Máy chiếu hỏng giữa sự kiện: xử lý thế nào và nên chọn đơn vị cho thuê ra sao

Khi máy chiếu hỏng giữa sự kiện, đơn vị cho thuê phải có kỹ thuật viên trực tại chỗ để xử lý ngay các lỗi nhẹ như mất tín hiệu hay laptop sai chế độ xuất hình. Nếu máy tắt vì quá nhiệt hoặc hỏng phần cứng thì phải chuyển sang máy dự phòng trong vài phút. Vì vậy, trước khi thuê máy chiếu, bạn nên hỏi rõ hai điều này.

Theo kinh nghiệm của đội kỹ thuật THIETBISO.COM từ năm 2007, phần lớn sự cố giữa buổi là lỗi kết nối, không phải máy hỏng. Nhóm lỗi này xử lý được tại chỗ nếu có người biết việc đứng cạnh. Số còn lại cần một máy khác thay vào. Bài này nói cụ thể từng loại lỗi, lúc nào nên sửa, lúc nào nên thay máy, và hợp đồng nên ghi gì. Nếu bạn đang lên phương án thuê máy chiếu và màn chiếu cho một buổi quan trọng, những điểm dưới đây giúp bạn lọc đơn vị cho thuê.

Máy chiếu thuê bị lỗi giữa chừng thì ai xử lý, xử lý thế nào?

Người xử lý là kỹ thuật viên của bên cho thuê, theo thứ tự: tìm nguyên nhân trong vài phút đầu, sửa nếu là lỗi kết nối, thay máy dự phòng nếu là lỗi thiết bị. Ban tổ chức không nên tự mở menu hay rút cắm cáp lung tung khi chưa biết lỗi nằm ở đâu.

Điểm mấu chốt là thời gian. Một hội nghị có thể chờ hai phút. Mười lăm phút thì không. Nếu bên cho thuê chỉ giao máy rồi về, mọi sự cố đều thành gọi điện, chờ xe, chờ người. Lúc đó buổi diễn đã qua mất phần quan trọng.

Với buổi nhỏ trong phòng họp, ít người, nội dung không phát trực tiếp, bạn có thể không cần kỹ thuật trực cả buổi. Theo chúng tôi, trường hợp này chỉ cần bên cho thuê lắp và chạy thử xong, hướng dẫn người phụ trách các thao tác cơ bản, và có số máy gọi được ngay. Làm vậy sẽ đỡ chi phí hơn. Còn với khai mạc, hội nghị khách hàng, đám cưới có phóng sự chiếu đúng giờ, nên có người trực.

Những lỗi hay gặp nhất tại sự kiện là gì?

Hai lỗi chiếm phần lớn là mất tín hiệu (No Signal) và máy tự tắt. Lỗi bóng đèn ít gặp hơn nhưng nặng hơn, vì không sửa tại chỗ được.

Màn chiếu báo không có tín hiệu

"No Signal" nghĩa là máy chiếu vẫn chạy nhưng không nhận được hình từ laptop. Nguyên nhân thường nằm ngoài máy chiếu. Có thể laptop chưa bật xuất hình ra màn ngoài, chọn sai cổng vào trên máy chiếu, cáp HDMI lỏng hoặc kém, hoặc laptop vừa vào chế độ ngủ.

Màn chiếu 3 chân đặt giữa kho hàng, hiển thị nền xanh báo không có tín hiệu HDMI.

Ảnh trên chụp lúc đội kỹ thuật lắp bộ máy 5000 ANSI với màn 120 inch, khi chưa cắm nguồn phát. Màn hiện nền xanh báo không có tín hiệu HDMI. Đây đúng là hình ảnh khán giả sẽ thấy nếu laptop bị ngắt giữa buổi.

Màn chiếu chân hiện báo không có tín hiệu HDMI, máy chiếu ở tiền cảnh, nền tường dán nhiều poster đua xe đạp.

Ở góc chụp này, máy chiếu nằm ở tiền cảnh và màn vẫn báo không có tín hiệu HDMI. Máy vẫn chạy bình thường. Chỉ có tín hiệu chưa tới.

Một lỗi rất hay gặp trên Windows là laptop để ở chế độ Extend (nối dài màn hình). Khi đó màn chiếu chỉ hiện hình nền trống, còn slide vẫn nằm trên màn laptop. Bấm Windows + P rồi chọn Duplicate (hai màn giống nhau) là xong. Cáp HDMI dài cũng là nguồn lỗi. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, cáp thường quá khoảng 10 m dễ chập chờn, hình lúc có lúc mất chứ không mờ dần. Đường dài hơn chúng tôi dùng bộ kéo dài HDMI qua cáp mạng hoặc cáp quang.

