Hợp đồng thuê màn hình LED cần gì? Những điều khoản nên rà soát trước khi ký

Hợp đồng thuê màn hình LED cần ghi rõ bốn nhóm nội dung: thiết bị thuê (kích thước, pixel pitch, bộ xử lý), dịch vụ đi kèm (lắp dựng, kỹ thuật viên trực, tháo dỡ), trách nhiệm khi hư hỏng hoặc thời tiết xấu, và điều khoản thanh toán, huỷ lịch. Khi thuê màn hình LED cho sự kiện ở Quảng Ngãi, bạn nên đính kèm thêm phụ lục kỹ thuật và biên bản bàn giao.

Dưới đây là những gì đội kỹ thuật THIETBISO.COM thường rà soát trước khi hai bên ký. Phần lớn tranh cãi sau sự kiện không đến từ thiết bị hỏng. Chúng đến từ những dòng mà hợp đồng bỏ trống.

Hợp đồng thuê màn hình LED gồm những phần nào?

Một hợp đồng thuê LED trọn gói thực chất gồm hai loại quan hệ: thuê tài sản (module, bộ xử lý, khung) và thuê dịch vụ (người lắp, người vận hành). Hai phần này nên được ghi tách bạch.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản là việc bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn và bên thuê trả tiền thuê. Hợp đồng dịch vụ là việc bên cung ứng thực hiện một công việc cho bên thuê. Vì vậy, khi màn LED gặp sự cố, việc tách hai phần giúp xác định nhanh lỗi nằm ở thiết bị hay ở khâu vận hành. Với phần dịch vụ, hợp đồng cần mô tả cụ thể công việc. Câu "hỗ trợ kỹ thuật" chung chung là chưa đủ, nên ghi rõ "kỹ thuật viên trực tại chỗ từ lúc chạy thử đến khi kết thúc chương trình".

Nếu cần hiểu rõ khoản nào nằm trong giá và khoản nào phát sinh, bạn có thể đọc thêm bài chi phí thuê màn hình LED trọn gói. Bài đó đi sâu vào từng hạng mục, còn bài này tập trung vào cách ghi các hạng mục ấy vào hợp đồng.

Phụ lục kỹ thuật nên ghi những thông số gì?

Phụ lục kỹ thuật cần ghi tối thiểu sáu thông số: pixel pitch, kích thước, độ sáng, cấp bảo vệ IP (nếu đặt ngoài trời), bộ xử lý và cổng tín hiệu đầu vào. Thông số nào không có trên giấy thì bạn không có căn cứ để yêu cầu.

Pixel pitch là khoảng cách giữa tâm hai điểm ảnh liền kề, tính bằng mm. Pitch càng nhỏ thì khi đứng gần nhìn càng mịn. Các tài liệu quy đổi pitch ra khoảng cách xem không thống nhất với nhau, vì vậy chúng tôi không đưa ra công thức cố định. Cách làm thực tế là đo khoảng cách từ hàng ghế đầu tới màn, báo cho bên cho thuê, rồi ghi con số pitch đã chốt vào phụ lục.

Về độ sáng, các tài liệu của nhà sản xuất thường nêu màn trong nhà ở khoảng 500–1.500 nit, còn màn ngoài trời từ vài nghìn nit trở lên. Mức cụ thể tuỳ từng model, nên bạn chỉ dùng con số này để tham khảo.

Về chuẩn IP65 theo IEC 60529, chữ số 6 nghĩa là kín bụi hoàn toàn, chữ số 5 nghĩa là chịu được tia nước phun từ mọi hướng. IP65 không có nghĩa là ngâm nước được. Nhiều màn ngoài trời chỉ đạt cấp này ở mặt trước, còn mặt sau thấp hơn. Vì vậy chúng tôi luôn khuyên ghi riêng cấp IP cho từng mặt.

Cận cảnh mặt trước bộ xử lý LED Listen Vision, màn hình nhỏ hiện trạng thái đầu vào và đầu ra.

Ảnh trên là mặt trước một bộ xử lý LED. Màn hình nhỏ trên thiết bị hiện trạng thái đầu vào và đầu ra. Khi bàn giao, kỹ thuật viên của chúng tôi thường chỉ cho bên thuê xem màn hình này để xác nhận nguồn tín hiệu đã nhận đúng cổng. Model bộ xử lý và loại cổng đầu vào nên được ghi vào phụ lục, vì laptop của người dẫn chương trình chỉ có cổng HDMI thì cả hệ thống phải có cổng HDMI tương ứng.

Biên bản bàn giao và nghiệm thu kiểm tra những gì?

Biên bản bàn giao ghi lại tình trạng màn lúc giao và lúc nhận lại, gồm điểm ảnh chết, module lỗi, độ đồng đều màu, khung và cáp. Hai bên cùng ký trước giờ chương trình.

