Thuê máy chiếu cần chuẩn bị gì? 7 thông tin nên gửi trước khi nhận báo giá

Thuê máy chiếu cần chuẩn bị gì? Bạn nên gửi 7 thông tin: thời gian và địa điểm, kích thước phòng, số khách, độ sáng phòng, điều kiện vào lắp, thiết bị nguồn chiếu, nội dung chiếu. Có đủ các mục này, bên cho thuê chọn đúng máy, đúng màn và báo giá sát thực tế.

Nếu bạn đang chuẩn bị thuê máy chiếu cho cuộc họp, hội thảo hay sự kiện, cứ gửi trước những gì đã biết. Phần chưa chắc thì ghi "chưa chốt", đội kỹ thuật sẽ hỏi thêm. Danh sách dưới đây tập trung vào việc chuẩn bị thông tin. Phần chọn loại máy và các lưu ý rộng hơn nằm trong bài kinh nghiệm thuê máy chiếu.

7 thông tin nào giúp báo giá đúng ngay từ đầu?

Bảy thông tin dưới đây đủ để lên cấu hình máy, màn, cáp và nhân sự. Bạn chỉ cần trả lời ngắn từng mục, không cần biết thông số kỹ thuật.

1. Thời gian và địa điểm: ngày diễn, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, tòa nhà và phòng.
2. Kích thước phòng: dài, rộng, cao, có cột hay xà che tầm chiếu không.
3. Số khách: tổng số người, kiểu xếp ghế, khoảng cách từ màn đến hàng cuối.
4. Độ sáng phòng: cửa kính, rèm, đèn có tắt riêng được không.
5. Điều kiện vào lắp: giờ được vào, thang máy, chỗ đỗ xe, người phụ trách tại chỗ.
6. Thiết bị nguồn chiếu: loại laptop, cổng xuất hình, số người trình chiếu.
7. Nội dung chiếu: slide, video, tỷ lệ khung hình, có cần phát âm thanh không.

Ví dụ một tin nhắn đủ ý cho hội thảo trong khách sạn có thể viết như sau:

• Thứ Bảy tuần sau, diễn từ 8h đến 11h30, được vào lắp từ chiều hôm trước.
• Phòng dài 15 m, rộng 10 m, trần 3 m, khoảng 80 khách ngồi kiểu lớp học.
• Một mặt kính có rèm, đèn trần tắt được từng dãy.
• Hai diễn giả dùng laptop riêng, một máy chỉ có USB-C.
• Slide 16:9, có một video cần phát tiếng.

Đo phòng và đếm khách thế nào để chọn đúng cỡ màn?

Bạn cần đo dài, rộng, cao của phòng và ước lượng khoảng cách đến hàng ghế cuối. Các số này quyết định máy đặt ở đâu, màn lớn bao nhiêu và người ngồi cuối có đọc được không.

Mỗi model có tỷ lệ phóng riêng (throw ratio, tức khoảng cách từ ống kính đến màn chia cho chiều rộng ảnh). Cùng một cỡ màn, có máy phải đặt xa, có máy đặt gần được. Nên chỉ biết "phòng họp lớn" thì chưa đủ. Chúng tôi cần biết phía trước màn còn bao nhiêu chỗ đặt máy, có lối đi cắt ngang đường chiếu hay không, và trần có đủ cao để đặt màn sao cho khách ngồi sau không bị đầu người phía trước che.

Về cỡ màn, mức phổ thông là 80–100 inch cho văn phòng, phòng học, còn hội trường lớn thường từ 150 inch trở lên. Đây chỉ là điểm xuất phát. Tiêu chuẩn ANSI/AVIXA V202.01:2016 (DISCAS) tính cỡ ảnh theo vị trí người xem xa nhất và theo loại nội dung, nên slide nhiều bảng số cần màn lớn hơn slide chỉ có hình và tiêu đề. Vì vậy, chúng tôi luôn hỏi bạn có cần khách đọc được chữ nhỏ không.

Ảnh dưới là một máy Epson EB-1940W thuộc bộ lắp đặt gồm máy 4.000 ansi và màn 100 inch. Máy đặt trên bàn phủ khăn trắng, ống kính hướng thẳng về màn, và vị trí bàn này phải được tính từ trước theo kích thước phòng.

Cận cảnh máy chiếu Epson EB-1940W đặt trên bàn phủ khăn trắng, dán số thứ tự, thấy ống kính và bảng điều khiển.

Thêm một chi tiết hay bị quên là zoom. Vòng hoặc cần zoom chỉ đổi cỡ ảnh trong một khoảng nhất định, không thay được việc đặt máy đúng khoảng cách.