Máy tự tắt giữa buổi

Máy tự tắt thường do quá nhiệt, ngoài ra có thể do hẹn giờ ngủ hoặc lệnh từ thiết bị nối HDMI. Theo tài liệu hỗ trợ của Epson, đèn Temp nhấp nháy màu cam là cảnh báo nhiệt độ cao. Nếu nhiệt tiếp tục tăng, máy sẽ tự ngừng chiếu. Đèn Temp sáng cam cố định kèm đèn nguồn nhấp nháy nghĩa là máy đã tắt vì quá nhiệt. Cách đèn báo khác nhau theo model, nên phải tra đúng sách của máy đang dùng.

Quá nhiệt ở sự kiện thường do khe gió bị che (đặt máy sát vách, phủ khăn bàn, để tài liệu đè lên), lưới lọc bám bụi, hoặc phòng kín, đông người. Epson cũng nêu hai nguyên nhân tắt máy không liên quan đến nhiệt. Thứ nhất là HDMI CEC, tính năng cho phép thiết bị nối qua HDMI gửi lệnh tắt máy chiếu. Thứ hai là Sleep Timer, khi máy tự vào chế độ chờ nếu không có tín hiệu một lúc. Trường hợp thứ hai hay xảy ra lúc giải lao, khi laptop bị gập lại.

Bóng đèn tắt và không lên lại

Với máy dùng bóng đèn, nếu máy tắt khi đang nóng hoặc bị bật lại quá sớm, hình sẽ không lên ngay. Theo sách hướng dẫn BenQ cho một số model, bóng rất nóng, phải chờ khoảng 45 phút mới được tháo. Hãng cũng khuyên không dùng bóng đã quá tuổi thọ định mức. Gặp lỗi bóng giữa buổi thì không có cách sửa nhanh. Chỉ có thay máy.

Vài phút đầu khi máy gặp sự cố nên làm gì?

Việc đầu tiên là che sự cố khỏi khán giả, sau đó kiểm tra từ nguồn phát đến máy chiếu theo thứ tự. Đội kỹ thuật của chúng tôi thường làm như sau:

1. Bấm nút Blank (tắt hình tạm thời, có trên nhiều model) hoặc báo MC chuyển sang phần không cần màn chiếu, để khán giả không nhìn màn xanh.
2. Nhìn đèn báo trên thân máy. Đèn nhiệt hay đèn bóng sáng thì chuyển ngay sang bước thay máy, không cố bật lại.
3. Nếu máy vẫn sáng đèn bình thường: kiểm tra laptop còn bật, còn phát hình, chưa ngủ.
4. Bấm Windows + P, chọn Duplicate. Với Mac, bật phản chiếu màn hình trong cài đặt màn hình.
5. Bấm Source Search trên máy chiếu hoặc điều khiển, chờ vài giây cho máy dò lại cổng vào.
6. Rút cắm lại hai đầu cáp HDMI. Còn lỗi thì thay sang cáp dự phòng ngắn hơn.
7. Vẫn không lên thì đổi sang laptop dự phòng đã chép sẵn file. Nếu laptop dự phòng lên hình, lỗi nằm ở laptop cũ.

Phần lớn sự cố dừng ở bước 4 đến bước 6. Nếu đi hết bảy bước mà không lên hình, máy chiếu có vấn đề thật. Lúc đó đừng tiếp tục thử thêm.

Khi nào phải thay máy dự phòng thay vì cố sửa?

Nên thay máy ngay khi lỗi nằm ở phần cứng: quá nhiệt đã tắt máy, lỗi bóng hoặc nguồn sáng, hình có sọc, vết hay mất màu. Cố bật lại máy quá nhiệt thường chỉ được thêm vài phút rồi tắt tiếp, mỗi lần như thế khán giả lại phải chờ.

Máy dự phòng chỉ có ích khi đã được đặt sẵn. Với buổi quan trọng, chúng tôi để máy dự phòng ở cạnh bàn kỹ thuật, cắm sẵn nguồn, đúng độ sáng và đúng tỷ lệ khung hình với máy chính. Như vậy, khi đổi chỉ cần chuyển cáp tín hiệu và chỉnh lại khung hình. Nếu máy dự phòng nằm trên xe ở kho thì thực chất bạn không có dự phòng.

Ai chịu trách nhiệm khi máy thuê hỏng, hợp đồng nên ghi gì?

Lỗi do thiết bị của bên cho thuê thì bên cho thuê chịu trách nhiệm khắc phục. Lỗi do nội dung hoặc laptop của ban tổ chức thì thường không tính vào đó. Ranh giới cụ thể tuỳ từng hợp đồng, nên phải ghi rõ ngay từ đầu.

