Thuê màn LED hội nghị tổng kết cuối năm kết hợp tiệc tất niên: chọn pitch, chuyển nguồn, kỹ thuật trực

Thuê màn LED cho hội nghị tổng kết cuối năm kết hợp tiệc tất niên hoàn toàn dùng được một màn cho cả hai phần. Điều kiện là bạn chọn độ mịn điểm ảnh theo phần hội nghị, vì đây là phần cần đọc chữ, rồi dùng bộ xử lý hình có chuyển nguồn liền mạch và giữ kỹ thuật viên trực từ lúc khai mạc đến khi tàn tiệc.

Một màn LED có gánh được cả phần hội nghị lẫn phần tiệc không?

Được, và theo chúng tôi đây là cách làm hợp lý nhất cho chương trình gộp. Lý do là dựng một màn lớn đúng chuẩn thì gọn hơn hai hệ thống riêng, sân khấu cũng không bị chia đôi.

Hai phần chương trình đòi hỏi những thứ khác nhau. Buổi sáng hoặc đầu giờ chiều là báo cáo doanh thu, biểu đồ, danh sách khen thưởng. Người xem ngồi im và cần đọc được từng con số. Buổi tối là video, ca nhạc, quay số, ảnh hoạt động cả năm. Lúc này màn cần rực màu và chuyển cảnh nhanh. Khi lên phương án, chúng tôi luôn lấy phần khó hơn làm chuẩn, tức là phần chữ và số liệu.

Nếu bạn đang xem tổng thể các kiểu chương trình cuối năm, bài thuê màn LED tất niên Hà Nội có phần so sánh theo địa điểm và quy mô.

Chọn pixel pitch bao nhiêu để số liệu, biểu đồ đọc rõ?

Với hội trường cỡ vừa, hàng ghế đầu cách màn khoảng 5–8 m, mức P2.5 trở xuống thường đủ cho slide số liệu. Khi khoảng cách ngắn hơn, hoặc slide nhiều bảng tính, bạn nên cân nhắc pitch nhỏ hơn.

Pixel pitch là khoảng cách giữa tâm hai điểm ảnh LED kề nhau, tính bằng milimét (Barco). Số càng nhỏ thì điểm ảnh càng dày và chữ càng mịn khi đứng gần. Một quy tắc kinh nghiệm phổ biến lấy pitch (mm) nhân 10 để ra khoảng cách xem thoải mái tính bằng feet, ví dụ P2.5 tương đương khoảng 7,6 m (DGI Communications). Cách tính này không phải tiêu chuẩn. Dekom đưa mức dễ dãi hơn, pitch 1 mm cần ngồi xa khoảng 2 m (Dekom), còn các nguồn khác dùng hệ số khác nữa (Visualart).

Với phòng họp 15–30 người ngồi cách màn 3–5 m, có nguồn gợi ý P1.5–P2.5 (Luxwave).

Màn LED lớn trong phòng hội thảo hiển thị slide tiêu đề, bên trái có lẵng hoa; trần có đèn downlight.

Ảnh trên là màn LED trong một phòng hội thảo đang chiếu slide tiêu đề. Bạn để ý trần có đèn downlight chiếu thẳng xuống. Loại đèn này ít ảnh hưởng tới màn LED như với máy chiếu, nhưng vẫn cần hạ độ sáng màn cho cân với đèn phòng, nếu không chữ trắng sẽ bị nhòe viền.

Pitch đúng mới là một nửa. Nửa còn lại nằm ở file trình chiếu, và đây là chỗ hay hỏng nhất. Theo kinh nghiệm của đội kỹ thuật, bảng tính nền trắng chữ đen mảnh là loại nội dung dễ lộ điểm ảnh và khó đọc nhất trên LED. Chúng tôi thường khuyên phòng ban làm báo cáo mấy việc sau:

• Dựng slide đúng tỉ lệ màn (hỏi kỹ thuật kích thước pixel thật của màn, đừng mặc định 16:9).
• Dùng font không chân, nét đậm. Tránh viết toàn bộ bằng chữ in hoa vì khó đọc hơn chữ thường.
• Ưu tiên nền tối, chữ sáng, bỏ hiệu ứng bóng đổ.
• Một biểu đồ cho một slide. Bảng số liệu dài thì tách ra, hoặc chỉ giữ dòng tổng.
• Gửi file trước ít nhất một ngày để chiếu thử lên màn thật.

Phần dựng file cho các tiết mục tiệc có hướng dẫn riêng trong bài nội dung trình chiếu màn LED tiệc tất niên.

Chuyển từ phần hội nghị sang tiệc thế nào để màn không bị tối?

Bạn cần bộ xử lý hình có nhiều cổng vào và chuyển nguồn liền mạch, cộng với các bố cục cài sẵn cho từng phần chương trình. Làm vậy thì lúc MC chuyển tiết mục, màn đổi hình ngay, không chớp đen.