Ảnh tiếp theo là mặt trên của một máy Optoma chúng tôi nhận vào sửa, thấy rõ cần zoom và focus nằm cạnh cụm nút điều khiển. Khi lắp, đội kỹ thuật dùng hai cần này để tinh chỉnh ảnh sau khi đã chốt vị trí máy.

Mặt trên máy chiếu Optoma màu kem với nút điều khiển, cần zoom và focus, đặt trên bàn gỗ.

Phòng sáng đến mức nào thì phải báo trước?

Hãy báo mọi nguồn sáng không tắt được, nhất là cửa kính không rèm và đèn trần bật chung một công tắc. Ánh sáng xung quanh làm ảnh bạc đi, nên độ sáng máy phải chọn theo phòng thực tế chứ không chỉ theo số khách.

Hướng dẫn chọn máy của BenQ đưa ra mức tham khảo sau, giả định phòng họp có độ rọi khoảng 250 lux:

ANSI lumen là đơn vị đo độ sáng máy chiếu theo chuẩn. Cũng theo tài liệu này, ánh sáng chiếu lên màn nên gấp khoảng 5 lần ánh sáng xung quanh, tức khoảng 1.250 lux với phòng họp thường.

Số lumen giữa các nguồn chênh nhau khá nhiều, nên đừng coi bảng trên là quy tắc cứng. Màn càng to thì ánh sáng càng bị dàn mỏng, và một phòng 30 người có vách kính ban ngày sẽ khó hơn hẳn phòng kín cùng diện tích. Theo chúng tôi, chụp vài tấm ảnh phòng vào đúng khung giờ diễn là cách nhanh nhất, vì ảnh cho thấy hướng nắng và vị trí đèn mà số đo không nói được.

Có trường hợp không cần thuê máy chiếu. Phòng họp nhỏ, ban ngày không che được sáng, lại chỉ vài người ngồi gần, thì thuê tivi thường dễ xem và gọn hơn.

Giờ vào lắp, thang máy, chỗ đỗ xe cần báo những gì?

Bạn cần báo khung giờ tòa nhà cho vào, đường vận chuyển thiết bị và người mở cửa tại chỗ. Theo kinh nghiệm của đội kỹ thuật, đây là nhóm thông tin dễ bị bỏ sót nhất, dù nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian test.

Nhiều tòa nhà và khách sạn chỉ cho chuyển đồ vào một số khung giờ, phải đăng ký trước hoặc đi thang hàng. Bạn nên hỏi ban quản lý các điểm sau:

• Giờ được vào lắp, giờ phải tháo xong, có được tháo ngay sau khi kết thúc không.
• Thang máy nào dùng được, cần đăng ký hay thẻ ra vào không.
• Xe tải nhỏ đỗ ở đâu, khoảng cách từ xe đến phòng.
• Ổ điện gần vị trí đặt máy và bàn điều khiển nằm ở đâu.
• Họ tên, số điện thoại người phụ trách có mặt tại địa điểm.

Chúng tôi thường xin vào sớm, đủ thời gian lắp xong rồi test bằng chính laptop của diễn giả trước khi khách đến. Nếu phòng còn chương trình khác ngay trước đó, hãy báo sớm để thống nhất giờ lắp và cách chuyển đồ.

Laptop cần chuẩn bị gì để lên hình ngay?

Bạn nên xác định laptop có cổng gì và cổng đó có xuất được hình không, rồi mang đúng adapter và thử trước giờ diễn. Với máy mới chỉ có USB-C, đây là điểm phải kiểm tra đầu tiên.

Không phải cổng USB-C nào cũng ra hình. Monoprice giải thích rằng có cổng chỉ sạc hoặc chỉ truyền dữ liệu, chỉ cổng hỗ trợ DisplayPort Alt Mode hoặc Thunderbolt mới xuất được video. Nếu cổng không hỗ trợ, đổi adapter cũng vô ích. Hãy tra thông số laptop, hoặc nhờ người có máy cùng đời cắm thử.

Máy Epson EB-1965 trong ảnh dưới đang cắm dây nguồn và cáp HDMI trên bàn họp. Một sợi HDMI thẳng từ laptop sang máy là cách nối đơn giản nhất, nên khi bàn diễn giả ở gần, chúng tôi thường ưu tiên kiểu đi dây này.

Cận cảnh máy chiếu Epson EB-1965 đặt trên đế vải trên bàn họp, có cắm dây nguồn và HDMI.

