi của bạn cần soi tài liệu, nên báo trước để chúng tôi tính thêm cổng vào.

Checklist thử thiết bị trước giờ họp

Nên thử toàn bộ thiết bị trước giờ khai mạc ít nhất một khoảng đủ để xử lý sự cố, chứ không phải lúc khách đã ngồi kín phòng. Yealink cũng tách riêng bước thử thiết bị trong hướng dẫn thiết lập phòng họp video (Yealink).

Chuyện xuất ghi chú hay bị bỏ qua. Tuỳ model, màn cho lưu ra USB, gửi email hoặc hiện mã QR để người dự quét tải về. Bạn nên hỏi kỹ thuật viên cách làm ngay lúc bàn giao.

Nên hỏi gì trước khi thuê màn tương tác?

Trước khi chốt, bạn nên nắm được bốn điều: cỡ màn, màn có camera và micro tích hợp không, cách chia sẻ màn không dây của model đó, và có kỹ thuật viên trực trong buổi không. Bốn điều này quyết định bạn có phải thuê thêm thiết bị hay không.

Những thông tin nên chuẩn bị để báo cho bên cho thuê:

• Số người dự và kích thước phòng
• Buổi họp có kết nối trực tuyến không, dùng phần mềm gì
• Loại laptop trình chiếu (cổng HDMI hay chỉ có USB-C)
• Thời gian lắp đặt được vào phòng và thời lượng buổi họp
• Có cần màn LED, máy chiếu hoặc loa đi kèm không

Về chi phí, giá phụ thuộc cỡ màn, số ngày thuê, thiết bị đi kèm và việc có kỹ thuật viên trực hay không. Bạn có thể xem bảng giá và gửi yêu cầu báo giá tại trang cho thuê màn hình tương tác. Nếu buổi của bạn là lớp học nhiều ngày, bài thuê màn hình tương tác cho lớp đào tạo có thêm lưu ý về cỡ màn và kết nối cho kiểu dùng đó.

Câu hỏi thường gặp

Phòng họp 10–15 người nên thuê màn tương tác cỡ nào?

Thường 65 inch là đủ cho phòng họp nhỏ. Nếu phòng dài hoặc hay chiếu bảng tính, bản vẽ chữ nhỏ thì nên lên 75 inch để người ngồi cuối bàn vẫn đọc rõ.

Màn tương tác thuê có sẵn camera để họp Zoom không?

Tuỳ model. Có loại tích hợp camera, micro, loa, có loại không. Bạn nên báo trước là có họp trực tuyến để chúng tôi chuẩn bị màn có sẵn hoặc lắp camera, micro rời.

Cắm HDMI rồi mà chạm màn không điều khiển được laptop, phải làm sao?

HDMI chỉ truyền hình và tiếng. Muốn điều khiển ngược laptop bằng cảm ứng, bạn cần cắm thêm dây USB touch từ màn sang laptop, hoặc dùng dây USB-C nếu cả hai thiết bị cùng hỗ trợ.

Hội trường vài trăm người có dùng màn tương tác làm màn chính được không?

Không nên. Màn 65–86 inch quá nhỏ cho hàng ghế sau. Nên dùng màn LED hoặc máy chiếu làm màn chính, màn tương tác đặt cạnh bục cho diễn giả thao tác.

Có cần kỹ thuật viên trực suốt buổi không?

Với họp nội bộ đơn giản, hướng dẫn kỹ lúc bàn giao là đủ. Buổi có họp trực tuyến, nhiều nguồn hình hoặc ghép với màn LED thì theo chúng tôi nên có người trực, vì sự cố chuyển nguồn hay âm thanh cần xử lý ngay tại chỗ.

Đặt thuê màn tương tác cho buổi họp của bạn

THIETBISO.COM cho thuê, lắp đặt thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007, gồm màn tương tác, màn LED, máy chiếu, camera và micro họp trực tuyến. Bạn có thể gọi hotline 1800 3343 hoặc gửi yêu cầu qua website thietbiso.com, kèm số người dự, kích thước phòng và hình thức họp, để chúng tôi tư vấn cấu hình và báo giá cụ thể.

Nguồn tham khảo

• Interactive Flat Panel vs Whiteboard Compared — Screen Moove
• Choosing the Best Video Conference Camera for Your Meetings' Interactive Display — BenQ Asia Pacific
• How to Set Up Camera for Video Conferencing — Yealink
• Video Conference Room Setup: A Complete Guide — Neat

Tác giả: Team content Thietbiso.com