Bộ xử lý hình (video processor) là thiết bị đứng giữa các nguồn tín hiệu và màn LED. Nó nhận laptop, máy phát video, camera rồi ghép, cắt, đẩy hình lên màn. Một số dòng của NovaStar như VX4S-N hỗ trợ chuyển nguồn tốc độ cao kèm hiệu ứng mờ dần (Dynamo LED Displays). Số cổng, số lớp hình và khả năng chiếu hình trong hình tuỳ model, nên trước khi thuê bạn nên hỏi rõ bộ xử lý đi kèm là loại gì (danh mục bộ xử lý NovaStar).

Khi chương trình có cả tổng kết và tiệc, chúng tôi thường đấu nối theo kiểu mỗi nguồn một cổng riêng:

1. Cổng 1: laptop chiếu slide báo cáo của ban lãnh đạo.
2. Cổng 2: laptop hoặc máy phát video cho clip tổng kết năm, nhạc nền.
3. Cổng 3: máy chạy phần mềm quay số trúng thưởng.
4. Cổng 4: camera quay sân khấu, nếu có đưa hình người phát biểu lên màn.

Sau đó lưu bố cục cài sẵn (preset), ví dụ "khai mạc", "báo cáo", "trao thưởng", "tiệc", "quay số". Đến giờ, kỹ thuật chỉ bấm chọn bố cục thay vì rút cắm dây. Bộ xử lý có chế độ xem trước rồi mới đẩy lên màn thì càng an toàn, vì người điều khiển nhìn được hình kế tiếp trước khi khán phòng thấy.

Màn LED lớn đặt ngoài trời bên bậc thang sảnh tiệc cưới, hiển thị ba ảnh cưới.

Ảnh này chụp ở một tiệc cưới, không phải buổi tổng kết. Chúng tôi đưa vào vì nó cho thấy cùng một màn LED có thể chuyển sang chế độ chiếu ảnh, tạo không khí. Phần tiệc tất niên dùng màn theo kiểu tương tự sau khi hội nghị kết thúc.

Lúc chuyển sang tiệc, độ sáng cũng phải đổi theo. Phần hội nghị nên để màn dịu vì khách nhìn lâu. Khi đèn sân khấu bật lên cho văn nghệ, màn cần sáng hơn mới không bị chìm. Nếu có quay phim, livestream hoặc chụp ảnh trao thưởng, bạn nên hỏi tần số quét của màn. Tần số quét cao giúp giảm sọc khi máy quay ghi lại màn hình (DGI Communications).

Màn LED trong gian hàng triển lãm hiển thị trang web, phía trước có bàn ghế; ảnh hơi tối.

Ảnh gian triển lãm này hơi tối, trong khi màn vẫn sáng rõ. Đó đúng là kiểu chênh sáng thường gặp khi chụp màn LED. Thợ ảnh nên đo sáng theo người trên sân khấu, còn kỹ thuật màn hạ độ sáng một chút lúc trao thưởng để ảnh không cháy màn.

Đổi sơ đồ từ ghế hội nghị sang bàn tròn thì đặt màn ở đâu?

Đặt màn chính giữa sân khấu, nâng mép dưới đủ cao để người ngồi bàn cuối nhìn qua đầu bàn trước. Hội trường sâu hoặc rộng thì thêm màn phụ hay tivi hai bên.

Nhiều đơn vị làm hội nghị buổi chiều với ghế xếp hàng, rồi đổi sang bàn tròn cho tiệc tối. Ghế xếp hàng thì ai cũng nhìn thẳng màn. Bàn tròn thì khác. Gần nửa số người ở mỗi bàn ngồi quay lưng hoặc nghiêng so với sân khấu, phải xoay ghế mới xem được. Chương trình tiệc có quay số, trao thưởng liên tục thì đây là chuyện cần tính.

Chiều cao mép dưới màn là yếu tố quyết định nhất. Các tài liệu sự kiện đưa ra những con số khác nhau, nên chúng tôi không áp một mức cố định. Cách làm của đội kỹ thuật là dựng xong khung, ngồi thử ở bàn cuối và bàn góc xa nhất, nhìn xem đầu người bàn trước có che mép dưới màn không. Màn cao quá thì hàng đầu ngửa cổ. Thấp quá thì hàng sau bị che.

Một lưu ý thực tế: nếu sơ đồ đổi giữa hai phần, hãy chốt vị trí màn theo sơ đồ bàn tiệc. Ghế hội nghị dễ dồn lên hay lùi lại. Bàn tròn kê xong thì hầu như không xê dịch được. Với sảnh nhà hàng trần thấp, xem thêm bài màn LED tiệc tất niên tại nhà hàng.

Hội trường quá sâu thì thêm hai tivi màn lớn ở giữa sảnh, chạy cùng nội dung với màn chính. Cách này thường đỡ tốn hơn so với nới màn chính to thêm.

Kỹ thuật trực xuyên suốt buổi làm những việc gì?

Kỹ thuật viên ở lại từ lúc chạy thử đến khi khách về. Họ chuyển nguồn theo kịch bản, chỉnh độ sáng và xử lý sự cố tại chỗ.