Khi bàn điều khiển nằm xa máy, bạn cần báo khoảng cách để chuẩn bị đủ cáp. Đường dài với độ phân giải cao dễ chập chờn hơn, có thể phải chuyển sang cáp quang hoặc bộ kéo dài qua cáp mạng, tuỳ thiết bị. Có nhiều diễn giả thì gom slide vào một máy sẽ đỡ phải cắm rút giữa chương trình. Nếu không có sẵn laptop phù hợp, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê laptop.

Lúc test, màn báo "No Signal" nhiều khi chỉ do chọn sai đầu vào trên máy chiếu. Nếu vẫn chưa lên hình, chúng tôi thường bấm Windows+P để chuyển qua lại giữa các chế độ hiển thị, hạ độ phân giải laptop, rồi mới thử cáp khác.

Slide và video nên làm theo tỷ lệ nào?

Hãy hỏi tỷ lệ của máy và màn trước khi thiết kế slide, nếu chưa rõ thì dùng 16:9. Theo tài liệu của Microsoft, 16:9 là mặc định của PowerPoint, và bạn đổi tại Design > Slide Size.

Máy Full HD (1920x1080) có tỷ lệ 16:9, còn máy WUXGA (1920x1200) là 16:10. Tài liệu Optoma ghi rõ máy 16:10 chiếu tín hiệu 16:9 thì có viền đen là bình thường, nên đừng vội nghĩ máy lỗi. Nhiều máy có chế độ chỉnh tỷ lệ, tên gọi tuỳ hãng.

Với video, nên tải sẵn file về máy thay vì trông vào mạng tại phòng. Bạn cũng cần cho biết âm thanh có đi qua HDMI hay jack 3.5mm, và phòng có sẵn loa không. Máy chiếu không thay được hệ thống âm thanh cho phòng đông người, khi đó nên tính thêm loa kéo hoặc hệ thống loa của địa điểm.

Thiếu thông tin nào thì dễ phát sinh gì?

Thiếu thông tin thường dẫn đến đổi thiết bị vào phút cuối hoặc mất thời gian test. Bảng dưới gom các trường hợp đội kỹ thuật hay phải lưu ý khi nhận yêu cầu.

Thông tin cũng cần cập nhật. Tăng số khách hay đổi phòng sát ngày có thể kéo theo đổi cấu hình, nên hãy báo ngay khi có thay đổi. Điều khoản đổi lịch và đặt cọc được bàn riêng ở bài hợp đồng thuê máy chiếu. Nếu công ty bạn dùng máy thường xuyên, hãy xem thêm bài thuê hay mua máy chiếu trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

Các câu dưới đây xoay quanh những tình huống chưa đủ thông tin hoặc chưa rõ phải tự chuẩn bị gì.

Chưa chốt phòng có hỏi giá thuê máy chiếu được không?

Được. Bạn gửi ngày dự kiến, số khách và loại phòng để có cấu hình tạm tính, rồi cập nhật khi chốt địa điểm. Mức giá tham khảo xem tại trang cho thuê máy chiếu Hà Nội.

Thuê máy chiếu có cần tự chuẩn bị màn chiếu không?

Tuỳ phòng. Nếu phòng đã có màn, hãy gửi kích thước và ảnh chụp. Nếu chưa có, bạn báo để tính thêm màn chiếu cùng lúc với máy.

Nên test máy chiếu trước giờ diễn bao lâu?

Không có con số chung, tuỳ quy mô và số nguồn chiếu. Theo chúng tôi, nên test xong trước khi khách đến và còn đủ thời gian đổi cáp hay adapter nếu có lỗi.

Có cần gửi file slide trước không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu slide nhiều chữ nhỏ hoặc có video, gửi một trang mẫu sẽ giúp chọn cỡ màn sát hơn.

Gửi thông tin ở đâu để nhận báo giá?

Bạn gọi hotline 1800 3343 hoặc gửi yêu cầu qua website thietbiso.com, kèm 7 thông tin ở trên và vài ảnh phòng nếu có. THIETBISO.COM làm về thiết bị nghe nhìn tại Hà Nội từ năm 2007, văn phòng ở số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ. Trước khi đặt, bạn có thể đọc lại kinh nghiệm thuê máy chiếu sự kiện để so với chương trình của mình.

Nguồn tham khảo

• BenQ Business Projector Buying Guide
• How to Calculate the Right Brightness for Your Projector Setup
• Monoprice: USB-C to HDMI Adapters, Connect Any Display with Ease

Tác giả: Team content Thietbiso.com

🔗 Xem thêm tại THIETBISO.COM