Cận cảnh góc dưới màn hình LED, một phần module chưa sáng, khung viền gỗ.

Ảnh trên là góc dưới một màn LED có một phần module chưa sáng. Đây là lỗi hay gặp khi lắp ráp: module chưa nhận tín hiệu do cáp dữ liệu lỏng, do sai cấu hình trên bộ xử lý hoặc do module hỏng thật. Nếu phát hiện lúc chạy thử thì xử lý đơn giản. Nếu phát hiện lúc khách mời đã vào chỗ thì rất khó xử lý.

Khi chạy thử, đội kỹ thuật của chúng tôi thường làm theo thứ tự sau:

1. Phát màn hình toàn trắng, toàn đỏ, toàn xanh lá, toàn xanh dương để tìm điểm chết và module lệch màu.
2. Phát đúng file sẽ chiếu trong chương trình, kiểm tra tỉ lệ khung hình và chữ có bị cắt mép không.
3. Rút thử rồi cắm lại nguồn tín hiệu dự phòng (laptop thứ hai) để xem việc chuyển nguồn có bị đen màn lâu không.
4. Chụp ảnh tình trạng màn, đính kèm biên bản.

Bạn nên ghi thêm vào hợp đồng hai điều. Thứ nhất là số module dự phòng mang theo. Thứ hai là cách xử lý khi module hỏng trong lúc diễn ra chương trình, ví dụ kỹ thuật viên thay module vào lúc giải lao, chứ không thay ngay giữa phần phát biểu.

Ai chuẩn bị nội dung trình chiếu?

Hợp đồng cần ghi rõ bên nào làm file, độ phân giải yêu cầu và hạn gửi file để chạy thử. Hạn gửi file do hai bên thống nhất.

Màn LED lớn chiếu hình hai người đứng cạnh bàn, kèm logo và đồng hồ đếm ngược.

Ảnh trên là màn LED lớn đang chiếu hình hai người đứng cạnh bàn, kèm logo và đồng hồ đếm ngược. Một khung hình như vậy thường gồm nhiều lớp: video nền, logo của đơn vị tổ chức và bộ đếm giờ chạy theo thời gian thực. Nếu không ghi rõ bên nào dựng từng lớp, mỗi bên sẽ nghĩ bên kia lo.

Lỗi hay gặp nhất là file làm theo tỉ lệ 16:9, trong khi màn được ghép theo tỉ lệ khác do kích thước sân khấu. Kết quả là hình bị kéo méo hoặc có viền đen hai bên. Độ phân giải thực của màn (số điểm ảnh theo chiều ngang × chiều dọc) phụ thuộc vào kích thước và pitch. Bên cho thuê nên gửi con số này bằng văn bản để bên làm nội dung dựng file đúng ngay từ đầu.

Sự kiện ngoài trời cần thêm điều khoản gì?

Với sự kiện ngoài trời, hợp đồng cần thêm điều khoản thời tiết, phương án nguồn điện và việc phân công làm thủ tục nếu màn phát nội dung quảng cáo.

Điều khoản thời tiết hoặc bất khả kháng do hai bên tự thoả thuận. Theo chúng tôi, điều khoản này nên ghi theo ngưỡng cụ thể: khi nào thì hạ màn, ai là người quyết định, và việc hạ màn khi mưa gió lớn được tính là huỷ lịch hay tạm dừng. Màn LED đặt trên giàn cao cản gió rất lớn. Quyết định hạ màn vì an toàn phải thuộc về kỹ thuật viên hiện trường và cần được ghi thành chữ, để không ai phải đắn đo khi trời chuyển gió.

Nếu màn đặt ngoài trời và phát nội dung quảng cáo, việc này chịu sự điều chỉnh của Luật Quảng cáo và quy hoạch quảng cáo ngoài trời của địa phương. Cách tiếp nhận hồ sơ có thể khác nhau giữa các nơi, nên bạn hãy hỏi cơ quan văn hoá của tỉnh trước. Sau đó ghi vào hợp đồng bên nào chịu trách nhiệm làm thủ tục. Nếu màn chỉ phục vụ chương trình nội bộ như lễ kỷ niệm hay tất niên, phần này thường không áp dụng. Dù vậy, bạn vẫn nên hỏi lại khi màn quay ra đường.

Địa chỉ lắp đặt nên ghi theo tên đơn vị hành chính hiện hành, và tên này phải khớp với tên trên hoá đơn. Với khu vực Kon Tum cũ nay thuộc tỉnh Quảng Ngãi, bạn có thể xem thêm bài thuê màn hình LED Kon Tum.

Thanh toán, cọc và huỷ lịch nên ghi thế nào?