Chương trình gộp thường kéo dài cả buổi chiều sang tối, có nhiều người cầm laptop lên cắm, nhiều tiết mục đổi liên tục. Theo chúng tôi, đây là loại sự kiện không nên để màn "tự chạy", vì lỗi hay gặp nhất là do thao tác chứ không phải do màn. Ví dụ: laptop người báo cáo đổi độ phân giải, slide bị lệch khung; file video thiếu codec; dây HDMI kéo quá dài nên mất tín hiệu.

Một buổi trực điển hình gồm các mốc:

• Trước giờ khai mạc: chạy toàn bộ file, kiểm tra từng cổng, lưu bố cục cài sẵn.
• Phần hội nghị: chuyển slide theo người phát biểu, giữ màn dịu, chuẩn bị nguồn dự phòng.
• Giờ nghỉ giữa hai phần: đổi bố cục sang tiệc, tăng độ sáng, phối hợp với bên âm thanh ánh sáng.
• Phần tiệc: chạy clip, đưa phần mềm quay số lên, xử lý yêu cầu phát sinh của MC.
• Kết thúc: tháo dỡ theo giờ địa điểm cho phép.

Trước buổi diễn, bạn nên gửi cho kỹ thuật kịch bản chương trình có ghi rõ tiết mục nào dùng nguồn nào. Chỉ một tờ kịch bản như vậy đã giảm phần lớn lỗi chuyển cảnh.

Khi nào không cần thuê màn LED cho buổi tổng kết?

Nếu chỉ họp nội bộ trong phòng nhỏ, không có tiệc trên sân khấu, thì máy chiếu hoặc tivi lớn là đủ và đỡ chi phí hơn.

Màn LED phát huy khi phòng rộng, có ánh sáng sân khấu và chương trình nhiều phần. Với phòng họp vài chục người, đèn có thể tắt bớt, chủ yếu chiếu slide, thì một máy chiếu độ sáng phù hợp hoặc một hai tivi cỡ lớn vẫn làm tốt việc. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn phương án gọn hơn nếu thấy màn LED chưa cần thiết.

Khi cần báo giá, bạn chuẩn bị sẵn: kích thước hội trường, chiều cao trần, sơ đồ bàn, số nguồn cần chiếu, có quay phim hay livestream không, giờ được vào dựng và giờ phải tháo. Chi phí phụ thuộc kích thước màn, loại pitch và thời gian trực. Bạn xem bảng giá tại trang cho thuê màn hình LED hoặc liên hệ để được báo giá theo đúng sơ đồ.

Câu hỏi thường gặp

Hội nghị tổng kết buổi chiều, tiệc buổi tối có cần dựng hai màn không?

Thường là không. Một màn chọn pitch theo phần hội nghị, cộng bộ xử lý chuyển nguồn, đủ cho cả hai phần. Chỉ thêm màn phụ khi hội trường quá sâu hoặc bàn tiệc trải rộng.

Nên dựng màn từ hôm trước hay ngay trong ngày?

Nếu địa điểm cho phép, dựng từ tối hôm trước là an toàn nhất vì còn thời gian chiếu thử file thật. Dựng trong ngày vẫn được nhưng cần tính đủ giờ chạy thử trước khai mạc.

Slide báo cáo làm theo tỉ lệ 16:9 có chiếu được không?

Chiếu được, nhưng nếu tỉ lệ màn khác 16:9 thì sẽ có viền đen hoặc bị kéo méo. Bạn nên hỏi kỹ thuật kích thước pixel thật của màn để dựng slide khớp.

Có cần màn LED trong nhà loại đặc biệt khi có livestream không?

Bạn nên hỏi tần số quét của màn và báo trước để kỹ thuật chỉnh độ sáng phù hợp với máy quay. Việc này giúp hạn chế sọc và cháy sáng trên hình phát trực tiếp.

Kỹ thuật viên có ở lại đến hết tiệc không?

Có. Với chương trình gộp hội nghị và tiệc, chúng tôi bố trí kỹ thuật trực xuyên suốt, từ chạy thử đến khi tháo dỡ.

Liên hệ đặt màn cho buổi tổng kết

THIETBISO.COM làm dịch vụ thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007. Bạn gửi sơ đồ hội trường và kịch bản chương trình, đội kỹ thuật sẽ đề xuất cỡ màn, pitch và cách đấu nối cho cả hai phần. Xem thêm các phương án màn LED tất niên, gọi hotline 1800 3343 hoặc truy cập thietbiso.com. Văn phòng ở số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, Hà Nội.

Nguồn tham khảo

• Barco – LEDtalks: What is pixel pitch
• DGI Communications – What is pixel pitch
• DGI Communications – When does an LED video wall make more sense than a traditional display
• Dekom – LED walls
• Visualart – How to choose the best pixel pitch
• Luxwave – Màn hình LED phòng họp: chọn pixel pitch
• Dynamo LED Displays – NovaStar VX4S-N Video Processor
• Dynamo LED Displays – LED Video Processors

Tác giả: Team content Thietbiso.com