Quy trình thanh lý máy chiếu doanh nghiệp: hồ sơ, hoá đơn và cách định giá máy cũ

Doanh nghiệp thanh lý máy chiếu theo các bước sau: lập hội đồng thanh lý, kiểm kê và đánh giá lại máy, ra quyết định, lập biên bản thanh lý, rồi bán cho bên mua và xuất hoá đơn. Máy đã hết khấu hao vẫn bán được. Giá bán phụ thuộc vào đời máy, giờ bóng, tình trạng quang học và phụ kiện còn kèm theo.

Bài này đi theo đúng thứ tự công việc khi một công ty muốn thanh lý máy chiếu: giấy tờ trước, kiểm máy sau, cuối cùng là chọn cách bán. Phần thuế và kế toán chỉ nêu ở mức nguyên tắc. Con số cụ thể và thời điểm kê khai, bạn nên đối chiếu với kế toán hoặc tư vấn thuế của công ty. Nếu đơn vị bạn là trường công hay cơ quan nhà nước, quy trình sẽ khác. Trường hợp đó có bài riêng: thanh lý máy chiếu trường học theo Nghị định 186/2025.

Doanh nghiệp thanh lý máy chiếu gồm những bước nào?

Quy trình có 6 bước, nửa đầu là việc nội bộ, nửa sau là việc với bên mua. Máy chiếu thường được ghi sổ là tài sản cố định (TSCĐ, tức tài sản đủ điều kiện ghi nhận và trích khấu hao nhiều năm), nên không thể đem đi bán như bán đồ dùng văn phòng lặt vặt.

Thứ tự chúng tôi hay thấy ở các công ty làm bài bản:

1. Bộ phận dùng máy (hành chính, IT) đề xuất thanh lý, nêu lý do: máy mờ, hỏng, không có cổng HDMI, hoặc đã thay bằng màn hình.
2. Ban giám đốc hoặc hội đồng thành viên họp, ra quyết định thanh lý và lập hội đồng (ban) thanh lý.
3. Hội đồng kiểm kê từng máy: đối chiếu model, số serial với sổ TSCĐ, ghi tình trạng.
4. Đánh giá lại giá trị, có thể mời bên thu mua đến xem máy và báo giá.
5. Lập biên bản thanh lý, ký hợp đồng hoặc thoả thuận mua bán, lập biên bản giao nhận.
6. Xuất hoá đơn cho bên mua, kế toán ghi giảm tài sản và hạch toán khoản thu.

Bước 3 và 4 là chỗ đội kỹ thuật bên thu mua giúp được nhiều nhất. Kế toán biết nguyên giá và số khấu hao, nhưng không biết máy còn sáng bao nhiêu hay tấm LCD đã ố vàng chưa.

Biên bản thanh lý và hoá đơn: cần chuẩn bị những gì?

Cần một bộ chứng từ nội bộ chứng minh việc thanh lý có quyết định và có kiểm kê, cộng với hoá đơn khi bán ra ngoài. Thiếu khâu nào, khi quyết toán thuế công ty dễ bị hỏi lại.

Bộ hồ sơ nội bộ

Các blog kế toán phổ biến đều liệt kê gần như cùng một bộ giấy tờ. Bảng dưới gom lại theo thứ tự lập, kèm vai trò của từng loại.

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay cho Thông tư 200 về chế độ kế toán doanh nghiệp, và đã có mẫu biên bản thanh lý TSCĐ theo thông tư mới. Nếu công ty bạn còn dùng mẫu cũ lưu từ mấy năm trước, nên hỏi kế toán xem có cần đổi không.

Một việc nhỏ nhưng hay bị bỏ qua: biên bản kiểm kê nên ghi số serial của từng máy, không ghi chung chung kiểu "5 máy chiếu Epson". Công ty có nhiều máy cùng model mua ở các đợt khác nhau, nguyên giá khác nhau. Không có serial thì kế toán không biết đang ghi giảm máy nào.

Xuất hoá đơn khi bán máy

Doanh nghiệp bán máy chiếu là TSCĐ phải lập hoá đơn cho bên mua. Theo các nguồn kế toán, đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất hoá đơn GTGT và kê khai thuế đầu ra. Đơn vị theo phương pháp trực tiếp dùng hoá đơn bán hàng.