Theo chúng tôi, hợp đồng hoặc phiếu đặt thuê nên có các mục sau:

• Có máy dự phòng hay không, đặt tại chỗ hay ở kho.
• Có kỹ thuật viên trực hay không, trực từ giờ nào đến giờ nào.
• Thời gian phản hồi khi có sự cố nếu không có người trực.
• Danh sách thiết bị kèm theo: cáp HDMI dự phòng, đầu chuyển cho laptop đời mới, bộ chia hoặc bộ kéo dài nếu cần.
• Cách xử lý chi phí khi sự cố do thiết bị làm gián đoạn buổi diễn.
• Phần việc của ban tổ chức: chuẩn bị file, laptop, người phụ trách bấm slide.

Phần chi phí của các hạng mục này, bạn xem bảng giá tại trang thuê máy chiếu hoặc gọi để được báo giá theo đúng quy mô buổi.

Trước khi đặt thuê nên hỏi đơn vị cho thuê những gì?

Nên hỏi cụ thể về máy dự phòng, người trực và lịch chạy thử, rồi nghe câu trả lời có rõ ràng không. Câu trả lời chung chung kiểu "yên tâm, máy mới" chưa đủ.

Một chi tiết hay bị bỏ qua là chạy thử bằng đúng thiết bị của diễn giả. Laptop của người trình bày có thể cần đầu chuyển khác, có thể đang để màn hình ở chế độ Extend, có thể file video nằm trên mạng và cần Wi-Fi.

Màn chiếu ba chân trên sân khấu thấp, đang chiếu danh sách tệp Google Drive của buổi tập huấn.

Ảnh này chụp tại một buổi tập huấn dùng bộ máy 6500 ANSI và màn 150 inch kèm laptop của chúng tôi. Màn ba chân trên sân khấu thấp đang hiện danh sách tệp Google Drive. Tài liệu được mở và kiểm tra trên màn chiếu trước khi vào nội dung chính, vì vậy lỗi kết nối hay lỗi file đều lộ ra lúc chạy thử chứ không phải lúc đang trình bày.

Chọn độ sáng và vị trí đặt máy đúng ngay từ đầu cũng giảm rủi ro quá nhiệt, vì máy không bị dồn vào góc kín. Phần này chúng tôi đã viết kỹ trong bài thuê máy chiếu hội nghị: chọn độ sáng, màn, vị trí đặt máy. Với đám cưới, nơi phóng sự phải chiếu đúng lúc, xem thêm thuê máy chiếu đám cưới. Còn tổng quan về cách chọn bộ thiết bị, bạn đọc bài thuê trọn bộ máy chiếu và màn chiếu.

Câu hỏi thường gặp

Thuê máy chiếu có máy dự phòng có cần thiết không?

Cần với các buổi không được phép gián đoạn như khai mạc, hội nghị khách hàng, đám cưới. Với buổi họp nội bộ nhỏ, bạn có thể bỏ qua nếu bên cho thuê đến hỗ trợ kịp khi gọi.

Máy chiếu báo No Signal giữa buổi thì làm gì trước?

Kiểm tra laptop còn phát hình, bấm Windows + P chọn Duplicate, rồi bấm Source Search trên máy chiếu. Phần lớn trường hợp lên hình lại sau các bước này.

Máy chiếu tắt vì quá nhiệt có bật lại ngay được không?

Không nên. Máy cần thời gian nguội, và nếu nguyên nhân gây nóng vẫn còn thì máy sẽ tắt tiếp. Giữa sự kiện, cách nhanh hơn là thay máy dự phòng.

Máy tự tắt lúc giải lao có phải máy hỏng không?

Thường không. Máy có thể đã vào chế độ chờ do hẹn giờ ngủ khi laptop gập lại. Kỹ thuật viên tắt chế độ này khi chạy thử để tránh lặp lại.

Lỗi do laptop của diễn giả thì bên cho thuê có xử lý không?

Kỹ thuật viên trực vẫn hỗ trợ cài đặt xuất hình và đổi cáp. Lỗi nằm trong file hay phần mềm của laptop thì tuỳ thoả thuận, nên hỏi trước và chuẩn bị laptop dự phòng.

Nguồn tham khảo

• Epson: Projector Light Status (đèn báo nhiệt, thời gian chờ nguội)
• Epson: Projector Light Status, PowerLite 1000U/1500U (thông gió, lưới lọc)
• Epson: Projector Light Status, PowerLite 5510/5535U
• Epson: Solutions to Projector Power or Shut-Off Problems (HDMI CEC, Sleep Timer)
• Epson: Problem Light Status (đèn báo khác theo model)

Nếu bạn cần phương án máy chiếu có máy dự phòng và kỹ thuật viên trực cho sự kiện sắp tới, hãy gọi hotline 1800 3343 hoặc xem thông tin tại thietbiso.com. Đội kỹ thuật THIETBISO.COM sẽ hỏi về phòng, số người, nội dung trình chiếu và lịch chạy thử, rồi đề xuất cấu hình phù hợp. Văn phòng của chúng tôi ở số 21-23 Nguyễn Công Hoan, phường Giảng Võ, Hà Nội.

Tác giả: Team content Thietbiso.com