Hợp đồng cần ghi số đợt thanh toán, điều kiện của từng đợt (ví dụ sau khi ký, sau khi nghiệm thu), cách tính khi huỷ hoặc dời lịch và thời điểm xuất hoá đơn. Mức cụ thể do hai bên thoả thuận theo từng sự kiện.

Bài này không đưa con số, vì mỗi chương trình có quy mô khác nhau. Có ưu đãi khi thuê nhiều ngày, bạn liên hệ để được báo giá. Bảng giá theo m² và ví dụ cách tính được cập nhật tại trang cho thuê màn hình LED Quảng Ngãi.

Điều đáng chú ý là phân biệt "huỷ" và "dời". Ví dụ, một hội nghị dời lịch vì lãnh đạo bận đột xuất khác với trường hợp huỷ hẳn chương trình. Hợp đồng nên có cả hai trường hợp, kèm hạn báo trước do hai bên thống nhất. Bạn cũng nên ghi rõ chi phí phát sinh, như kéo dài giờ trực hay lắp thêm buổi tổng duyệt, được tính theo cách nào.

Bên tổ chức sự kiện có được giao lại màn cho bên khác không?

Chỉ được giao lại khi bên cho thuê đồng ý. Quy định về hợp đồng thuê tài sản trong Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu bên thuê phải có sự đồng ý của bên cho thuê thì mới được cho thuê lại.

Trường hợp này hay gặp khi công ty tổ chức sự kiện thuê màn rồi giao cho đội sân khấu khác vận hành. Nếu có tình huống như vậy, hợp đồng cần ghi tên bên vận hành, phạm vi được thao tác (chỉ phát nội dung hay được chỉnh cả cấu hình bộ xử lý), và bên nào chịu trách nhiệm khi thiết bị hỏng do thao tác sai. Theo chúng tôi, phần cấu hình bộ xử lý nên để kỹ thuật viên của bên cho thuê đảm nhận, vì chỉ cần sai một thông số ghép là cả một cột module có thể mất hình.

Khi nào không cần hợp đồng chi tiết như vậy?

Với chương trình nhỏ, màn trong nhà, một buổi, không phát quảng cáo, thì báo giá có xác nhận kèm biên bản bàn giao là đủ cho phần lớn trường hợp.

Một hợp đồng nhiều trang cho một buổi họp nội bộ chỉ tốn thời gian của cả hai bên. Tuy vậy, có ba thứ không nên bỏ dù sự kiện lớn hay nhỏ: thông số màn đã chốt, giờ vào hội trường và biên bản bàn giao có ảnh chụp. Nếu bạn không chắc sự kiện của mình cần mức nào, hãy hỏi bên cho thuê trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng thuê màn hình LED có cần công chứng không?

Thông thường không cần. Hợp đồng thuê thiết bị giữa các bên có thể ký trực tiếp. Nếu đơn vị bạn có quy định nội bộ riêng, hãy hỏi phòng pháp chế.

Nếu module hỏng giữa chương trình thì ai chịu?

Phụ thuộc vào nguyên nhân và nội dung hợp đồng. Hao mòn hoặc lỗi thiết bị thường do bên cho thuê xử lý. Hư hỏng do va đập hoặc thao tác sai của bên thuê thì bên thuê bồi thường. Vì vậy, bạn nên ghi rõ cách phân định và số module dự phòng.

Có nên ghi pixel pitch vào hợp đồng không?

Có. Pixel pitch quyết định độ nét khi nhìn gần. Đây là thông số dễ bị thay đổi nhất nếu không có trên giấy.

Màn đặt ngoài trời có phải xin phép không?

Nếu màn phát nội dung quảng cáo ngoài trời thì cần làm theo quy định về quảng cáo của địa phương. Bạn hãy hỏi cơ quan văn hoá của tỉnh và ghi rõ bên nào làm thủ tục.

Huỷ lịch sát ngày thì tính thế nào?

Tuỳ điều khoản hai bên đã ký. Bạn nên thống nhất cách tính cho trường hợp huỷ và dời lịch ngay từ đầu, thay vì để đến lúc phát sinh mới bàn.

Nguồn tham khảo

• Quy định về nghĩa vụ bảo quản và bồi thường khi làm hư hỏng tài sản thuê
• DVLED pixel pitch guide
• What is pixel pitch
• Complete guide LED video wall technology
• LED video wall rental: 5 key questions answered
• How to rent LED video wall panels: 5 tips for events
• Items you should consider before renting an LED video wall or screen
• What size LED wall do I need

Nếu bạn đang chuẩn bị ký hợp đồng thuê màn LED và muốn có người rà lại phụ lục kỹ thuật, hãy gọi hotline 1800 3343 hoặc gửi yêu cầu qua thietbiso.com. Thông tin về dịch vụ và bảng giá có tại trang thuê màn hình LED Quảng Ngãi.

Tác giả: Team content Thietbiso.com

🔗 Xem thêm tại THIETBISO.COM