Quy định hoá đơn hiện hành là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025). Nghị định 70 có sửa một số điểm về thời điểm lập hoá đơn. Vì vậy chúng tôi không nêu thời điểm cụ thể ở đây, việc này bạn nên để kế toán xác định theo hợp đồng thực tế.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nhiều công ty nghĩ máy cũ, giá thấp thì "khỏi xuất hoá đơn cho nhanh". Đây là cách làm dễ gặp rủi ro. Tài sản đã nằm trên sổ, khi ghi giảm mà không có chứng từ bán thì khoản chênh lệch không giải thích được.

Hạch toán và thuế thu nhập doanh nghiệp

Khoản tiền thu từ thanh lý được ghi vào thu nhập khác, phần giá trị còn lại của máy ghi vào chi phí khác. Theo các hướng dẫn kế toán, tiền bán ghi Có TK 711 (chưa gồm VAT) và Có TK 3331 (VAT đầu ra). Phần ghi giảm tài sản ghi Nợ TK 214 (hao mòn luỹ kế), Nợ TK 811 (giá trị còn lại), Có TK 211 (nguyên giá). Chi phí phát sinh khi thanh lý như vận chuyển, tháo dỡ cũng vào TK 811.

Về thuế, thu nhập từ thanh lý tài sản (trừ bất động sản) được xếp vào thu nhập khác chịu thuế TNDN. Cách tính theo nguyên tắc: tiền bán trừ giá trị còn lại và chi phí liên quan. Số hiệu văn bản hướng dẫn cụ thể và cách áp dụng năm nay, bạn nên hỏi lại tư vấn thuế.

Máy chiếu đã hết khấu hao có bán được không?

Bán được. Hết khấu hao là chuyện trên sổ sách, nghĩa là giá trị còn lại bằng 0, chứ không phải máy hết dùng được.

Rất nhiều máy chiếu văn phòng hết khấu hao khi vẫn chạy ổn. Máy chiếu phòng họp thường chỉ bật vài buổi mỗi tuần. Đến lúc kế toán báo hết khấu hao, bóng đèn có khi mới chạy chưa tới nửa tuổi thọ.

Khi bán máy đã khấu hao hết, toàn bộ tiền thu (chưa VAT) gần như thành thu nhập khác, vì giá trị còn lại bằng 0. Hoá đơn vẫn phải xuất như bình thường. Ngược lại, máy đang chờ thanh lý mà chưa khấu hao hết thì vẫn tiếp tục trích khấu hao cho đến ngày thanh lý.

Lời khuyên thực tế của chúng tôi: đừng để máy hết khấu hao nằm kho quá lâu rồi mới bán. Máy chiếu LCD cất lâu trong phòng ẩm dễ bị mốc thấu kính và bụi bám vào panel. Đời máy cũ đi thêm vài năm thì nhu cầu mua lại cũng giảm, nhất là máy chỉ có cổng VGA.

Máy chiếu cũ được định giá dựa vào những gì?

Giá máy phụ thuộc vào 4 nhóm: đời máy và thông số, giờ bóng, tình trạng quang học và cổng kết nối, phụ kiện đi kèm. Đây cũng là những gì đội kỹ thuật của chúng tôi kiểm khi đến xem máy cho các đơn thu mua máy chiếu cũ.

Tem thông số và số serial dưới đáy máy

Việc đầu tiên khi kiểm kê là lật máy lên đọc tem. Tem cho biết model, số serial, điện áp và công suất, đủ để đối chiếu với sổ TSCĐ và tra độ sáng, độ phân giải gốc của máy.

Cận cảnh tem thông số máy chiếu Epson EB-585W ở mặt dưới, rõ nét.

Ảnh trên là tem thông số dưới đáy một máy Epson EB-585W, chữ còn rõ. Tem đọc được như vậy thì việc khớp serial với biên bản kiểm kê rất nhanh. Tem bị bong hoặc mờ thì nên chụp lại serial trong menu thông tin của máy (nếu model có hiển thị) để bổ sung vào hồ sơ.

Khi kiểm nhiều máy một lúc, đội kỹ thuật hay dán băng dính ghi tay tình trạng ngay cạnh tem. Cách này giúp không nhầm máy nọ sang máy kia khi lên biên bản.

Tem thông số máy chiếu hpec HT-3515A cùng băng dính ghi chú viết tay về tình trạng linh kiện.

Trong ảnh này, máy hpec HT-3515A được dán ghi chú viết tay về tình trạng linh kiện ngay bên tem. Khi sang bước đánh giá lại, hội đồng chỉ cần nhìn băng dính là biết máy nào thiếu gì, hỏng gì.

Tem thông số máy chiếu hpec HT-3016A kèm băng dính ghi chú viết tay.

Tương tự, máy hpec HT-3016A cũng được đánh dấu bằng băng dính ghi chú. Cách làm thủ công nhưng chắc chắn, nhất là khi có chục máy cùng kiểu dáng xếp cạnh nhau.

Giờ bóng: đọc thế nào, tin đến đâu

Giờ bóng là số giờ bóng đèn hiện tại đã chạy, xem trong menu thông tin của máy. Với máy Epson, mục này thường nằm trong menu Info, dòng Lamp Hours. Một số model tách riêng giờ chạy ở chế độ Normal và chế độ ECO. Theo tài liệu của Epson, con số chuyển sang màu vàng khi bóng gần đến hạn thay, và bộ đếm chưa ghi giờ nào cho đến khi bóng chạy được ít nhất 10 giờ. Tên menu có thể khác nhau tuỳ model.

Có một điểm cần nhớ. Bộ đếm giờ bóng có thể reset sau khi thay bóng, và hãng có hướng dẫn riêng cho việc này. Nên con số thấp chưa chắc là máy ít dùng, có thể bóng vừa được thay. Vì thế chúng tôi luôn bật máy, chiếu một khung hình trắng và một khung màu để xem độ sáng thực tế, không chỉ đọc số.

Quang học, panel và cổng kết nối

Phần này quyết định máy còn dùng được tiếp hay chỉ bán xác. Khi bật máy, chúng tôi xem lần lượt mấy thứ sau. Hình có bị ám vàng hoặc loang màu không, đây là dấu hiệu panel LCD đã lão hoá. Có chấm đen, đốm mờ cố định không, thường do bụi lọt vào trong khối quang. Lấy nét có đều từ giữa ra mép không. Quạt có kêu to bất thường không, máy có tự tắt sau vài chục phút không.

Cổng kết nối ảnh hưởng nhiều đến giá. Máy có HDMI dễ bán lại hơn hẳn máy chỉ có VGA, vì laptop đời mới gần như đã bỏ cổng VGA. Máy hỏng hẳn vẫn có thể bán theo dạng xác máy để lấy linh kiện, nhưng giá thấp hơn nhiều.

Phụ kiện đi kèm

Remote, dây nguồn, túi đựng, cáp tín hiệu, giá treo trần. Từng thứ nhỏ nhưng cộng lại thì đáng kể, đặc biệt là remote, vì nhiều thao tác menu cần remote mới làm được. Khi kiểm kê, hãy gom phụ kiện vào cùng túi với máy và ghi vào biên bản giao nhận.

Bảng dưới gom các yếu tố định giá, cách kiểm và mức ảnh hưởng theo kinh nghiệm của đội kỹ thuật.

Chúng tôi không đưa mức giá cụ thể trong bài, vì giá phụ thuộc vào từng máy cụ thể và thị trường tại thời điểm bán. Để biết máy của công ty bạn được định giá bao nhiêu, bạn có thể xem thông tin và gửi yêu cầu ở trang thu mua máy chiếu cũ, hoặc gọi để chúng tôi qua xem máy.

Trước khi giao máy, cần xoá những gì?

Cần xoá mật khẩu, cài đặt mạng và đăng xuất các tài khoản đã kết nối với máy. Máy chiếu đời mới có Wi-Fi, LAN, chia sẻ màn hình không dây, nên có thể còn lưu SSID và mật khẩu Wi-Fi nội bộ của công ty.

Chúng tôi thường khuyên bộ phận IT làm theo thứ tự: ghi lại giờ bóng và serial cho hồ sơ, gỡ mật khẩu khoá máy (nếu có đặt), rồi mới reset về cài đặt gốc. Làm ngược lại, reset trước, thì một số model có thể mất luôn thông tin bạn cần ghi biên bản. Lệnh reset cũng không xoá hết mọi thứ, chẳng hạn bộ đếm giờ bóng thường giữ nguyên. Chi tiết từng phần có trong bài cách reset máy chiếu về cài đặt gốc và những gì lệnh reset không xoá.

Máy treo trần thì nên để bên mua tháo dỡ. Tháo máy trên cao cần thang, người có kinh nghiệm, và đôi khi phải xử lý giá treo bắt vít vào trần thạch cao. Nhân viên văn phòng tự tháo dễ làm rơi máy.

Bán đứt, thu đổi hay chuyển sang thuê dài hạn?

Theo chúng tôi, công ty nên bán đứt nếu không cần máy chiếu nữa, và cân nhắc thu đổi hoặc thuê nếu vẫn cần trình chiếu. Mỗi cách có một kiểu giấy tờ riêng.

Bán đứt là cách đơn giản nhất. Công ty làm đủ bộ hồ sơ ở trên, bên mua trả tiền, nhận máy. Cách này hợp với trường hợp phòng họp đã chuyển sang màn hình hoặc tivi lớn.

Thu đổi nghĩa là bán máy cũ và mua máy mới cùng một bên. Về kế toán, đây vẫn là hai giao dịch riêng: một lần thanh lý TSCĐ cũ có hoá đơn bán ra, một lần mua TSCĐ mới có hoá đơn mua vào. Đừng để bên bán gộp thành một hoá đơn "bù trừ", kế toán sẽ khó ghi sổ. Bạn có thể tham khảo các dòng máy mới ở trang bán máy chiếu.

Chuyển sang thuê là lựa chọn ít người nghĩ tới. Có những công ty chỉ dùng máy chiếu vài lần mỗi quý cho hội nghị khách hàng hoặc đào tạo nội bộ. Trường hợp này, sở hữu máy chưa chắc đã có lợi: phải lo bóng, lo vệ sinh, lo máy để lâu bị ẩm. Thuê theo từng buổi tại cho thuê máy chiếu giúp công ty không phải giữ thêm một tài sản nào trên sổ. Ngược lại, phòng họp dùng máy hằng ngày thì mua vẫn hợp lý hơn.

Câu hỏi thường gặp

Thanh lý máy chiếu công ty có bắt buộc xuất hoá đơn không?

Có. Máy chiếu là TSCĐ của doanh nghiệp, khi bán ra ngoài phải lập hoá đơn, kể cả khi máy đã khấu hao hết. Loại hoá đơn phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT của công ty.

Máy chiếu hỏng hẳn có thanh lý được không?

Được. Hội đồng vẫn kiểm kê, ghi tình trạng hỏng vào biên bản và bán theo dạng xác máy. Giá thấp hơn máy còn chạy, nhưng vẫn cần hoá đơn và biên bản như bình thường.

Giờ bóng thấp có chắc là máy ít dùng không?

Không chắc. Bộ đếm giờ bóng có thể reset sau khi thay bóng. Nên bật máy xem độ sáng và màu sắc thực tế, đối chiếu thêm với đời máy.

Thanh lý máy chiếu trường công có giống doanh nghiệp không?

Không giống. Tài sản công đi theo quy định riêng về quản lý tài sản công, hồ sơ và thẩm quyền khác. Xem bài thanh lý máy chiếu trường học.

Có cần mang máy đến cửa hàng để định giá không?

Không bắt buộc. Với lô nhiều máy hoặc máy treo trần, bên thu mua thường đến tận nơi kiểm máy, xem tem, giờ bóng và chiếu thử ngay tại văn phòng.

Nguồn tham khảo

• Epson – Projector Information Display, Info Menu (Lamp Hours)
• Epson – Info Menu, Home Cinema 2200/2250
• Epson – Info Menu, Home Cinema 3000/3600e
• Epson – Info Menu, PowerLite (bản có mạng)

Công ty bạn đang có máy chiếu cần thanh lý, muốn kiểm máy, định giá hoặc cần hỗ trợ tháo dỡ và giấy tờ giao nhận, hãy liên hệ THIETBISO.COM qua số 0969.112.359 (gọi, Zalo, WhatsApp) hoặc xem thông tin tại https://thietbiso.com. Văn phòng của chúng tôi ở số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, thành phố Hà Nội.

Tác giả: Team content Thietbiso.com